档案管理加强信息化技术分析

档案管理加强信息化技术分析

王浛

身份证号码   231182198602147721

  摘要：随着现代科学技术在档案管理工作中的应用，计算机已成为档案部门最常用的工作工具和管理手段。档案信息以其最直接、最真实、最原始的特点与其他信息相区别，在信息领域中占有特殊的地位。对有价值的信息和数据进行综合管理，定期生成统计、分析和数据，以便于收集和检查，提取和使用档案。信息技术具有较强的统计数据分析能力，较强的数据传输能力，有助于实现资源共享，数字技术应用于记录管理是时代的选择。网络信息技术在档案管理中的应用并不是什么新鲜事。数字技术的应用可以提高档案管理的效率，实现数据信息的整合和处理，为信息的验证和提取提供保障。在档案管理中，必须建立数字化系统和平台，这是提高档案管理质量的最重要途径。

  关键词：档案管理;信息技术;平台建设;信息安全保障

  前言

  随着我国社会的快速发展，档案管理工作面临着更高的要求，需要创新档案管理工作方式和方法，以更高的效率和工作质量来应对各项工作任务。档案管理的创新是建立在信息技术研究的基础上的，因此当前应加强档案管理中信息技术的检索。简要分析了加强档案计算机化管理研究的重要性和存在的问题，并探讨了相应的解决办法。

  1.信息技术在档案管理中的影响

  1.1有利于档案管理效率的提高

  信息技术在档案管理中的应用，大大减轻了档案管理人员的工作量，使他们摆脱了重复劳动的工作模式。工作人员可以将原始数据输入计算机，这些数据在计算机系统中的存储有利于其重复使用，也可以根据需要及时处理和处理。随着计算机网络的发展，档案可以得到有效的共享，档案的使用也变得更加方便快捷。档案管理的信息化大大提高了档案的准确性，减少了人工操作带来的差错，有利于提高档案管理的整体效率。

  1.2有利于降低档案管理成本

  档案管理工作信息化有利于降低档案管理成本。在档案管理工作信息化初期，用户需要购买一些必要的计算机设备，需要进行一定的投资。但是，从长远来看，这些投入会有更大的产出。档案管理效率的优化将降低档案管理工作的成本，在保证工作准确性的同时大大节约档案管理的综合成本。

  1.3有利于丰富档案管理职能

  信息技术在档案管理工作中的应用，丰富了档案管理工作的内容。在实际工作中，档案中的数据可以根据实际变化及时更新，档案信息管理员可以利用计算机的索引功能对档案信息进行有效的组织，档案资料的用户可以进行在线检索，并根据需要编制科学的统计分析报告。这些功能是传统的归档管理无法提供。因此，归档管理的信息化极大地丰富了归档管理的功能，并发挥了归档信息的价值。

  2.档案管理加强信息化技术的重要性

  2.1提高档案管理效率和质量的重要作用

  计算机化档案管理的引入和发展可以在一定程度上解决这一问题，不仅提高了档案收集、分类、储存等工作的效率和质量，也使档案的利用比过去更加方便。可见，信息技术在档案管理中的应用和研究是满足其工作质量的必然需要。

  2.2加强信息技术对档案管理的重要性

  在档案管理创新发展的过程中，工作方法和管理模式也在不断变化，特别是信息技术的研究和应用，档案管理方式的创新和发展。一方面，档案信息的形式由传统的纸质信息向电子化、数字化信息转变;另一方面，档案的存储也从传统的纸质档案存储转向信息存储。电子化和信息化的档案存储大大降低了由于各种外部因素造成的档案丢失或损坏的可能性，提高了档案管理和存储的质量，降低了人力成本。在使用档案时，最好发挥档案管理的作用。因此，加强信息基础设施建设和系统软件开发，是档案管理工作创新、改革和发展的重要基础。

  3.档案管理信息化建设中的问题分析

  3.1对档案管理信息化发展重视不够

  当前，有关部门已开始认识到信息时代优化档案工作的价值，更加重视档案管理的重要性。虽然加强档案管理工作中信息技术的研究很有帮助，但对档案管理工作的开展和相关工作的正确实施是很有帮助的。但是，在现阶段档案管理人员的一些技术限制和管理观念中，信息技术在应用和研究中还没有得到足够的重视。如果对档案管理的计算机化没有很好的认识，实施档案管理计算机化的投入相对有限，导致支持档案管理计算机化发展的信息基础设施构成薄弱。因此，要更加重视档案管理计算机化的发展，结合实际，全力支持基础设施建设和信息化水平的提高。

  3.2档案管理信息化平台建设有待加强

  目前，引进和发展档案管理计算机化已成为档案管理改革的重要方向，也是实现档案信息高质量管理和有效应用的重要目标。但从目前大部分档案管理工作的实施情况来看，信息平台在档案管理中的应用还需要技术人员进一步研究，目前的水平还难以满足档案信息化管理和应用的要求。比如，档案信息在相应的信息管理平台中的高效交换，不能为保证相关工作的协调提供良好的基础。此外，一些企事业单位在档案管理中没有实现相关信息的数字化改造，仍沿用旧的收集、归档、保管方式，严重影响档案管理效率，耗费大量人力物力。

  4.加强档案管理信息化的具体措施

  4.1加大对档案管理信息化发展的重视

  现阶段，在加强档案管理计算机化过程中，首先要解决的是有关领导对档案管理计算机化重视不够，使有关领导对档案管理计算机化有准确的认识，认识到档案管理计算机化的重要性和必要性。在社会发展的今天，传统的、古老的档案管理理念正在从意识形态的角度发生转变。首先，负责人要主动积极学习相关的基本技术理论知识，通过认真学习和掌握必要的技术理论基础，认识到时代发展下建立档案管理计算机化的重要好处，用所学知识检查和指导档案工作人员的工作，并督促档案管理人员对档案实行计算机管理。管理者的重视将大大提高档案管理人员对此项工作的重视程度，对信息技术在档案管理中的研究和应用具有重要的价值和意义。二要加大档案管理计算机化发展的研究和教育力度，使全体员工认识到建立档案管理计算机化的重要性，认识到完善的档案信息和有效的档案管理对自身邮件工作顺利实施和开展的重要性，并为充分配合相关工作创造良好的环境，形成科学的管理理念，并为促进档案管理计算机化的发展提供依据。在这个过程中，一方面要注重基础设施的发展和先进技术的引进，另一方面要加大档案管理计算机化的研究和培训，特别是要为档案管理人员提供良好的思维训练，认识到应用信息技术对提高工作质量的重要性，积极促进工作质量的提高。创新技术和工作方法。最后，要加大对发展计算机化档案管理的投入，特别是在资源方面。充足的资源可以保证以完善的计算机设备和先进的信息技术作为档案管理计算机化的基础。因此，必须加大财政投入，大力支持档案计算机化的建立和发展。

  4.2加强档案管理信息平台建设

  平台的建设和优化是档案管理机构信息化建设和发展中非常重要的内容，档案管理信息平台可以有效地促进档案管理由传统模式向现代信息化管理模式的转变，因此，负责档案管理的人员需要加强信息技术的质量和应用。充分构建一个比较全面的记录管理信息平台，可从以下两个方面实施：

  (1)建立完善的数字档案信息系统。负责档案管理的工作人员应当能够根据档案管理的实际需要建立完善的档案信息系统，从收集档案信息开始，直接进行电子案件的灵活性，或者通过扫描或人工录入的方式将纸质档案转换为电子档案，使整个档案管理工作能够在信息系统中进行，从而提高工作流程和工作效率。

  (2)建立档案信息共享平台，通过先进信息技术的应用，实现档案系统办公自动化。建立档案信息共享平台，实现档案信息内容的有效衔接。信息系统平台始终保持一致性，保证了档案管理工作的质量，档案信息共享平台的建设有助于实现不同部门之间的信息共享与交流。提高部门间沟通的质量和有效性。此外，当相关服务在工作中需要使用档案信息时，可以直接访问档案信息共享平台，按照相关的自动化程序查找和使用档案信息，进一步提高了档案管理的工作效率，减轻了档案管理人员的工作量。

  结束语

  档案管理信息化对于每个企业或者对于国家都有着非常重要的意义，传统的档案管理方式已经不能满足当今社会的需要。当前的时代是网络时代，是信息时代，要想加快企业档案管理与时俱进的快速发展，必须与先进的信息技术相结合，使之能够快速、有效、合理、科学地进行管理，从而保障信息资源的有效性、科学性和完整性确保企业档案朝着数字化管理的方向健康发展。

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