事业单位档案管理中存在的问题及对策分析

事业单位档案管理中存在的问题及对策分析

张淑红

宽城满族自治县行政审批局   河北承德  067600

摘要：在我国社会不断发展的过程当中，事业单位的建设也在完善当中。在事业单位日常运转当中涉及档案内容的信息是相对较多的，对档案管理的人才需求也在不断增大。在对档案人才的选拔以及其他工作单位任务开展阶段，对于档案的有效管理有着非同寻常的作用，有效的档案信息能够快速地使工作人员从中获取到需要的数据，以此作为整个工作开始的基础，从而提高工作的速度。本文主要针对事业档案管理当中可能存在的一些问题进行分析研究，尽量给予合适的解决方案，希望能够借此研究能为之提供一些有效地帮助，从而为我国档案管理事业添砖加瓦。

关键词：事业单位、档案内容、档案管理

引言：

自改革开放过后，虽然事业单位的档案管理工作在工作效率上都取得了一定程度的进步，但整体的档案管理工作效率还是不够理想，所以在档案管理工作当中必定会出现一定程度上的问题，如果不能将其问题得到妥善地处理，势必会困住档案管理事业前进的脚步，进而也会对事业单位档案管理造成一定程度的影响，所以我们应该重视这些问题，从而才能提高事业单位档案管理的效率，才能满足国家发展的需求，也能促进档案管理人员的进步。本文主要就是以档案管理过程中已经存在或者可能存在的一些问题进行分析进而得出相应对此，以此提升整个事业单位管理的效率，为我国单位的事业的进步提供良好的助力。

一、事业单位档案工作中出现的问题

（一）对档案工作没有充分地认识

    很多档案工作在事业单位运行过程当中，并没有被得到有效的发挥，还没有意识到档案工作在整个工作环境当中所产生的意义，不论从档案管理人员和领导人来看，都无法去感受到档案管理所产生的有效价值，特别是其中蕴含的大量数据对经济所产生的作用，从而导致档案管理工作经常被忽视。所以在大部分事业单位当中并没有被列入年度考核制度当中，也无法成为工作当中的核心地位，也无法提高有效的帮助。从而导致领导对于档案管理工作的不支持和资金缺乏，这也导致了相应配套的硬件设施也不到位。当然这也是有档案管理人员自身不够重视，从而间接的导致对档案信息处理的不够，特别是工作繁忙或者是任务量多对于档案管理工作就会更加敷衍等情况的出现。这也会导致整个档案工作展开的效果很差。综上所述都会在一定程度上去影响事业单位的工作效率。

（二）信息化程度不够

    在互联网大数据时代下，互联网的技术已经得到了空前发展，现代社会的信息化技术被广泛运用在各个行业当中，以至于影响到了人们的生活出行方式。因此，对于事业单位的要求一定是紧跟时代的步伐，跟进时代发展趋势，善于利用互联网信息化技术，让其为档案管理服务。就当前大多数的事业单位档案管理信息化的建设来看，现在绝大多数的事业单位都有自己的信息化处理中心，可以很好的进行档案信息化的管理，并且也可以很好保存和整理相关的信息，虽然这确实很好的提高了事业单位办公的效率和水平。但是，需要说明的是事业单位不同一般的档案管理中心，其中事业单位大部分的信息都是具有保密性质的信息，但是还是有可能导致信息泄露的问题，所以很难从根本上保证档案信息的安全性。

（三）电子办公对纸质办公的冲击

    随着信息化的时代的到来，自动化办公也应运而生，无纸办公模式已经逐渐成为了主流。例如从一份文件的书写，校对、签字、编号、盖章等都可以在自动化系统当中高效完成。而且目前电子文档展现出来的优势远比普通纸质文档来的更加便捷、高效，对诸如档案室、档案柜的硬性需求的要求更少。在使用方式来看并不属于纸质文档，因而逐渐成为主流。“有电子文件”也成为了可以不使用纸质文档的理由之一。

（四）管理力量的不足

    在事业单位当中普遍的现象是，对档案管理的疏忽，导致人员的人手不够，因为档案的管理在大多数人的认知当中只是有一个收集储存的印象，并不是多么重要的一个工作岗位，所以专职的档案工作人员始终是不够用的，多数是其他部门兼职管理，而兼职管理的人员在身兼数职的情况下，难免会出现对档案管理的疏忽，从而导致了档案管理的混乱、无序的一个状态，这严重影响了档案管理的整体水平。

（五）人员的素质水平不达标

    目前单位档案管理工作主要还是依赖外聘的工作人员，日常的管理工作还得依靠前人的指导和教授，很少出现专业出身的高素质人才，个别单位甚至都可能会出现一个并不专业的工作人员去从事这份工作，所以很难对档案的重要性、要求、整理、归档起到一个有效的重视，档案信息收集意识淡薄，从而也导致了这份职业的工作人员整体素质并不高。

二、管理工作问题的问题分析

（一）认识上的问题

    在档案记录过程中，大部分人对人、钱的记录往往会高于对事件的记录，而在大众眼中如果提到档案首先会想到的人事档案和财务档案其次才是文书档案；普遍还存在认为上级领导的文件的重要程度高于本职文件，而本职文件都没有做好就去解决上层文件就会导致档案信息的流畅性并不理想。现在多数的事业单位留存的上级领导文件比本职文件多，这就会导致文件档案管理过程中的主体位置错乱，诸如在某一项活动开始到结束的这一段时间当中，会记录不到位从而结束后就会搁浅，没有形成良好的档案意识。

（二）重视程度不够高

    相当一部分工作人员包括部分领导干部都存在着对于档案保存工作事情的不重视，对于对不是本单位重要工作实践、不能给本单位创造良好经济效益的实践都只是保存，并没有很好的整合利用，从而造成了极大的浪费。在一定程度上档案管理的工作人员还存在在干好本职工作自认自扫门前雪，休管他人瓦上霜的工作态度，只要做好本职工作不外泄，能应付工作需要就可以。处于看起来重要，干起来次要的尴尬局面，从而导致对档案管理工作的不重视。

三、事业单位档案管理中存在问题的解决对策

（一）加强对事业单位档案人员的素质教育的培训

在事业单位当中应该针对内部档案管理人员开展实施素质教育，需要结合现代信息化处理的思想理念，有针对性的对其管理人员开展有效的工作流程或者是工作理念，以及具体化的形式进行改革信息收集处理方式和完善其档案管理制度，只有这样才能提高其工作效率，才能体现出改革后整体的档案管理工作的质量。

（二）对档案管理人员的工作作出相应的制度

对于事业单位来说大多数文件都是存封比较久远的，而档案管理的信息却是在不断增加的，如果无法做好工作直接的相互交接势必会出现相应的问题，那么也一定会影响后续工作正在开展过程中的一系列的问题。所以在档案管理人员工作交接过程中，事业单位就必须做好相应的硬性规定，避免出现在工作人员离开这个岗位，会造成的一系类工作上交接的问题，并且还有留下原先档案工作人员有效的联系方式，以便事业单位在后期工作开展中可能会出现的问题能够得到有效的解决，这也是能够在档案管理过程中起到一项重要保护措施。

（三）改进和完善档案系统功能

    建立好网络技术与档案管理的系统，因为这是结合时代发展的必要选择，以数字化的方式代替纸质文件的重要方法，建立好以数字化为主题的档案信息化战略目标，在全国广泛推广。

总结：

事业档案的管理工作主要是信息化和档案人员的职业素质和对档案工作的认知的一个问题。所以我们要在新的社会环境当中，紧密联系当代社会发展的脚步，在观念上采取有效的措施不断的与时俱进，积极探索更好管理模式，同时也要增强档案管理人员的服务意识和专业技能水平，在档案管理过程中充分发挥作用盲从就社会档案管理的稳步提升。

参考文献：

[1]谢智莉.事业单位财务档案管理信息化及发展趋势研究［J］.兰台内

外，2020(12):54-55.

    [2]林瑞琴.谈科研事业单位会计档案管理工作［J］.中国农业会计，2017

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