论传统档案与电子档案管理的利弊

论传统档案与电子档案管理的利弊

薛艳芳

吕梁市离石区城乡环境卫生服务中心   山西吕梁   033000

摘要：档案是人们生活中非常重要的资料，虽然平常并不会接触到自己的档案，但其存在的意义非常大。随着科学技术的发展电子档案登上了历史舞台，被更多的个人和单位应用，而传统纸质档案凭借自身特点并没有被拉下历史舞台。想要更好地提高档室营理的整体效率与质量，就必须持续加强对两者的整合管理研究，只有将他们各自的优势充分发挥出来，并进行互补，方可促进我国档案管理事业的发展更上一层楼。

关键词：电子档案管理;传统档案管理;利弊分析

一、电子档案管理与传统档案管理的共性

直观来看，电子档案管理与传统档案管理在管理的方式上有很大的差异，但事实上，二者在实际的管理环节中存在一定的共性。无论是电子档案还是纸质档案，都具有原生性，二者具有同样的价值，变化的规律也具有一定的相似度。无论是电子档案信息还是纸质档案信息，都不能脱离其载体。电子档案的形成基于原始的纸质档案，他们都是对历史信息的记录。从电子档案与传统档案的属性来看都属于档案，因此具有档案的一般性与特性。二者最大的不同就是载体的不同。电子档案本质上是一串电子序列，电子档案信息存储于电子设备中并需要通过一定的系统来运行。电子档案信息无法被直接读取，但是电子档案信息具有很强的共享性。而这些因素尽管能够让电子档案信息被更为便捷的管理与共享，但是其使用受到一定的限制。早期的电子档案受制于技术水平不高，因此在安全性上难以获得保证，这在很大程度上增加了电子档案管理工作的难度。

电子档案与传统档案有着相同的管理原理，本质上，电子档案的管理方式继承了传统档案的管理方式，是通过技术手段实现传统子档案管理领域的相关功能并进行改进。电子档案的优势体现在管理的效率以及服务的质量方面，这也是现阶段电子档案能够被大规模应用的重要原因。与传统的档案管理方式相比，电子档案能够实现对大量信息资源的收集以及整理。由于电子档案信息依托于虚拟的存储空间，因此在管理电子档案的过程中，可以将各种资料档案存储在相应的设备中，方便随时调取。档案需求者可以应用档案管理系统查找实体档案的位置，并根据位置直接获取相应的档案，这就在很大程度上方便了档案的查找。同时，这也是电子档案与传统档案工作的有效结合。

二、电子档案与传统档案的差异

在传统的档案管理模式下，原始文件具有重要的意义。在很多情况下，只有存在原始文件的情况下，才能明确档案信息的法律意义，而对于电子档案管理来说，在管理的过程中，从其本身的特点出发，原始文件的价值已经被大大削弱。从管理技术层面上来看，传统的档案管理模式，对于档案形成的过程等具体情况不加考虑，在管理的过程中往往只重视档案长期保存的价值，一旦文件完成自己的作用，便对文件进行收集等步骤进行保存。而在对电子档案进行管理的过程中，需要跟踪档案文件的全生命周期，同时也需要对参与档案管理的人员进行记录。从档案管理的条件要求来看，传统档案管理主要是对支持文件进行管理、保存，因此需要有档案库房以及所对应的装具。而电子档案管理主要是对数码信息进行管理，主要依托一定的设备和系统进行管理。

三、电子档案管理的利弊

1电子档案管理的优势

电子档案管理为无纸化办公提供了条件。电子档案本质上是一串电子序列，主要依托相应的存储设备以及操作系统对档案信息进行管理，因此，在管理的过程中能够大大降低对纸质文件的依赖。而纸张的制造需要大量的树木，由于采取电子档案管理方式，能够减少纸张的使用，所以在办公领域，对于树木的需求也会随之减少，有利于保护森林资源。此外，在传统的档案管理模式下，还需要应用订书钉、曲别针等工具，而在对电子档案进行管理的过程中，对于这些工具的使用也会减少，能够降低档案管理的成本。

从档案管理工作的主要内容来看，主要是对档案进行归档、存储以及查询。在传统的档案管理模式下，这些工作环节往往需要人工来进行，不仅需要耗费大量的时间，同时也无法保证工作的准确性。而电子档案管理模式主要通过计算机系统来实现档案的归档、存储以及查询等操作，能够有效的提升相关环节的效率，节省大量的时间，并保证工作开展的准确性。电子档案的信息可以通过网络进行传输，这种特性让大量信息能够被高效的共享以及传递，保证了档案信息管理以及信息查询的实效性，同时也不需要张贴和打印文件。

2电子档案管理的弊端

电子档案主要将磁盘作为信息载体，而磁盘具有一定的使用寿命，在对档案信息进行长期保存的过程中，不可避免的会出现磁盘老化的问题。一般来说，如果24小时不间断的运行，电子磁盘的寿命在三年左右。而纸质文件往往可以被保存几十年甚至更长的时间，因此在对电子档案进行管理的过程中，需要重视对档案信息进行安全备份，防止因磁盘老化导致无法读取档案信息。目前，云存储是对档案信息进行保存的有效方式，能够有效降低电子档案保存的成本。但是这种文件保存方式往往需要复杂的操作，对于档案管理人员的信息技能水平提出了更高的要求。这就导致相关单位不得不分出更多的时间组织档案管理人员学习电子档案管理的必要知识，这也在一定程度上增加了档案管理的成本。无论是传统的档案管理方式，还是电子档案管理方式，都有一定的安全隐患。传统档案管理方式的隐患，主要表现为纸质文件对保存环境具有一定的要求，如果环境湿度过大就会导致档案文件霉变，如果环境温度过高则会有火灾的风险。而电子档案管理方式的安全隐患主要表现在信息安全方面，在对电子档案信息进行管理的过程中，势必要对档案信息进行传输、共享以及下载，而这个过程很可能被黑客利用盗取档案信息，造成档案信息泄露，引发信息安全事故。

总结：

电子档案管理与传统档案管理二者有着不同的信息载体，各自都有一定的优点和缺陷。电子档案管理有着明显的效率优势以及资源共享优势，但是本身存在信息安全风险，同时对于管理人员的信息技能有一定的要求。纸质档案的原始纸质档案具有更高的可靠性，且不容易出现信息泄露的问题，但是管理效率较低，对于文件保存环境具有比较高的要求。在实施档案管理的过程中，需要根据具体的管理要求与管理条件合理的应用电子档案管理模式与传统档案管理模式，从而提升档案管理工作水平。

参考文献：

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[2]薛晓萌.浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊[J].办公室业务，2020（16）：96+98.

[3]王云.高校档案管理中电子档案应用的利弊分析及建议[J].智库时代，2019（37）：111-112.

[4]路文燕.基于信息化時代浅析传统档案与新生电子档案的管理利用[J].祖国，2017（03）：89.

作者简介：薛艳芳（1993.04——）女，汉族，大学专科学历，助理馆员，研究方向：档案管理。