改进事业单位文书档案管理工作若干问题的探讨

改进事业单位文书档案管理工作若干问题的探讨

刘德强

肥城市工程建设指导服务中心（山东泰安）271600

摘要：文书档案管理对促进事业单位的稳定和可持续发展具有重要的指导意义，它不仅能准确记录机组的变化和发展历史，还能保证机组良好的发展趋势。加强事业单位文书档案管理规范化建设，主要应从加强文书档案管理信息化和制度建设、注重文书档案管理人才和队伍建设、建立健全文书档案管理制度体系等方面入手，确保了单位文书档案管理工作的合理性、规范化,在此基础上推动了单位的快速成长。基于此，本文就改进事业单位文书档案管理工作若干问题进行详细探究，以期为有关方面的研究做出贡献。

关键词：事业单位；文书档案；管理工作；若干问题

中图分类号：TP391文献标识码：A

引言

文书档案管理可以直接反映机组的实际运行状态，也可以为后续跟踪提供重要参考，具有重要的应用价值。在管理工作中，由于环境条件的变化和机组运行状态的变化，在实施过程中往往会出现一些问题，不利于文书档案的管理和应用。通过对文书档案管理现状的分析，能够明确存在的问题与其根源因素，可以为后续管理创新工作提供重要参考。因此，需要重视相关内容的探究，并从多个角度入手，落实管理创新方案，确保文书档案管理能够达到理想效果。

1事业单位文书档案管理工作中的若干问题

1.1 管理意识问题

文书档案管理是事业单位和其他文书档案相关单位档案管理的重要组成部分。然而，在实际的档案管理工作中，一些事业单位的管理人员对档案资料的整理移交和管理服务意识淡薄，工作相对被动。在进行整理移交收集档案资料的管理工作过程中，仅是依靠其他文书相关档案管理工作人员的电话短信催促和上门索要才将立卷档案资料及时整理移交,未能主动上门协助他人移交,造成整理立卷档案归档不及时的问题时有发生。

1.2 档案整理与保存问题

文书档案数字化是文书档案管理的发展趋势，但在这一过程中需要克服许多困难。目前，一些单位仍在使用传统的文书档案管理方式，在时间和空间上消耗了巨大的资源。长期以来，形成了只重视纸质档案管理，不重视数字档案建设的问题。许多单位对文书档案数字化建设重视不够，没有按照文书档案数字化的需要制定工作计划，没有给予资金支持，没有按照文书档案管理数字化的需要配置足够的计算机设备。一方面，文书档案数字化的专业性低，相关操作不标准，数字化文书档案的质量低，达不到档案共享的基本要求。另一方面，文书档案数字化的进程缓慢，除了当下档案可以方便地实现数字化以外，老旧档案数字化进展缓慢，相关工作存在严重的滞后性，不利于建成具备规模的文书档案数据库。还有些单位文书档案数字化没能得到第三方的有效支持，不能通过专业机构全面提升文书档案数字化的工作效率。

1.3 管理人员素质不足

现阶段，一些事业单位普遍缺乏专门负责文件和档案管理的人员。他们大多是兼职秘书或行政人员。这些人员没有接受过相关的专业技术培训，且大多没有相关的专业背景，他们不仅对文书档案管理的操作基础和理论知识了解不多，而且对文书档案管理的意义和重要性认识不清。同时，因为大多数档案管理人员的主要任务就是对档案资料进行管理，虽然在档案资料的管理和工作之间存在着一定联系，但是大多数单位只是把文书资料和档案的管理工作单纯停留在形式上，并没有切实针对文书资料和档案工作进行管理。

2 改进事业单位文书档案管理工作的策略

2.1 强化文书档案管理意识

从某种意义上说，提高对档案运行规范化管理重要性的认识，也是加快国家文献管理档案运行规范化的重要前提和根本保证。事业单位领导干部要充分明确指引文书管理人员要对档案进行规范高效的管理，明确其在业务发展变化过程管理中的特殊应用价值，为全面规范高效管理档案创造良好环境，如办公经费的有效保障、制度的规范实施、人力资源的配置、办公环境条件的不断改善等。文书档案管理专业工作者也一定要对自身肩负的历史社会责任有清醒的认识,改变传统的工作生活理念和态度,将贯彻落实专业文书档案管理规范化工作管理与用人单位的体制改革紧密联系起来,努力使专业文书档案管理工作能够符合国家规范化管理的要求。

2.2 构建完善的档案存储制度

为了充分发挥数字文书档案的应用价值，确保文书档案数字化管理有序推进，降低后续应用风险，完善文书档案数字化存储机制。一方面，积极落实相关操作标准，强调本单位各部门按照既定标准开展相关工作，实现文件、档案的标准化录入。另一方面，重点建设规范化的文书档案数据库。包括完善全文数据库和目录数据库，保持它们之间的密切关系，提高数据信息的兼容性。具体来说应当建立规模适当的综合型文书档案管理系统，不仅能够做到条目级信息的直接录入，而且可以提高档案信息访问的便捷度。该数据还要保证能够对所有文书档案数据信息进行结构化处理，从而提升文书档案的利用率。而且，各单位还要加强与文书档案数字化相关保障技术的建设工作，不断完善本单位的文书档案数字化建设操作规程，从而逐步提升文书档案的管理水平，为数字化文书档案共享奠定基础。

2.3 提升档案管理人员素养

无论管理的哪个环节离不开人，事业单位的文书档案管理也离不开人。配合相关培训机构定期组织文件、档案管理专业培训，使档案管理人员对当前的工作方法和工作技能有更深入的了解。随着科学技术的发展，文件和档案管理过程中使用的设备的功能越来越复杂。只有通过不断的培训和学习，才能确保档案管理人员的综合素养满足当代的文书档案管理需求。除此之外，要构建专兼职档案技术人才相互配合的档案管理工作队伍，强调明确档案管理工作分工，发挥各方面工作人员的辅助作用，积极增加档案管理人手，要求相关部门加大对档案管理部门的人员支持力度。能否组建具有创新精神和专业素养较高的专业队伍直接关系到档案数字化成败，还要在人力资源整合的过程中推动档案数字化建设工作的快速发展。

结束语

综上所述，事业单位在文书档案管理中，要注意当前存在的问题，采取相应的改进措施，使存在的负面因素得到有效排除，进一步提高管理质量与效率，为应对未来挑战提供理想条件。

参考文献：

［1］ 高龙霞.试论新时期事业单位档案管理工作的优化策略 ［J］ .经济学， 2021 （6）： 23—24.

［2］ 刘杰.如何做好机关事业单位人事档案管理工作［J］ .人力资源， 2020 （04）： 97—97.