天津市房屋安全鉴定检测中心 天津市
摘要:档案资料是鉴定项目的最终文件,在档案形成的过程中,每一段都是鉴定过程的真实反映,至关重要,环环相扣。房屋鉴定档案的信息化是规范该项工作的重要条件,因此,本文以此为研究,对房屋鉴定检测档案管理现状进行了解,借助当前信息化技术,强化档案管理手段、提高工作效率,为鉴定工作的规范化管理提供便利。
关键词:房屋鉴定检测;档案管理;档案信息
前言
当今社会,人们的生活品质不断提高,对居住品质的需求也在不断提升。中国的房地产业快速发展,在日益激烈的市场竞争环境中,鉴定检测的技术手段和专业水平也随之提高。事关民计民生,房屋质量、结构合理性、使用安全的预判,无一不关系到老百姓的经济利益和人身安全。房屋鉴定检测档案的重要性日益凸显,其专业性和持续追溯性日益引起人们的重视。企业在追求自身利益的同时,常常忽略内部文件和有效报告的管理,造成了一定的工作不利和负面影响,在当前信息化背景下应该强化其档案管理形式。
一、房屋鉴定检测机构档案管理现状
(一)档案基础工作薄弱
房屋鉴定检测机构大都没有专业的档案管理人员,档案的接收、保管和归档都比较被动。基础设施配置,存档设备不能及时更新,管理模式相对简单,受自然因素和人为因素的影响,档案保存不妥善,既费时又费力,还易产生错误。
(二)档案重视程度不够
档案保管人员基本都是兼职人员,对档案工作的内容、意义认识不够深入,对自身的认识不足,其工作不具规范性,统一性,随意性较大。房屋鉴定检测档案管理人员往往将注意力集中在管理形式上,缺乏对档案内容的专业性认知,存才技术专业与档案专业认知脱节现象,这就需要存档过程中与专业技术人员沟通,统一收档范围和存档标准。
(三)未形成有效的档案管理运行机制
房屋鉴定检测机构的档案管理工作,不能发挥应有的作用。没有制定指南、没有书面规定、程序与方法,企业内部不具备强有力的运行机制,导致档案管理缺乏合理性和科学性。各个部门对档案管理的配合度不高,相互沟通存在局限性,导致管理工作效率低下。
(四)档案信息化程度低
在大数据的背景下,需要对大量的文档进行身份验证和查询。有很多电子文件,图片,声音以及其他的格式。当前的文件管理模式,仅是纸质媒体的存储、查询和使用,而没有一种科学的管理方法,这样就不能对各个环节的数据进行管理和统计,信息检索、信息传递的使用难度加大,并且还存在着安全隐患。档案管理工作严重滞后于鉴定检测机构业务发展。
二、实现鉴定项目档案管理标准化的要素
鉴定项目的档案资料包含鉴定合同、现场记录、图纸、鉴定检测方案、鉴定过程报告和最终报告等各种专业材料。还需对房屋结构安全进行评估,对诸如混凝土强度、钢结构材料等进行检测所产生的数据进行记录和整理。从数据标识到文档的采集、整理、完成,需要对标识文档进行标准化。建立参照项确认流程中已确认的项目文档规范模式,将文档管理工作纳入一个有条理的流程中。明确鉴定工作流程并进行规范统一。确保文件中包含有效信息,对文件的收集过程进行追踪,得到一个严格管理体系。
(一)房屋安全鉴定委托
房屋安全鉴定委托书作为一种法定的证明,应当具有规范、易懂、公平和公正性。在订立合同时,依照国家法律法规,签订正规文本。双方盖章生效,具备法律效力,作为项目归档的首个重要要素。
(二)鉴定项目分配书
项目应明确甲乙双方责任,根据委托方诉求,约定鉴定检测项目名称、位置、范围、时间等。一般情况下,房屋建筑图纸,建筑年代,现状等要素应详细体现,基础资料越完整,持续可追溯性越强。通过各部门的共同探讨,进行任务分配,过程资料应尽量细化完整,以促进整体环节的优化。
(三)编制鉴定方案
基于所要求的鉴定检测内容,履行鉴定检测流程,拟用符合规范的相关设备,仪器进行操作,尽量详细记录设备编号和情况,以备查验。
(四)现场查勘检测资料
鉴定项目现场查勘记录、检测数据、图表照片、检测报告、计算验算等完整收集,妥善保管,整理归档。
(五)房屋安全鉴定报告
根据国家有关标准进行现场查勘和检测,所有的工作都要根据国家现行有关标准来完成。这是对工作可靠性进行评价的一项重要指标,对现场提取数据的完整性和准确性,具有较高的要求。一套完整体系运行机制下产生的报告,是房屋安全鉴定档案的精华所在。是对一个项目完整操作的最终总结,也是我们鉴定检测科技档案的灵魂所在。
(六)电子文档
在当前信息化技术的支持下,需要按照相应的文档保管需求,将数据保存在CD-ROM中,编号归档并被永久保存。将完整信息录入数字化管理系统,并进行云备份,充分体现数字化管理带来的便捷和可靠。
三、鉴定项目档案应实现程序化管理
(一)档案程序化管理势在必行
随着鉴定工作的不断增多,为了方便对复杂的鉴定档案进行有效的管理,必须制定一套系统化和程序化管理体系。由于程序化是现代档案管理的一个重要标志,为了适应信息整合的总体要求,发挥信息资源整合的优势,开展信息采集,对信息采集和处理进行统一管理,以推动信息的开发和利用。加强对信息的控制,处理,存储等方面的工作,以满足社会对信息的需求。
(二)确立立卷归档原则,推进档案程序化管理
充分运用文件规范,提高文件执行效率,为文件中心工作提供支撑。立卷归档原则要注意三点:一是时效性。为确保项目档案过程材料完整,在鉴定项目进行中,过程材料可以阶段性归档;在鉴定项目结束后,整个项目的终结材料、报告及时递交,整理立卷。在项目未完成的情况下,杜绝随意草率归档、结案立卷。二是要对卷宗的归档、合理划分等问题予以明确重视;在统一的大前提下,也要灵活掌握,要根据具体项目情况具体分析,纳入归档标准以外的重要材料一并归档备查。三是要保证信息的高效集成。在归档工作中,应注重重点、适度、准确地保存有关资料,为了避免混乱和丢失,同一项目的档案材料一定要放在同一标题下,不应随意给出编号,错误混淆。保证同一项目档案资料的完整性,使归档案卷完整、简洁,为程序文件管理和后期档案查询利用奠定坚实可靠的基础。
(三)建立档案管理制度,使鉴定项目档案管理程序化
鉴定项目完成后,就应当将文件的所有资料(包括文字、图表、图片以及验算记录,过程审核等)及时提交给档案管理部门。按照归档要求进行立卷移交。要严格落实管理制度,严肃档案保管和保密纪律,专人专管。在没有得到许可的情况下,不能拷贝鉴定报告和过程资料。每宗鉴定档案资料都要进行收集,分类,编号,做好防火,防盗,防虫工作,防止资料被破坏。
结束语
总而言之,房屋安全鉴定项目档案管理是一个很严谨、很专业、很有挑战性的工作。要求有足够的耐心和细心,提高档案管理水平的同时还要求档案管理人员对鉴定检测工作流程、基本知识有个系统的了解,这样才能更好的进行档案资料管理,做好两项专业技术工作的衔接。在当前信息化技术的支持下,房屋鉴定检测档案管理工作也在不断的创新发展,力求更进一步推动房屋安全鉴定工作的规范化。
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