一键式会务管理系统

一键式会务管理系统

陈效杰

中国电子科技集团公司第十四研究所

摘要：会议是企业日常中执行政策,布置工作,调查研究,统筹协调,解决问题的有效手段。会务管理中，会议手册以及会议桌签的制作往往占用了会务筹备组的大量时间，以及还要应对会议信息的临时变更。本文介绍一种基于OFFICE VBA的一键式会务管理系统，将会务信息收集到excel表，然后一键式转换为会议手册和桌签信息，大大提高会务管理效率，提升会议管理的智能化。

关键词：一键式  会务管理  VBA

会议的目的就是解决问题[1]，是一种多项交流，集思广益，实现有效沟通的方式，也是企业向员工通报一些决定及新决策或者员工传达来自上级或其他部门的相关信息。在企业的正常运行中，在企业运转过程中关键节点评审、接待以及日常工作讨论，大大小小的会议每天都会，而一场会议的筹备，会务手册以及桌签是必不可少的，合理的会务手册的是一场会议成功召开的基础。但是，会议手册和桌签的制作往往会占用会议筹备组的大量时间，会议手册中与会人员的排序又有一定的秩序，从职务高低还是按照单位优先顺序，都要耗费大量的时间去思考、排列。同时，会议的突发情况也会频发，临时增删人员时有发生，这对于会务组有一个严峻的考验。本文介绍一种基于OFFICE VBA的自动会议桌签和会议手册生成方案，不仅可以轻松应对临时增删人员的困窘，也可以大大提升会务筹备的效率，提升会务管理的智能化 [2]。

OFFICE VBA是Visual Basic的一种宏语言，是微软开发出来在其桌面应用程序中执行通用的自动化任务的编程语言，通过VBA宏语言生成的一键式会务管理系统[3]，可实现EXCEL与Word之间的交互[4]，根据制定的排序规则自动生成会议手册和会议桌签。

筹备一场会议，首先要明确会议的主题，明确主题后要根据主题开展会议日程分解；其次，要明确参会人员，参会人员确定后就是人员排序，人员排序按照单位先后顺序，还是职务高低，或者两者要同时兼顾。上述内容对于会务筹备组都是巨大的考验。同时，会议桌签的打印更是重复机械的复制粘贴，占用了会务筹备组大量的时间。

一键式会务管理系统流程如下图所示，首先在excel表格中收集会务信息，会议主题、时间、地点、日程安排、参会人员信息（姓名、单位、职务）以及此次会务参会人员的排序规则等，随后通过一键式会务管理系统，按照既定规则自动生成要可打印的会议手册及桌签信息。

图1  一键式会务管理系统

如图2所示，在excel表格中收集会议数据，会务组根据提示内容将会议信息填充到表格标黄位置。收集完以后，要制定相应的排序规则，此处制定的排序规则是先按照部门先后顺序，然后再按照职务顺序进行排序。

图2 会议信息收集

一键式会务管理系统，首先要做一个word模板，如图3所示，为便于VBA程序将excel数据能够自动复制到word中，将基本要素全部按照表格的形式创建，如图中表1为会议主题，表格2地点和时间，表格3为日程安排，表格四为参会人员，表格5为桌签[5]。

图3  word模板

下一步就是运行一键式会务系统，如图4所示，通过excel的宏文件，以图3word模板为基础，自动生成word版的会议手册和桌签信息，具体如下：

1、图2excel中的“会议主题”信息复制到图3word模板表1中，生成如图5word中的表1；

2、图2excel中的“会议地点”和“会议时间”复制到图3word模板表2中的第一行和第二行，生成如图5word中的表2；

3、图2excel中的日程安排复制到图3word模板表3中第二、三、四行，因为第五行没有数据，所以系统会自动删除后续行，如果日程安排有更多的行数，系统会在表3中自动新增行，生成如图5word中的表3；

4、图2excel中的人员信息（序号、姓名、单位、职称）复制到图3word表4中第二到七行，复制过程中，除“序号”列外，“姓名”、“单位”、“职称”列会依据“排序1”和“排序2”的规则进行排序，因为第八行没有完整的数据信息，所以系统会自动删除后续行，如果人员信息安排有更多的行数，系统会在表4中自动新增行，生成如图5word中的表4；

5、填充后表4的数据第一个“姓名”信息会重复复制到表5中第一行和第二行，然后系统会根据“姓名”的个数，不断的复制表5，然后将姓名信息以此补充每个“姓名”会填充，生成如图5word中的表5到表8等。

图4 一键式会务管理系统

图5 word会议手册及桌签

生成图5word会议手册及桌签信息以后，会务组可根据人数自动打印表1-表4（即前3页内容），桌签信息打印一份。

通过一键式会务管理系统，可以轻松应对会务信息的临时变更，参会人员的增加或者减少，可大大提高会务管理效率，提升会务管理的智能化。

参考文献

[1]吴志凌.谈谈会务管理软件的使用[J].秘书之友, 2008(11):3.DOI:CNKI:SUN:MISY.0.2008-11-027.

[2]蔡坚宏.智能会务管理服务系统[J].智能建筑与城市信息, 2011(8):3.DOI:CNKI:SUN:GCYZ.0.2011-08-007.

[3]姜彦伟.Excel中的VBA程序设计[J].信息与电脑：理论版, 2012(2):2.DOI:CNKI:SUN:XXDL.0.2012-02-029.

[4]廖金辉,邓胜军.Excel工作表与Word表格的数据交换[J].信息技术, 2006.DOI:JournalArticle/5ae3f339c095d70bd81810f1.

[5]汪忠军.不用裁剪 巧制会议桌签[J].电脑爱好者, 2012(9):1.DOI:CNKI:SUN:DNAH.0.2012-09-052.