浅谈数字环境下企业档案室建设

浅谈数字环境下企业档案室建设

张显妮

陕西陕煤榆北煤业有限公司 陕西榆林市719000

摘要：随着数字化技术发展的脚步逐渐加快，数字化技术应用用各行各业，然而企业数字档案室作为企业档案管理系统中的重要工作内容，是实现企业档案管理现代化的关键一环。为保障企业数字档案室建设的顺利进行，应创造数字化加工的良好环境，同时满足纸质及磁性载体档案的保管需求，确保企业档案数字化加工工作安全、稳定、可靠地运行。

关键词：数字环境；企业档案室建设；策略

引言

随着数字化技术成为企业日常管理的关键手段，也开始逐步影响着企业档案管理工作。企业档案室建设融入数字化技术后，电子档案的收集和整理遵循了规章制度，档案室现代化、信息化技术运用能力得到了稳步提高，企业档案利用率显著增强，数字化档案室建设已经成为企业档案管理工作的首要任务。

1企业数字档案室建设原则

1.1理论结合实际，科学实践企业数字档案室建设

企业数字档案室建设作为一项综合性工程，需结合企业实际情况，科学实践。其建设过程所面临的问题将是持续不断的，需加强企业数字档案室的建设规划，做好顶层设计，逐步适应国家建设思路，将企业数字档案室建设纳入企业信息化业务建设中，细化步骤，做好制度规范建设、基础设施建设、系统建设的每一步，有计划地推进企业数字档案建设实施，以满足企业实际运行的管理需求。

1.2完整组织体系，筑牢企业档案建设安全保障

企业数字档案室作为企业正常运转产生的各类文件材料的归口，其建设离不开企业各部门的协作，需明确各方职责，建设完整的组织体系，以档案和信息化部门为主，各业务部门为辅，确定领导职责，以安全保密工作为前提，实施库房安全、系统安全、传输安全、利用安全、人员安全保障要求，注重人员培训，综合企业档案管理人才队伍，明确建设开支、预算，确保档案经费充足，切实做好企业数字档案室建设人、财、物的保障工作。

1.3借助系统平台，有机整合企业档案数据资源

企业数字档案管理系统作为企业档案数据资源的基础库，实现了传统载体档案数字化、增量档案电子化，在保证企业档案数据完整准确的前提下，建设档案资源总库，在丰富企业档案数据内容的同时进一步进行资源开发，提供基于档案内容的数据分析服务，开发档案大数据分析应用系统，利用已有的企业档案数据设立词库，规范分类，有效地整合企业数字资源，建设专题档案库，运用大数据分析技术实现企业档案数据的可视化展示，为企业决策提供支持，转变服务理念，提高档案利用效果，逐步实现企业档案信息资源的智能化服务。

2数字环境下企业档案室建设存在的问题

2.1思想认识浅薄

企业档案室运用数字化技术管理并不是一个部门的事，而是关联着企业经营管理中的各个环节，业务部门之间需要通力合作，无论是专项经费的拨付，还是软硬件设备的采购、技术人才的引进等问题都要一一解决。可是很多企业领导只下达了数字化档案室建设的总体方针，并没有具体落实措施，甚至有些企业管理层不重视档案管理工作，认为档案管理就是别把纸质档案弄丢了就算是完成工作任务了，没有把足够的经费投入到档案管理工作之中。档案管理人员对数字环境根本不了解，没有开拓创新的意识，只想着墨守成规地做好纸质档案管理，缺乏对企业档案室数字化建设的敏锐度。

2.2信息利用率低

企业档案室建设的意义不仅是档案的收集和整理，还应涵盖到档案信息资源的利用。然而由于基础设备条件不足、规章制度不完善等客观原因，企业档案室还停留在保管这个层面上，档案信息资源的价值得不到充分彰显，有些档案数据随着时间的推移失去了其时效性，企业档案室的作用处于边缘状态。档案管理人员未能深度挖掘档案信息资源的潜在价值，只把自己定位成一个保管员的角色，收集到的档案信息只是录入到企业档案数字化系统，没有关联到服务模块上，大量有价值的档案资源保存在数据库系统之中，企业档案室建设与资源服务呈现出割裂现象，严重影响了档案信息资源的利用。

3企业数字化档案室建设的有效策略

3.1深化档案数据认识

数字化档案室改变的是整个档案管理流程，从收集、整理到归档编号，都与纸质档案管理思维不同。因此，企业要深化数据档案认识，遵循电子档案管理规章制度，既要做好纸质档案的收集整理，也要做实电子档案的归档利用，做到企业数字化档案室建设有条不紊的持续推进，各个流程都有详尽的操作方案，全程可记录、可追溯，确保数字化档案管理中的每个环节都在可控范围之内，确保档案数据库系统规范流畅，可操作性强。一方面，企业要加强对各部门的管理要求，积极配合企业档案室建设工作的相关内容，及时上报本部门的工作流程，如工作记录、工作总结、工作数据汇总等，加强各部门工作人员对建设数字档案室的重视，并树立正确的建设与发展理念；另一方面，通过量化管理对档案管理人员档案数字化应用软件进行定期培训与教学，使得相关技术人员能够具备较强的实践操作能力。

3.2丰富档案信息资源

大数据、云计算、互联网技术已经深刻改变了企业档案管理方式，单一型的档案信息资源收集途径已经无法满足企业数字化档案室建设的需求。因此，企业档案室在运用数字化技术过程中，应多渠道、多方式的收集档案资料，不断丰富档案信息资源，让企业档案室成为企业经营活动、生产生活的信息聚集地。各业务部门的档案资料要及时上传到数字化档案信息系统，纸质档案资料同步报送到档案室，提高企业档案资源利用的时效性。同时，企业办公自动化软件要与档案管理信息系统进行端口对接，在日常档案管理工作中要有意识把数字化技术作为档案资料收集和整理的主要方法，将文字和图片档案转存成为数字化格式，便于各业务部门共享档案资源信息。

3.3加强职工技能培训

企业数字档案室的档案工作具有较高的专业性，不同门类、不同载体的档案管理对档案工作人员的要求也不尽同。为了能够更好地为企业数字化档案室建设提供坚实的基础，需要不断加强档案管理人员与相关工作人员的专业技术水平以及综合素质。在进行企业档案管理人员培训时，重点加强对档案现代化、信息化管理技术以及高新网络技术的使用知识与应用技能的学习与培训，开展骨干员工的继续教育，定期进行关于数字化档案建设的活动，并积极与先进企业、单位的专业人员进行交流与沟通，明确数字档案室建设的正确认知，做好档案内容的供需分析，使之能够不断更新档案管理理论知识与技能，提升自身的信息技术素养，真正利用现代信息技术来进行综合档案的数字化管理与应用。企业还要定期或不定期地组织档案管理人员进行业务交流、创新研究讨等，通过交流、学习来提高企业数字化档案室工作人员的整体专业素养与管理水平，为提高企业数字化档案室管理与服务质量提供保障，从而最大程度地提高企业档案资源利用效率，让企业数字化档案室成为企业经济发展的后方保障。

结语

企业档案信息的整合性、专业性、分类化是企业档案的优势，企业数字档案室的建成将改变目前企业档案的利用模式，将以往的被动查找转变为主动提供，分析研究企业档案信息资源的内容，实现企业档案资源的再开发，便于企业员工利用档案，使企业档案成为活的信息源，促进企业信息化的全面提升，为企业的快速发展提供动力。

参考文献

[1]马丽,张小敏.打造数字化档案室促进服务立体化[J].魅力中国,2019(47).

[2]郭晓霞.企业数字档案室建设中的问题与对策[J].卷宗,2019(36).

[3]王文强.基于数字档案馆的企业档案智慧服务模式探析[J].机电兵船档案,2019(04).