电子计算机在档案管理中的应用探讨

电子计算机在档案管理中的应用探讨

王照文

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摘要：现代档案管理模式是在追赶科技浪潮的基础上，摆脱传统流水线模式的弊端，使档案管理走向智能化、现代化、系统化发展。档案管理现代化是指管理者运用先进的管理理念和科学技术，充分发挥自身能力，改革传统的档案管理模式。变革的核心是遵循档案管理的原则。

关键词：电子计算机；档案管理；应用分析

当今市场经济蓬勃发展，传统档案管理模式存在的问题日益突出。特别是在共享经济时代，如何实现档案共享、整合和自主成为各界关注的焦点。未来的发展进程需要充分利用电子计算机的优势，将其推广到档案管理的各个方面，以实现最大的经济效益和社会效益。

1档案信息数据库的特征，组成和计算机技术要求

1.1存档信息数据库的特征

档案信息数据库是在档案管理过程中，利用计算机技术对大型档案进行存储和分类的数据库。其自身的特点是：第一，计算机技术的出现可以将信息文件转换成计算机数据进行存储，并以计算机电子数据流的形式在计算机信息平台上传输，从而提供文件信息的存储和信息交换。其次，计算机存储技术可以通过多媒体信息化存储图形、文字、声音等综合信息，体现现代计算机技术的数字化特征。

1.2档案信息数据库的主要组成框架

归档信息数据库可分为终端用户部分、数据库管理系统、数据库错误检测系统和通信系统。各部分的主要功能是通过档案信息数据库中的不同部门，使档案管理过程更清晰、更容易理解，完善档案信息数据库系统，使人们能够方便、方便地获取所需信息并进行传递，并通过网络通信系统进行通信。

1.3在管理存档信息数据库过程中对计算机技术的要求

之所以在档案管理过程中使用计算机技术，是因为计算机技术能够准确有效地输入、查看、修改和管理档案，这也是档案管理的基本要求和基本保障。因此，计算机技术在档案管理中的应用必须满足以下要求：一是档案管理中的计算机系统必须保证其硬件满足相应的条件和质量，软件管理必须保证档案信息和数据库的技术水平符合要求；其次，计算机技术档案的管理还需要科学规划，可能对计算机技术管理人员的工作提出更高的要求，以确保大量信息档案的录入过程不会因操作人员的原因造成信息错误或不完整。

2电子计算机在档案管理中的实际价值

2.1收集整理

收集整理是电子计算机档案管理工作的基础工序。在此过程中，基层档案管理人员要高效整合应用各类技术，增强责任意识，且严格遵照制度条例与标准规范进行资料的收集与整理工作。由于计算机属于辅助性工具，管理者要准确掌握资料，并将其输入计算机系统，保证资料的完整性与准确性，同时，充分发挥计算机系统的优势价值，提升档案管理技术水平。

2.2归纳分类

归纳分类是电子计算机档案管理工作的关键工序。计算机档案管理人员在收集档案资料的过程中，由于各方面原因，使得资料缺乏完整性与准确性。为此，档案管理人员需认真筛选、分类与整理资料，并将收集的资料输入计算机系统中，进而为提升综合管理水平奠定基础。

2.3查询和提取

查询与提取是电子计算机档案管理的最终目标。收集、分类与整理资料，是为了将资料输入计算机系统，同时，满足用户的多元化需求。换言之，将资料存入计算机系统，才能充分发挥出计算机档案管理的优势价值，进而为用户查询与提取信息提供便利条件。

3提升电子计算机技术在档案管理中应用效率的可行性策略

3.1加大对档案资料存储的重视与投入力度

为促进电子计算机在档案管理工作中的应用，应当加大对档案信息储存的重视力度，以收集、分类与整理档案资料等环节为切入点，实现智能化管理、自动化办公与自主化服务。且秉承与时俱进的基本原则，顺应互联网时代发展趋势，优化硬件设施配置，确保图形运算、系统兼容、存储空间等满足系统运行要求。同时，促进软件开发科研单位与档案管理单位的协调配合，维系档案管理工作的有序运转。

3.2拓展档案管理信息化服务范围

要想发挥档案资源的利用价值，首要前提是转变档案服务与利用模式，扩张档案资料内容，拓展服务范围。再者，还需不断完善档案信息资源网络服务内容，优化档案服务模式，不断丰富档案资料内容，调整档案结构，且依托网络技术，拓展档案服务领域，增设在线浏览、在线反馈与远程引导等基本功能。与此同时，拓展档案资料服务范围，既要收集存储制度内的各类档案资料，也应转变服务模式，确保档案资料的完整性与准确性。此外，应当与当地高等职业院校与科研机构建立良好的合作关系，创新管理模式。然后再依托网络技术的共享性优势特征，深化公众对电子档案管理的认知，获取坚实的群众基础。

3.3加大档案管理人才培训力度

要想实现档案资料的共享目标，单纯依靠档案管理机构是远远不够的，需要制定完善的内部协同机制。一直以来，绝大多数企事业单位的档案管理部门多采用分散管理模式。从经济效益与社会效益角度来说，实现各类档案资料的有机整合，可让其发挥出更大效用。为此，相关企业应加大对基层业务人员专业技能培训与职业素质教育力度，并优先招募计算机操作技能水平高、职业素养过硬的员工，提升电子计算机在档案管理工作中的应用效率。

3.4全面把控档案管理工作的各个环节

档案管理工作的宗旨是提高档案查询效率，改善服务品质。为优化档案管理水平，相关人员需构建完善的档案管理制度，约束与规范管理行为，保证管理工作的共享性与规范性。再者，在履行规章制度的前提下，需制定“共享时代下档案管理工作方针”，并将其落到实处，优化档案管理品质，满足用户的多元化需求。

3.5增强员工信息安全管理意识

在开发与利用档案资料的过程中，要增强工作人员对著作权、公布权、发表权、网络传播权及公民隐私权的维权意识。在汇编档案数据库时，往往会涉及著作权问题。为此，要在维护著作人根本权益的基础上，延展信息服务范围，提升信息交互效率。此外，开发档案资料涉及诸多信息安全问题。相关管理者需加大对保护档案资料隐秘性的重视力度。涉及国防安全、商业机密与个人隐私的档案，既可能是整卷的，也可能是单卷单份，甚至是单行内容的。针对此类机密文件，要避免对外开放，且利用数字化技术进行防控防盗；再者，保证操作系统的正常运转，维护数据库安全。优先使用安全等级高的操作系统，并对数据库进行定期备份与异地备份，生成数据库日常事务日志，然后设置用户访问权限，避免系统故障或恶意性侵犯导致资料丢失，最大限度的维护用户的根本权益。

3.6充分发挥数字化技术的优势价值

目前档案管理工作逐步向着横向、纵向等多角度、多维度延展。档案管理工作是一项独立性、综合性、专业性极强的工作，具体包括键入信息、储存信息、加工信息、输出信息等环节。为实现档案资料的优化共享，应当高效整合应用数字化技术，构建优质的软硬件环境，在采集、分类与存储纸质文件资料的基础上，依托各类智能终端设备与现代化技术，实现档案资料的数字化处理。同时，利用数字化影像技术存储纸质档案资料，满足档案全文检索的基本要求，为档案资料共享提供必要的支持与协助。另外，以信息共享为基准，促进相关机构的信息交流，进而做到档案信息的实时查询与自助式查询。

4结束语

总之，当今市场经济蓬勃发展，传统档案管理模式存在的问题日益突出。特别是在共享经济时代，如何实现档案共享、整合和自主成为各界关注的焦点。未来的发展进程需要充分利用电子计算机的优势，将其推广到档案管理的各个方面，以实现最大的经济效益和社会效益。

参考文献

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[2]陈艳.电子计算机在医学档案管理中的研究与运用[J].航空军医，2015,（06）.

[3]秦朝暾.电子计算机在企业管理中的应用研究分析[J].防护工程,2017，（05）.