企业财务共享服务信息化系统优化研究

企业财务共享服务信息化系统优化研究

丁忠

浙江世友木业有限公司  浙江省湖州市  313000

摘要：财务共享服务信息化系统已经成为企业提高财务管理效率、降低财务风险、促进长远发展中必不可少的一环。本文分析了目前企业财务系统存在的问题，如信息孤岛及信息共享程度低、企业业务与财务融合不够、内控及风险防控体系薄弱等，并提出了相应的对策建议。通过本文的研究为其他企业建设高质量的财务共享服务信息化系统提供有益建议。

关键词：财务共享；信息化系统；问题；对策

财务共享技术作为一个全新的财务模型，在降低成本、提高生产效率以及加强业务流程标准化等方面都已日趋成熟，并且已经被更多的公司使用。财务共享的核心就是将分散的基础性工作进行整合与优化，然后由其他业务部门集中共享完成各项任务。企业的发展使得传统的财务管理模式不再适应如今的需求，所以，财务共享服务模式可以应用到企业中，解决企业目前信息化水平不高带来的问题。

1.目前企业财务系统存在的问题分析

1.1信息孤岛及信息共享程度低

在企业的财务系统中，主要是将信息技术与财务管理进行有机结合，然后通过共享平台进行预算、核算以及决算等。目前，不少企业在搭建起财务平台后，财务平台信息的传输速率远慢于企业财务管理的发展需要，信息的失真以及信息来源的单一等都影响了多个子信息系统的并存。而业务数据的不同所造成的不便，导致了很多企业都在尽力降低和消除因信息化建设而造成的信息孤岛问题。在目前的企业管理模式下，由于遵循不相容岗位分离的原则，运营管理以垂直沟通为主，信息从上而下进行传递，呈现出层次多、渠道长、岗位职责端口窄问题，影响了会计信息传递的时效性和准确性。同时，在业务流程中，还存在管理职责不清、交叉甚至空白的情况；信息传递出现重复等问题，缺少严谨性，也加剧了风险的产生。企业发生业务活动时，产生的会计数据信息难以流转，基本上只会在财务管理部门内部人员中使用，信息系统平台之间也没有构建统一的接口，导致企业无法进行信息系统资源共享。而财务信息系统与企业其他部门信息系统都是彼此独立的信息系统，只有业务存在关联交叉时，产生的数据才会有关联，无法进行信息化资源自动共享。

1.2企业业务与财务融合不够

企业财务管理信息化建设最核心的就是对经济业务活动产生的数据信息资源共享，实现业务与财务的融合。然而，企业各业务部门普遍存在职能边界不统一、融合范围不全面、数据基础不一致、信息系统融合程度不高等问题，无法实现业财融合。比如：预算系统与核算系统、决策系统等缺少完全的连接；会计核算系统中无法形成年初的预算数据，预算完成后，无法形成准确的信息流，预算执行的效果无法在系统中体现，支付系统也无法获取预算初始数据，阻碍了对预算支出进度的合理把控；数据不能自动从其他相关系统的数据库中调用，信息孤岛使得数据的传递性和使用性被降低，增加了错误率，降低了决策的利用率。再就是，由于企业各个子企业财务系统存在分隔，多个子企业难以对资金进行统一调配，造成数据处理滞后，进而导致预算执行缺乏监督与跟踪，影响资金使用效益。又比如，网报系统与支付系统缺少有效的对接。当出现信息填写错误或银行无法付款退回时，报账人员需要重新提交支付信息，重新生成支付令；层层审批以及退回再审批的重复性操作影响了报销的效率。网报系统与预算管理系统的脱节也导致了资金使用的金额与范围超出或者不符合预算的要求，造成了资金配置不科学的现象。另外，财务的流程依然没有打破基于部门职能设置的组织与分工，业务与财务的分离现象以及重核算轻业务、重事后轻事前的状况，造成业务活动的不科学，也导致了业务流转风险点的增加。

1.3内控及风险防控体系薄弱

随着企业财务管理的发展，内部控制建设的范围和重点都逐渐转移了。信息化取代了传统手工，数据的处理方式也发生了变化，主要从以职能为主的内控变为以职能与数据处理为主。而实际上，企业的内部控制目前依然保持着传统的模式，即不相容的职能保持分离状态，相应的职能分工建立，信息技术对业务运行形成的风险考虑欠缺，导致难以应对企业财务信息化目前的要求。由此产生的风险如下：首先，在企业的业务运作过程中，涉及转固在建工程项目，通常都是在最后一个环节甚至后期审核环节才能看到支出用途分配得科学合理与否。这使得在内控环节，资金的管理与操作存在滞后性。而滞后性又将使管理人员无法及时得到准确的数据，不能及时进行把控，影响了经营与决策。其次，由于企业财务管理机构与上级单位之间的联系扩大、企业信息化程度的提高以及多子企业对下属单位财务管理的要求提高，在享受便利的同时，出现的网络安全问题也随之增加。早期的财务核算工作只在内网运行，如今需要多个系统进行联动，就会出现如下问题。第一，由于系统的功能增多，用户可以进行信息查询与付款等操作。这些操作基本还是通过用户名与密码的方式进行验证登录，而企业人员身份的多变性无疑增加了信息系统的风险。第二，企业的系统并非完全由自身组建，那么在运维过程中也难以做到严格的监管控制，容易带来一些安全隐患。第三，财务信息系统的发展使得系统的联动逐渐增强，每增加一个联动的接口就会增加攻击入侵的跳板路径，所以关联方的渗透入侵也是值得关注的问题。

2.财务共享服务视角下企业财务系统优化的必要性和可行性

2.1“大智移云”技术的推动

大数据等技术的运用，可以实现企业财务与其他部门的沟通，实现跨领域的结合，促进全面预算管理、核算管理的实施。另外，通过信息化平台和大数据等技术，也可以根据企业自身的情况进行费用处理等问题，从而提升财务管理的水平与治理能力。在大数据技术还未投向市场时，财务人员的工作耗时、耗成本，还容易出错。现如今，通过互联网技术的发展，企业的数据分析和处理能力都得到了明显的提升。在大数据的环境下，互联网的快速发展也使得财务管理人员的工作得到了转型与升级，对企业财务工作的健康发展起着重要作用。

2.2新的企业财务管理制度或准则要求

财政部不断更新并下发企业财务管理制度、修订企业会计准则。制度或准则进一步强化了对企业财务管理的规定，并对企业会计处理的分类和核算做出了更进一步的细化，以此可以更加合规处理相关费用。另外，在财务、预算、固定资产等方面，财务管理制度也提出了一系列措施。其中，将基建的财务数据统一列入了“大账”中，会计科目得到调整与增加，使得企业的财务管理内容增多。因此，财务工作需要高度的集成化与信息化才能满足现状，而传统的工作模式已经无法满足新形势下的要求。为进一步提高财务管理工作的服务质量，推进企业的财务管理信息化就显得尤为重要。

3.财务共享服务视角下的企业财务系统优化对策

3.1加快跨区域共享信息平台建设与优化

3.1.1引进“云共享”财务信息系统

首先，实现跨子企业的共享信息化平台，需要保证物质与基础设施建设的完善。由于规模小的子公司业务与内容没有集团层面多，以及大部分先进硬件设备主要集中在新子企业，所以存在有的子企业设备依然没有更新的情况。为了保证整个企业的信息都能集中与统一，需要每个子企业都引进最新的设备，使得每个子企业的设施达到平衡，保证财务共享服务平台实施的基础。然后，需要运行先进的财务管理信息系统，根据各个子企业的实际情况开发引进合适的财务工作理念，使其能够发挥企业财务各部门的职能。该共享系统涵盖业务的整个流程，通过对数据进行提取与分析，利用最短的时间对不同子企业的不同业务进行分类处理，并加以利用；通过“云共享”系统，将数据落实到各职能部门，从而也为决策者提供强有力的数据支撑。

3.1.2实现系统“模块化”与“共享化”升级

系统之间未能实现对接，导致业务仅是单向流向，业务处理也较为繁杂。而通过一系列措施对各业务流程进行整体的优化升级，并以模块化的形式对各系统的业务进行分类，通过对各模块分类管理，进行业务派单，可以使得各模块产生的业务信息推送到匹配的相关人员手中。同时，在各系统与企业的职能部门之间建立必要的联系，以“模块化”的方式，加快信息化的建设，实现整体的“共享化”。

3.2实现财务系统与业务系统的全面融合

对财务系统进行优化后，需要基于财务共享服务的理念，将各财务系统与相关部门系统进行融合对接。该系统总体可以分为支持层、功能层和服务层。支持层是将财务共享服务中心的软硬件作为技术基础，设计服务器、存储器与数据库。功能层作为共享服务中心核心的部分，涉及到企业的各种业务系统，包括预算管理系统、网上报销系统、薪酬系统、电子档案管理系统等。这些系统通过各个接口连接后，在共享服务中心进行数据的相互传递与使用。服务层是财务共享服务中心的操作者与使用者，包括各部门的业务人员即企业职能部门人员以及领导层的管理人员。服务层产生的各种数据信息也可以更好地被审计部门利用，从而能够提供更有实际意义的政策与信息。同时，根据流程再造理论，要与企业的人事系统、预算系统、固定资产系统以及财务系统等进行对接，让整个报销的流程形成一个业务的闭环。比如财务人员通过业务的延伸可以参与预算的编制，财务管理人员的工作往前移到业务发生单位，使得预算管理人员的业务工作更科学合理。在网报系统前端进行预算范围和报账范围的设置，减少在报销过程中出现费用的超支和滥用情况，既提升了预算管理的质量，也完善了报销系统。业务部门和财务部门的数据得到了共用，数据的共享使得企业的财务系统信息传递更加迅速。

3.3加强财务共享平台的监控与监督

财务共享信息化平台的建设，为企业财务管理工作添加了不少新的内涵。企业在财务信息系统的管理上应该严格遵循企业财务内部控制制度规定，把企业内部管理的重心放到信息和系统之间的有效衔接等方面，以做到内外部监督，强化财务管理岗位的相互监管。同时，企业审计部门也要紧跟信息化的高水平需求，确保将最新的会计准则规定应用到企业财务管理信息化系统中。对于那些薄弱环节，更不能忽视，应该做好指导和监管，将财务管理信息化体系的建设做到切实可靠。对财务共享平台中预算管理系统进行优化后，通过智能计算与分析功能实现了多个子企业之间财务指标的分析与对比，数据的传输更具有快速性、便捷性以及准确性，可以动态监控标准值与实际值的变化，从而得到动态的分析报告。数据在资金和各个部门之间进行交换与共享，通过汇总整理，可以为领导层提供具有指导意义的数据，使其更好地发挥管理会计的职能，利于企业的财务决策。例如，引入预算管理系统可以准确掌控预算的执行过程，使得费用的合理利用得到有效指导，各部门经费的使用与评价情况得到合理的考核。在年终，通过进行预算决算，预算执行的结果与绩效的结果通过分析对比在信息化系统中得到很好的体现。通过合理的绩效考评，最终可以提高执行效率和预算管理的水平。通过查询系统，可以更迅速、全面、准确地反应企业的总体财务情况，进一步完善了费用的预算支出管理，强化了对企业资金运作的监管，从而促进了企业财务管理工作人员的积极性，推动了企业在各业务层面数据和信息共享程度的发展，提高了业务水平，继而促使企业和谐稳定持续发展。

4.结束语

随着信息技术的不断发展，传统的财务管理模式正在被新的财务共享服务模式所取代，这也是信息时代下财务转型发展的必然结果。财务共享服务信息化系统已经成为企业提高财务管理效率、降低财务风险、促进长远发展中必不可少的一环。企业需要结合实际情况，时刻关注时代变化，积极推动共享服务中心的信息化系统建设，成功实现信息的互通共享。在此过程中，企业需要正视共享服务信息化系统建设中存在的问题，针对其问题采取切实可行的解决方案，以建设高质量的财务共享服务信息化系统。

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