强化档案管理现代化面临的问题与对策研究

强化档案管理现代化面临的问题与对策研究

邱宁

亮甲台镇政府，河北省承德市宽城满族自治县，067600

摘要：在信息时代下需要考虑到信息数据高速增长的特征，分析现今在档案管理中所遇到的挑战，并从档案管理现代化的角度来探讨目前相关工作中面临的问题，在此基础上对传统的档案工作理念、模式、方法、内容等进行全面的革新，合理运用现代化技术来加强对档案的管理及处理。本文分析了档案管理现代化所带来的转变，并提出了在档案管理中可以采用的创新化管理技术及管理措施。

关键词：档案管理；现代化；问题；对策

引言：

档案管理现代化可以改变传统的工作模式，进一步的拓展信息交流渠道，这样可以方便档案资源的收集、处理、存储等管理工作的开展。同时为了在档案管理工作中可以利用现代化技术来达到提质增效的效果，还需不断的对其现有的管理内容、管理模式等进行全面的创新，通过现代化技术推动档案管理的转型发展，以此来进一步的改进传统档案管理工作中存有的不足，从而使档案管理现代化的价值可以得到充分的发挥。

一、档案管理现代化面临的问题

1、档案管理体系不够规范

档案管理工作有着严谨性、规范性的要求，这样才能避免在档案管理工作中出现失误问题。而目前在许多单位的档案管理工作中，其所实行的体系存有许多的不足，档案管理的一些工作细节未明确的进行规定，导致在档案管理工作执行的过程中产生疏漏，致使多数档案采集过程中，经常出现格式不规范或不提交的情况，再加上工作人员对档案管理的重视度不足，使得档案管理工作整体的实行效果较差，不利于档案管理体系的正常运行。

2、档案管理制度不够完善

在档案管理中制度内容是相关工作开展的基础依据，通过明确的规章制度可以对档案管理工作的执行进行有效指导。但是目前在档案管理工作中，其多数仍然沿用以往的管理制度，许多制度内容与现代档案管理的发展要求不符，使档案管理工作的实行效率整体较低。而此种情况使档案管理逐渐无法应对不断增多的档案资料，多数单位在档案采集与管理过程中，并未拟定完善且严格的规范制度，其不但会严重影响档案管理工作质量，使档案数据管理极易出现遗失的问题，再加上档案管理工作压力不断加大，其使得档案管理制度存有的缺陷问题也逐渐显露出来。

3、档案管理方法较为落后

在档案管理现代化中为了保证其管理质量及管理效率，则需要采取适当的技术方法来开展各项工作。而目前在档案管理现代化建设的过程中对技术的应用水平较低，在相关管理工作中仍然采用传统的方法进行各项管理活动，而这也在一定程度上限制了档案管理现代化的执行效果，不利于现代档案管理工作的发展要求。例如，在档案管理工作中，对信息技术的应用仅停留在资料的收集、存储、保管中，而信息技术应用所具备的价值没有得到深入的挖掘，其可以反映出目前在档案管理现代化中因方法落后所带来的不足及问题。

二、强化档案管理现代化的对策

1、对管理制度进行细化

在信息时代下档案管理所需面对的工作内容更为繁杂，在此情况下对于档案管理现代化需要有完善的制度作为支持，通过对规章制度进行补充及改进，能够有效地确定在档案管理现代化中的要点，并使档案信息化建设在执行的过程中其各个环节得到有效的规范及约束，从而减少在档案管理中的失误问题。并且考虑到档案信息化管理模式所带来的改变，对于档案管理制度内容还需结合实际来进行调整及细化，这样可以防止在档案管理工作中出现职责混淆的问题，并在制度规范下利用现代化管理模式简化档案工作流程。

2、优化档案管理的体系

在部分单位的档案管理工作中受固有的管理体系影响，使得在管理现代化发展的过程中出现了规范标准未得到统一的情况，导致在档案的电子化处理及归档过程中其实施标准混乱的问题。针对此种情况则需要建立起适用的档案管理体系来对相关工作进行规范，在统一的标准下能够保证各项管理工作的执行都可以做到有据可依。为此需要考虑到目前档案管理现代化的内容，结合国家档案局所印发的实施纲要，积极建立档案收集、整理、归档和利用等工作的实施标准，进而保证档案管理现代化的有效落实。

3、进行档案的数字化处理

虽然现今在档案管理现代化的推进使得档案的数字化处理范围不断扩大，但在实际中仍然存有一些缺陷及不足，为此需要对的新的管理技术、管理方法进行运用来提升档案管理实效。首先，加强对大数据技术的应用，在档案管理工作中通过大数据技术的深化应用能够对档案资源进行补充及丰富，采用大数据技术可以通过网络来检索、收集相关的信息数据并进行整理，同时大数据技术的应用可以对信息数据的识别，留存具有价值的档案资料，以此来为档案整理、归档等工作提供助力。其次，加强对档案信息化管理系统的应用，信息化管理系统的应用能推动档案管理的专业化、规范化发展，信息化管理系统的具备了自动录入、编号、生成、归档等功能，并且在实际中建立起对应的信息数据库，从而使其更加便于对档案的检索和调阅，并重视档案的安全性、保密性，以标准化管理为基础提升档案管理水平，通过建立起匹配的信息化管理系统来加强对档案的处理，实现档案管理的自动化、现代化开展要求。

4、创新档案管理技术方法

为了有效地档案管理现代化水平并适应信息时代，需要对现行的档案管理流程中存有的不足进行改进，从而使管理工作的职能效用得到提升，利用现代化技术进行档案数据处理来实现档案的即时接收和自动归档，使档案信息收集、分析、处理、归档可以动态化的开展。在档案管理中建立起档案管理云端平台，对单位内部的档案资料进行全面的收集、存储、管理，利用云端平台执行统一管理标准，使档案管理流程可以规范化、程序化的执行。并在云计算技术的支持下可以对数据资源进行高速处理，加强对档案的开发，达到提升档案工作质量及效率的目的。

5、做好档案现代化的安全防护

在档案管理现代化中许多工作的开展都需要依托于网络技术来开展，由于网络环境存有的漏洞会对档案资料的安全产生影响，并且现今档案数字化已经成为档案管理工作的重要趋势，因此需要考虑到网络环境下所存有的风险因素，为了避免出现信息泄露、丢失等问题需要做好安全防护工作，尤其是在大数据环境下更要及时的对安全防护技术进行更新及优化，加强对网络风险的抵御。在实际的档案管理中可以运用认证技术、加密技术、密码密钥等来避免档案数据库被入侵，以此来防止非授权人员登录档案管理所应用的计算机，并针对电子档案应利用防火墙技术来抵御非法入侵及计算机病毒，保证档案的真实性、完整性、安全性，为管理现代化的顺利推进提供保障。

三、结语

在现代社会及科技发展的过程中档案管理工作的模式、结构、内容等都产生了极大的改变，这也使档案管理的现代化建设受到了更高的重视，为此需要不断的对档案管理工作中存有的不足进行改进及完善，使其可以更好的适应档案工作的发展形势。在档案管理现代化中还需从多个层面入手，以信息化建设为基础来对现有的档案管理体系进行调整，使档案管理朝着现代化、电子化的方向发展及转变。

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