浅谈如何做好新时代企业基建档案管理工作

浅谈如何做好新时代企业基建档案管理工作

刘海静

天津滨海新区建投房地产开发有限公司  天津市  300453

摘要：现阶段，我国市场经济高速发展，有关基建工程建设的项目也在不断深化。在基建工程当中，基建档案资料属于十分关键的信息记录，因此必须对其进行有效管理。目前不少企业的基建档案管理工作还存在一定问题，所以需要找到合理的管理方法，提高档案管理质量。随着社会经济的不断发展进步，如何做好新时代基建工程发展过程中的基建档案管理，成为“十四五”时期基建工程管理和档案管理的重要课题。

关键词：新时代；企业；基建档案；管理工作

1. 基建档案的含义

基建档案是指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用维修活动中形成的科技档案，是对工程项目全过程的一种真实记录，具有完整性、准确性、系统性的特点。基建档案涉及工程项目的立项、审批、设计、施工及后期的竣工验收等方面的内容，对于施工项目的合法性、施工成本的控制、相关设备的安装使用以及工程的验收管理、后续的维修养护提供了有效依据。随着我国经济社会的快速发展，各地政府招商引资工作力度不断加大，各类企业纷纷落地，办公楼、厂房、宿舍随之拔地而起，基建项目逐年增加，基建档案也随之越来越多。特别是近几年企业不断扩大规模，需要经常查阅、利用基建档案，从中暴露出了基建档案管理存在的很多弱点和问题。如何科学地管理好基建档案，使之更好地服务于企业的发展，成为目前企业基建档案管理工作中亟待解决的问题。

2. 企业基建档案管理的重要意义

2.1助于规范企业档案活动

在企业的日常管理中，基建档案管理的实现，能够对企业的各项资料进行有序性管理。同时，将企业的相关数据和经典案例等进行有序地储存，进而使得企业的管理水平得到不断提升。在日常的企业管理中，基建档案管理包含了计划、勘察、设计、生产等多项相关数据，而这些管理内容都是企业运行和发展的重要基础。同时，这些内容对企业的各类活动和项目都有重要的影响。加强企业的基建档案管理，有助于企业档案管理的规范化，进而为企业的深入发展与项目运行提供重要的材料。

2.2对于工程项目管理具有重要意义

基建档案作为项目建设过程中形成的最原始、客观、全面的档案材料，对于促进工程项目科学管理具有重要意义。通过完善规范基建档案，有利于更好地反映项目的真实情况，基建档案从项目立项、设计、施工、竣工交付到后期运行，都会被不断查阅利用。同时，基建档案可以作为拟建工程项目开展的依据和参考为拟建工程提供强有力的支持，节约了时间和资金成本，充分发挥了其参考价值和作用。

3. 企业基建档案管理过程中存在的问题

3.1规章制度和管理体制不完善

以往的基建档案管理方式缺少科学有效的规章制度，所以档案管理起来容易遇到各种障碍。在工程建设过程中，可能出现许多参建单位，假如没有建立起完善的规章制度，就会导致基建档案的收集、归档、整理质量难以得到保证，档案的格式与内容也会出现较大差异，信息失去准确性。此外，由于企业相关人员和经费不足等因素，许多企业都未能设立起专门的基建档案管理部门，而是聘用其余岗位的管理人员兼职处理基建档案的管理工作，并且也不具备专用的档案管理工作室，这就导致基建档案的安全和质量难以得到保障。有的企业没有对应的科学管理设备及高素质人员，因而出现了工程发展较快而基建档案管理工作跟不上步伐的现象。

3.2档案管理人员业务能力较弱

信息化技术的发展对基建档案工作人员提出了新要求，基建档案由于其专业性的特点，需要基建档案工作人员具有一定的基建、档案、信息化专业知识和相关工作经验，这就对现有基建档案工作人员提出了挑战。由于企业重视程度不够，基建档案从业人员自身意识不够、认识不足、缺乏前进动力，加之企业缺乏有效的激励约束机制，极大的影响了基建档案工作人员工作积极性、主动性和创新性，

基建档案工作人员活力不足，不能满足新时代发展需要，人才队伍建设亟须进一步加强。

4. 加强企业基建档案管理的相关策略

4.1建立并完善基建档案管理制度，制定合理的管理方案

基建档案的管理需要建立起合理的规章制度，要利用制度开展基建档案工作。相关人员必须依照我国的法律法规，对收集好的图片、文字、图纸、音频等资料进行科学管理，同时结合基建档案构成的主要规律及基本特征，在方便监管和运用的基础上对档案实行合理分类及整理。此外，还需设定对应的归档类别，例如档案所包含的基建工程规划、设计档案、基建施工档案和囊括了竣工图纸的竣工档案等。管理人员要结合企业自身的现实情况以及实际需求，科学制定适合本企业的基建档案管理方法，拟出相关细则。细则内容必须要明确规定出基建档案的管理范畴以及归档标准与基础内涵等，并清晰地拟出档案移交、整理、储存和借阅的要求。另外，还要确保档案信息齐全，内容完善。要做好资料信息收集整理工作，依据档案管理的具体规范，坚持将工程项目建档、施工建设、竣工验收等工作同步起来，把档案部门和基建部门联系在一起，制定出分类策略，对根据性文件、基础文件、设计文件、管理文件、验收文件、监理文件等进行合理区分，做到齐抓共管。

4.2加强档案人才队伍建设

实现基建档案工作的高质量发展离不开人才，需建立适应时代发展的档案人员队伍。一是要加强人才的选拔。新时代基建档案从业人员既要具备档案管理知识和熟悉基建行业的发展特点、工作流程，又要具备信息化等方面的知识，通过把好人才入口关优化基建档案从业人员配置。二是要开展基建档案从业人员培训。要建立健全培训制度，通过邀请专家授课、座谈、参观交流等多种形式进行培训，

不断开阔档案工作人员视野，促进思维转变。三是要完善激励机制。建立与劳动成果挂钩的考核制度，考核结果与年终奖金和个人晋升挂钩，营造干事创业的良好氛围，激发基建档案工作人员工作热情和积极性。四是要强化自身能力提升。结合新基建的背景和科学技术的发展，主动学、创新学，不断提高自身能力，适应岗位工作发展需要。

4.3提升档案信息化水平

随着信息化发展，科技的进步也促使档案工作要适应新时代发展要求，不断提升基建档案工作信息化管理水平。一是要提升基建档案管理技术手段。通过采用先进的科技手段，利用先进的基建档案管理系统、智能化的工作平台等，转变传统的基建档案管理方式，促进基建档案工作流程科学化、规范化、高效率。二是要丰富基建档案数字资源。信息化时代尤为重视数字资源的收集，通过先进的科学技术手段实现档案收集的前置管理，探索实现数字资源的自动归档，提高工作效率，促进档案资源的不断丰富完善。三是要创新基建档案服务方式。通过丰富服务内容、创新服务手段等途径，促进新的基建项目实现高质量决策，充分发挥基建档案的价值和作用。新基建背景下的基建档案服务应强化知识和信息内容的提供，为推进项目建设和新项目的立项研究提供决策参考。

结语：

随着新基建时代的到来，基建档案工作在迎来机遇的同时也带来了挑战，基建档案工作需不断变革创新以适应发展要求。基建档案工作人员要主动跟上时代变化，及时更新理念、转变思维、积累经验，不断完善规章制度，利用先进的科学技术促进基建档案管理水平提升，更好地服务基建工作，促进企业高质量发展。

参考文献：

[1]杜成龙．加强新时期电力企业基建档案管理的思考[J]．中国电力教育，2011(12)：72—74．

[2]高晓玲．加强企业基建档案管理初探[J]企业家天地（理论版），2011(7)：60．

[3]杨会.新时期基建档案管理存在问题与解决方法探究[J].城建档案，2021(08)．