房屋鉴定检测档案管理和档案信息研究

房屋鉴定检测档案管理和档案信息研究

董淼

天津市房屋安全鉴定检测中心  天津市

摘要：档案资料是鉴定项目的最终文件，在档案形成的过程中，每一段都是鉴定过程的真实反映，至关重要，环环相扣。房屋鉴定档案的信息化是规范该项工作的重要条件，因此，本文以此为研究，对房屋鉴定检测档案管理现状进行了解，借助当前信息化技术，强化档案管理手段、提高工作效率，为鉴定工作的规范化管理提供便利。

关键词：房屋鉴定检测；档案管理；档案信息

前言

当今社会，人们的生活品质不断提高，对居住品质的需求也在不断提升。中国的房地产业快速发展，在日益激烈的市场竞争环境中，鉴定检测的技术手段和专业水平也随之提高。事关民计民生，房屋质量、结构合理性、使用安全的预判，无一不关系到老百姓的经济利益和人身安全。房屋鉴定检测档案的重要性日益凸显，其专业性和持续追溯性日益引起人们的重视。企业在追求自身利益的同时，常常忽略内部文件和有效报告的管理，造成了一定的工作不利和负面影响，在当前信息化背景下应该强化其档案管理形式。

一、房屋鉴定检测机构档案管理现状

（一）档案基础工作薄弱

房屋鉴定检测机构大都没有专业的档案管理人员，档案的接收、保管和归档都比较被动。基础设施配置，存档设备不能及时更新，管理模式相对简单，受自然因素和人为因素的影响，档案保存不妥善，既费时又费力，还易产生错误。

（二）档案重视程度不够

档案保管人员基本都是兼职人员，对档案工作的内容、意义认识不够深入，对自身的认识不足，其工作不具规范性，统一性，随意性较大。房屋鉴定检测档案管理人员往往将注意力集中在管理形式上，缺乏对档案内容的专业性认知，存才技术专业与档案专业认知脱节现象，这就需要存档过程中与专业技术人员沟通，统一收档范围和存档标准。

（三）未形成有效的档案管理运行机制

房屋鉴定检测机构的档案管理工作，不能发挥应有的作用。没有制定指南、没有书面规定、程序与方法，企业内部不具备强有力的运行机制，导致档案管理缺乏合理性和科学性。各个部门对档案管理的配合度不高，相互沟通存在局限性，导致管理工作效率低下。

（四）档案信息化程度低

在大数据的背景下，需要对大量的文档进行身份验证和查询。有很多电子文件，图片，声音以及其他的格式。当前的文件管理模式，仅是纸质媒体的存储、查询和使用，而没有一种科学的管理方法，这样就不能对各个环节的数据进行管理和统计，信息检索、信息传递的使用难度加大，并且还存在着安全隐患。档案管理工作严重滞后于鉴定检测机构业务发展。

二、实现鉴定项目档案管理标准化的要素

鉴定项目的档案资料包含鉴定合同、现场记录、图纸、鉴定检测方案、鉴定过程报告和最终报告等各种专业材料。还需对房屋结构安全进行评估，对诸如混凝土强度、钢结构材料等进行检测所产生的数据进行记录和整理。从数据标识到文档的采集、整理、完成，需要对标识文档进行标准化。建立参照项确认流程中已确认的项目文档规范模式，将文档管理工作纳入一个有条理的流程中。明确鉴定工作流程并进行规范统一。确保文件中包含有效信息，对文件的收集过程进行追踪，得到一个严格管理体系。

（一）房屋安全鉴定委托

房屋安全鉴定委托书作为一种法定的证明，应当具有规范、易懂、公平和公正性。在订立合同时，依照国家法律法规，签订正规文本。双方盖章生效，具备法律效力，作为项目归档的首个重要要素。

（二）鉴定项目分配书

项目应明确甲乙双方责任，根据委托方诉求，约定鉴定检测项目名称、位置、范围、时间等。一般情况下，房屋建筑图纸，建筑年代，现状等要素应详细体现，基础资料越完整，持续可追溯性越强。通过各部门的共同探讨，进行任务分配，过程资料应尽量细化完整，以促进整体环节的优化。

（三）编制鉴定方案

基于所要求的鉴定检测内容，履行鉴定检测流程，拟用符合规范的相关设备，仪器进行操作，尽量详细记录设备编号和情况，以备查验。

（四）现场查勘检测资料

鉴定项目现场查勘记录、检测数据、图表照片、检测报告、计算验算等完整收集，妥善保管，整理归档。

（五）房屋安全鉴定报告

根据国家有关标准进行现场查勘和检测，所有的工作都要根据国家现行有关标准来完成。这是对工作可靠性进行评价的一项重要指标，对现场提取数据的完整性和准确性,具有较高的要求。一套完整体系运行机制下产生的报告，是房屋安全鉴定档案的精华所在。是对一个项目完整操作的最终总结，也是我们鉴定检测科技档案的灵魂所在。

（六）电子文档

在当前信息化技术的支持下，需要按照相应的文档保管需求，将数据保存在CD-ROM中，编号归档并被永久保存。将完整信息录入数字化管理系统，并进行云备份，充分体现数字化管理带来的便捷和可靠。

三、鉴定项目档案应实现程序化管理

（一）档案程序化管理势在必行

随着鉴定工作的不断增多，为了方便对复杂的鉴定档案进行有效的管理，必须制定一套系统化和程序化管理体系。由于程序化是现代档案管理的一个重要标志，为了适应信息整合的总体要求，发挥信息资源整合的优势，开展信息采集，对信息采集和处理进行统一管理，以推动信息的开发和利用。加强对信息的控制，处理，存储等方面的工作，以满足社会对信息的需求。

（二）确立立卷归档原则，推进档案程序化管理

充分运用文件规范，提高文件执行效率，为文件中心工作提供支撑。立卷归档原则要注意三点：一是时效性。为确保项目档案过程材料完整，在鉴定项目进行中，过程材料可以阶段性归档；在鉴定项目结束后，整个项目的终结材料、报告及时递交，整理立卷。在项目未完成的情况下，杜绝随意草率归档、结案立卷。二是要对卷宗的归档、合理划分等问题予以明确重视；在统一的大前提下，也要灵活掌握，要根据具体项目情况具体分析，纳入归档标准以外的重要材料一并归档备查。三是要保证信息的高效集成。在归档工作中，应注重重点、适度、准确地保存有关资料，为了避免混乱和丢失，同一项目的档案材料一定要放在同一标题下，不应随意给出编号，错误混淆。保证同一项目档案资料的完整性，使归档案卷完整、简洁，为程序文件管理和后期档案查询利用奠定坚实可靠的基础。

（三）建立档案管理制度，使鉴定项目档案管理程序化

鉴定项目完成后，就应当将文件的所有资料（包括文字、图表、图片以及验算记录，过程审核等）及时提交给档案管理部门。按照归档要求进行立卷移交。要严格落实管理制度，严肃档案保管和保密纪律，专人专管。在没有得到许可的情况下，不能拷贝鉴定报告和过程资料。每宗鉴定档案资料都要进行收集，分类，编号，做好防火，防盗，防虫工作，防止资料被破坏。

结束语

总而言之，房屋安全鉴定项目档案管理是一个很严谨、很专业、很有挑战性的工作。要求有足够的耐心和细心，提高档案管理水平的同时还要求档案管理人员对鉴定检测工作流程、基本知识有个系统的了解，这样才能更好的进行档案资料管理，做好两项专业技术工作的衔接。在当前信息化技术的支持下，房屋鉴定检测档案管理工作也在不断的创新发展，力求更进一步推动房屋安全鉴定工作的规范化。

参考文献

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