浅谈企业干部人事档案在人力资源管理中的作用

浅谈企业干部人事档案在人力资源管理中的作用

李志华

国家能源投资集团神东煤炭集团

摘要：目前，我国国有企业人事档案管理的发展时间比较长，也经历了几个发展阶段，先人事档案管理，再人力资源管理，再到人力资源战略管理。随着社会经济的快速发展，国有企业的竞争环境也在不断变化。做好人事档案管理工作，能够帮助企业制定更加科学合理的战略规划，对于促进企业的持续发展有着十分重要的作用。但是在实际管理中，由于国有企业人事档案管理所采用的思想和模式有差异，导致人事档案管理模式和企业的发展之间出现不匹配的现象，一定程度上阻碍了企业的创新发展。因此，在新经济时代背景下，国有企业要结合时代的发展要求，结合企业的发展需求来做好人事档案管理的改革创新。

关键词：企业干部人事档案；人力资源管理；作用

引言

干部人事档案是在干部的日常管理中形成的，它是干部工作经历和道德表现的真实记录，也是干部参加社会活动和个人基本情况的真实反映。近几年来，企业对干部人事档案管理工作高度重视，并组织开展了干部档案专项审核工作，解决了干部档案中存在的常见问题，对档案收集和审核进行了规范，干部人事档案管理进一步规范。本文对企业干部人事档案在人力资源管理中的作用以及相关措施进行了思考和探索。

1企业干部人事档案在人力资源管理中的作用

首先，人事档案管理改革是推动国有企业可持续发展的必然要求。在新经济时代背景下，国有企业面临着新的市场环境，所面临的市场竞争也不断增大，企业在创新的同时，也需要做好人员创新，需要引进、培养更多高素质的人才，为企业员工队伍注入更多的新鲜血液，进而提高企业的竞争力，为企业的风险预测和困难应对提供重要的人才支持，推动企业更加稳定的发展。第二，国有企业加强人事档案管理改革，也是自身深化改革的需求。随着市场竞争的加剧，国有企业需要不断地完善，需要深化改革，才能提高自身的综合实力。通过开展人事档案管理改革，制定完善的培训制度和引进制度，能够构建素质更高的人才队伍，提高企业整体的工作能力，也可以通过其他制度改革来进一步优化当前企业干部的工作作风，进而创建一个更好的工作环境，深化企业改革的同时，也可以推动企业的健康发展。第三，国有企业做好人事档案管理改革工作，能够为企业的持续发展提供重要的中坚力量。人才是企业发展的根本，加强人事干部管理，能够为企业提供更多优质的人才，进而为企业的战略制定提供重要的人才支持。

2企业干部人事档案服务人力资源管理的对策分析

2.1高度重视人事档案管理工作，积极培养档案管理专业人才

面对市场经济大潮，国有文化企业要进一步提升市场创造力和竞争力，首先要建立健全人才引进、交流和流动机制，重视和培养档案管理专业人才是关键。人事档案管理人员不仅要政治素质高、敢于坚持原则、严守工作纪律，还要忠于职守、甘于清贫、乐于奉献，而且尚需具备一定的计算机、扫描仪等信息设备操作技能。企业要关心和支持档案管理人员积极参加档案业务培训，推动落实《干部人事档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》等法律法规。按照档案标准和规范整理好、利用好人事档案，优化人力资源配置，提高管档治档水平，为文化企业在培养、选拔、监督管理等方面贡献档案力量，从而创新文化企业内部活力，创造出具有市场竞争力的文化产品[1]。

2,2进一步完善人事档案管理体系

人事档案管理是国有企业开展人事档案管理改革的重要内容，因此国有企业应当做好档案管理的创新和完善。第一，企业需要建立完善的档案管理体制。管理人员需要全面分析当前档案管理存在的不足，结合企业的发展需求来改进不足，进一步完善管理制度中存在的不足。第二，国有企业需要为档案管理工作的实施提供专业人才支持，选拔或者引进专业的人员做好人事档案管理工作。作为档案管理人员，不仅要具备良好的责任意识，更要注重提升自身的专业能力，加强和各个部门之间的沟通，及时获取最新的人事信息，及时更新人事信息，保证人事信息的有效性。例如，在进行人事信息收集时，管理人员需要对信息的真实性和完整性进行全面的核对，确保信息无误才能归纳到人事档案当中。第三，国有企业需要提高档案管理的信息化水平。加强信息化建设，也是国有企业档案管理创新发展的重要内容，因此企业需要投入一定的资金和人力来做好信息化建设，引进先进的管理设备和人才，切实提升档案管理效果，全面地发挥出人事档案的价值和作用。

2.3加大制度建设和硬件投入，提高档案工作信息化管理水平

国有企业的人力资源管理需要从制度层面进行系统的安排和规划。要制定具有文化特色的人事档案管理条例，以严制度、严纪律规范档案“建、管、用”的关键环节：一是规范内容建设。如实填写，严格审核，保证档案收集整理及时、内容真实准确、材料齐全规整；二是严肃管档纪律。对人事档案接收、保管、转递等环节，明确制度规定，细化工作要求、亮明红线警示；三是严格利用程序。明确人事档案查阅利用范围、要求和程序，进一步发挥人事档案自身的价值。目前，国有企业人事档案管理仍以纸质档案为主，不仅查阅利用效率低，还会影响档案的寿命。因此，创新人事档案管理还应加大硬件投入，对接档案信息化建设和信息资源开发要求，逐步实现人事档案电子化、数字化，为辩证地评价国有企业人员提供便捷、科学、安全的信息服务

[2]。

2,4优化保密存储模式，强化档案安全管理

部分干部人事档案内容可能涉及国家秘密、商业秘密等非公开信息。在信息化建设中，要重视数字风险防控，建立电子文件安全体系，加强文件安全管理，有效防范信息泄露风险。在综合维护档案管理系统的基础上，还要全程监控档案使用方式，在用户入口上设立身份验证，避免用户滥用情况产生，使人事档案安全得到进一步保障。除此之外，还可采取以下措施。一方面，要创新保密存储模式。干部人事档案长期处于存储状态，为了提高存储安全性，应坚持“三库分离”原则，即保存库、管理库、利用库，使保密存储模式得以创新和完善。在保存库建设中，应独立于档案管理系统，使档案资源能够长期封装保存，避免受到扰动;管理库的作用在于支持档案鉴定、资源统计、信息检索等业务开展;利用库是结合档案开放利用、使用者要求而创建，在原文件格式固定的前提下，将人事档案批量转变为JPG、PDF等形式，便于长期保存。另一方面，要构筑技术保护屏障。在大数据时代下，档案室应配备大容量、高配置的计算机、扫描仪等设备，安装专用网络交换机，创建完善的网络系统，配置高性能打印机，使各项基础设施得以完善，为用户提供优质高效的档案服务。在信息化建设期间，应增强技术支持，设置管理员访问权限，将档案资源加密，使信息网络风险得以规避。按照级别设置档案阅览、下载权限，全程监督干部人事档案的建立、流转过程，避免档案资源泄露;注重档案管理系统运行与维护，包括创建网络安全防火墙、人脸识别、指纹验证、密码验证等，确保档案信息安全，提高档案流程化、标准化水平[3]。

结束语

随着国有企业深化改革步伐的加快，企业应该更加清醒地认识到人事档案是人力资源管理体系中非常重要的资源，只有开创新时代人事档案管理的新局面，才能为文化产业的发展提供更好的档案服务，增强企业的核心竞争力，才能进一步完善市场化经营机制，壮大国有企业文化实力，推动国有企业企业行稳致远。

参考文献：

[1]梁书华.浅析人事档案在企业人力资源管理中的作用[J].经济师,2017(09):255-256.

[2]张洪.新时期做好企业干部人事档案利用与服务的思考[J].人才资源开发,2017(06):234-236.

[3]董丽华.浅谈企业干部人事档案的收集与整理[J].企业导报,2013(05):223-224.