新形势下如何做好企业档案管理工作

新形势下如何做好企业档案管理工作

刘丹诺

翱华工程技术股份有限公司

摘要：目前我国企业中，档案管理工作非常重要，但由于缺乏专业的人才，以及管理的方法比较落后，导致了这些工作无法得到良好的开展。因此，为了更好地提高企业的整体水平，必须加强对员工的培训，使他们的综合素质能够有所提升，从而促进整个行业的快速稳定地发展。同时，还需要重视对工作人员的思想教育，让他们的个人价值与职业道德能有一定的高度，进而为公司的长远发展奠定坚实的基础。

关键词：新形势，企业，档案管理

引言：随着科学技术的不断进步，社会经济的飞速发展，企业的档案管理工作也在发生着翻天覆地的变化。在过去，企业档案管理工作主要是由公司的领导负责，档案管理人员的职责范围仅限于对本部门的资料进行整理归档，而现在，企业的档案管理工作已经由原来的人事部来承担。另外，由于计算机技术的飞速发展，尤其是互联网的出现，是我们的日常生活更加方便快捷，同时，网络的应用也给企业管理工作带来了极大的便利。

一、新形势下企业档案管理工作存在的问题

随着我国市场经济的发展，企业档案管理工作也在不断地完善，但是仍然存在一些问题，需要进一步地改进和加强。主要表现在以下几个方面： 1、档案管理制度不健全：企业档案管理工作的顺利开展，离不开规范的管理机制，而目前很多企业的档案管理工作，都是由其他部门的工作人员来完成的，没有形成一个完整的体系，这就导致了工作的效率不高，而且工作的质量也得不到保证。因此，建立一套行之有效的规章制度是非常重要的。 2、档案管理工作的专业性人才不足：要想提高其自身的素质，就必须对其进行严格的要求，只有这样才能更好地促进企业的健康稳定地发展。然而，现实情况是，大部分的管理人员，都是凭自己的经验来做，缺乏一定的科学性，这就使得他们的能力与水平达不到相应的标准，从而影响了整个企业的整体形象。

二、档案管理工作的重要意义

档案管理工作在企业中的地位是非常重要的，它不仅可以为企业的发展提供真实的信息，还能够为员工的工作和生活带来帮助，使其更加积极主动地投入到工作中去。同时，档案的管理工作也是企业的一项基本职能，它的作用主要表现在以下几个方面：第一，对职工的个人素质进行全面的提升，使他们的思想观念、行为方式等都得到了改变，从而提高了整个社会的整体精神面貌；第二，对企业的文化建设起到促进的效果，让全体员工的凝聚力加强，让大家的团结意识增强；第三，对企业的生产经营活动起着规范的引导性的作用，使其有序地开展，并保证在规定的时间内完成任务。第四，档案的管理还能有效地避免一些不必要的问题发生，比如说人为的破坏等，这些都是不可忽视的。因此，做好档案的管理工作，对于降低企业成本，增加效益具有重大的意义。

三、加强档案管理工作的对策

（一）完善档案管理模式

档案管理的模式是企业档案管理工作的重要内容，也是企业档案管理工作中的一个核心部分。因此，要想提高企业的档案管理工作的质量，就必须完善和健全企业的档案管理模式。首先，在进行实际的操作过程中，应该从以下几个方面入手：第一，将传统的纸质化的文件存档方式转变为电子化的存储形式，这样可以有效地避免纸质的文件因为长时间的保存而导致丢失的问题，同时也能够保证其具有较高的保密性，从而确保其在日后的使用当中不会被人为地损坏；第二，将计算机技术的应用与档案的保管工作相结合，利用先进的科学技术来对其进行储存，并且定期地对这些信息加以整理，使之成为一种可共享的资源，进而实现了网络的互联，方便了工作人员的查找和查阅；第三，建立专门的数据库，通过对数据的分析，发现其中存在的不足，并及时的作出相应的改进，使之更加地科学合理，最终达到提升企业的整体效益的目的。

（二）建立健全档案管理工作体系

在实际的档案管理工作中，要将其作为一项系统工程来进行规划，并将其落实到各个部门，使之形成一套完善的档案管理体系。首先，要明确各岗位的责任，并对相关的工作人员的职责范围和工作内容等都要有详细的规定。同时，还要对档案的归档、保管、销毁等环节的具体操作流程都做出严格的规范，以确保档案的完整与安全；其次，在对档案管理工作的过程中，还应建立健全的制度，使之具有可执行性，从而提高员工的积极性，让他们能够更加主动地去完成自己的工作，为企业的发展奠定良好的基础；最后，还应加大宣传力度，使人们充分认识到管理工作的重要性。这就要求企业的领导干部以及所有的管理人员，从思想上重视起来，从行动上做到，并且不断学习新的知识，掌握先进的技术，为以后的工作提供更多的便利。

（三）完善档案管理工作流程

档案管理流程是指企业档案管理工作的具体实施步骤，包括了收集、整理、归档等环节。在实际的工作中，企业的档案管理工作主要是由领导负责，所以在这一过程中，需要相关的工作人员要严格地按照流程进行操作。首先，就是要将所有的文件都记录好，然后对这些资料的内容以及格式等方面都要细细地了解，并根据不同的情况采取相应的措施。其次，对于一些重要的文书和材料，也应该及时地录入到档案库当中，并将其存放到专门的地方。最后，对档案的保管人员也应当定期地检查，确保其具有专业的知识水平，这样才能保证整个工作的质量。除此之外，还可以建立起责任追究制度，一旦出现问题，能够找到直接负责人，明确责任，从而有效地提高了员工的积极性，促进企业的发展。完善的档案管理工作流程，有利于提升企业的整体形象，为企业的长远发展奠定基础。因此，必须重视这一体系的建设，并且不断改进，使之更加完善。

（四）加强对档案管理人员的培训

在档案管理工作中，需要有专门的工作人员来进行处理，这样才能更好地提高工作效率。所以，企业应加强对档案管理人员的培训，使他们的知识结构不断更新，同时也要使其具备一定的职业素养。除此之外，还应建立相应的奖惩机制，对表现突出的员工给予奖励，激发其他人的积极性。另外，还可以通过网络技术，将企业的资料和文件都上传到互联网上，方便日后的查询。此外，还应该定期组织一些相关的活动，如学习交流等，让档案管理人员能够在闲暇之余，多参加学校的各种培训，丰富自己的阅历，从而提升自身的素质。总而言之，为了促进企业的发展，必须加强对档案管理人员的培养，让其充分认识到这一工作的重要性，并努力地完善这一管理工作。只有如此，才会从根本上推动整个社会的进步，为社会主义现代化建设作出贡献。

结束语：随着社会的不断发展，企业的档案管理也在逐渐地完善，这就需要我们在企业的档案管理工作中，要积极地借鉴其他企业的经验，并结合自身的实际情况，制定出一套适合公司的档案管理方案，从而提高企业的整体水平。总而言之，加强对员工的培训，是促进我国经济的持续健康增长的重要手段。因此，为了使企业更好地适应时代的变化，必须重视对人才的培养，只有这样才能为今后的工作提供更多的专业性的意见，使其能够更加地满足工作的需求，让其全身心地投入到工作当中，为企业的进步贡献自己的力量。

参考文献：

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[2]李艳香.新形势下如何做好企业档案管理工作[J].企业文化, 2021(6):2.

[3]刘红红.新形势下如何做好企业单位文书档案管理工作[J].办公室业务, 2021(10):2.

[4]韩艳平.新时期如何做好企业档案管理工作[J].新丝路:中旬, 2021, 000(005):P.1-1.