基层检察院电子档案异地备份的思考与实践

基层检察院电子档案异地备份的思考与实践

方芹

身份证：321085198008130025 江苏泰州225400

【摘要】电子档案异地备份是有效应对突发事件和自然灾害的积极举措,做好电子档案异地备份与管理工作,已经成为新时期档案工作者面临的最大挑战和难题。在检察信息大数据的今天,尽快解决面临的问题，提升档案意识，提高人、财、物等方面的保障力度，运用先进技术手段，安全可靠地保存电子档案,已成为各级检察机关关注的重点。

【关键词】检察电子档案   异地备份   实践

引言：作为国家专业档案的一个重要组成部分，检察机关档案的存在和发展不仅有利于检察事业的进步，更重要的是它记载了法制建设的历史，反映了民主法制进程和重大司法事件的原貌。基层检察院形成的档案更是开展各项检察业务活动的真实记录，它反映检察机关贯彻执行党和国家的有关方针政策和法律相结合的情况，总结历史经验，是指导现实检察工作的重要依据。目前基层检察院的电子档案大多采用在线和离线备份，尚未意识到异地备份的必要性，一旦遇到各种灾害，电子档案信息就极有可能遭到损坏或遗失，这不仅对案件的真实性、可靠性造成了难以弥补的破坏，更影响了检察工作的利用服务质量和效率。为此，检察档案工作者必领解决电子档案信息的安全保管问题，从长远的角度看,采取异地备份保存是保证电子档案安全的必不可少策略之一。

—、目前基层检察院档案异地备份面临的问题

基层检察院虽然是独立的机构，但没有独立的人事权、财务权，干警人员偏少，设备不全。同时电子档案信息异地备份对基层检察院来说还是一个比较陌生的领城，也没有成熟的经验可借鉴，在实际应用过程中所面临的问题，主要表现在以下四个方面：

（一)认识与机制问题

异地备份是指将数据、档案、资料等重要信息存储到一个地理位置与主要存储位置不同的备份位置。这种备份可以提高数据的安全性，避免在主要存储位置发生灾难或数据遭到攻击时导致信息丢失。由于突发性、地城性灾难发生的频率不高,电子档案数据备份的使用可能性较小，因此多数基层检察院不愿意为档案的异地备份花费过多的经费。另一方面，各个基层检察院之间对档案异地备份的认识不统一，协调机制不健全，不同级别、不同地区以及在多大范围的检察院之间进行电子档案的异地备份保管，在实际工作中缺乏可操作性。同时各个基层检察院的异地备份技术设备的配备情况有差异，使电子档案的异地备份保管在实际操作方面存在难度。

（二）资金问题

电子档案的异地备份及其备份后的管理都需要投人大量的人力、物力、财力，基层检察院的各项工作开支完全依靠政府的财政拨款，每年的经费主要用于检察院的日常工作，想从有限的办公办案经费里拿出资金进行电子的异地备份，在资金保障方面对于基层检察院存在难度。

（三)异地备份选址问題

电子档案保存备份的异地选择很重要。按照异地备份的场所要求，要以相距300公里以上，不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方为宜，处于不同地震带、不同流域、不同气候类型以及地理远缘。同时异地备份场所的保管环境应符合电子档案信息载体的安全保管要求，最好能满足《档案馆建筑设计规范JGJ25-2000）的要求,力求适宜的温湿度，做到防磁、防水、防光等八防措施到位，以延长备份的电子文件的寿命。这些要求仅靠基层检察院各自的努力，协调沟通方面存在难度。

（四)数据安全的问题

检察院的档案数据，绝大多数都是涉密内容,有的甚至是永久保密的绝密资料，但是在进行电子数据异地备份时,电子数据的运送传输和保存,都有被窃取或者遗失的危险。这就决定了如何找出和解决异地备份数据转移存在的风险，保证涉密信息的安全是我们需要面对的一个重要问題。

二、基层检察院档案异地备份的探索实践

笔者结合自己在近年来档案各类的实践，对基层检察院电子档案异地备份的可行性进行了一系列的探索，对制约电子档案异地备份保管的因素进行分析,并提出相应的解决对策。

（一）深化认识，专人管理

基层检察院要充分认识异地备份重要性和技术要求，设立专项制度，定期对档案管理人员的进行档案异地备份相关知识的专业培训和考核，提高档案管理人员的理论水平；设立专人管理制度，要求责任到岗，责任到人，坚持以制度管人，以人管档案，形成良性循环。

（二）加大投入，经费保陣

异地备份是一项专业技术性很强的工作，档案资料保存的好与坏，直接影响到档案的完整性和真实性。为不断适应信息社会的档案安全工作的需要，保证档案异地备份的安全性和数据完整性，基层检察院应当加大档案异地备份专用设施的资金投入力度，统筹本院经费，设立异地备份专项资金，确保异地备份工作的顺利开展。

（三）注重细节，技术支撑

1、档案数字化甚至加密。

由档案管理员按照相关规范要求，将历史档案从传统载体形式转换为电子文档并建立索引。对所有的纸质案卷、声像（含照片）、实物等通过高速扫描仪、专用设备、扫描软件进行扫描，加工为高质量的影像文件，格式可以是JPJ、PDF、TIFF等;将录音带、录像带中的影像资料通过专业的转换设备转换为音、视频文件，格式可以是WAV，RMVB、MP4等，并将转换后的电子文件通过档案管理系统保存至档案服务器中，及时做好离线备份和异地备份。不仅方便干警的查询利用,更有利于档案的安全保存和管理，即使纸质文档、录音、录像资料受损，机房服务器、离线和异地保存的备份数据仍可以还原所有的信息。对部分重要的电子档案采取數字加密措施，使用时只有输人正确的密码才能打开档案数据文件。

2、采用在线及脱机备份。

在异地安装档案备份服务器，基层院安装客户端,在线备份采用服务器的磁盘阵列为载体，使用数据库管理软件管理备份调度计划,计算机自动执行周期性备份工作,将档案服务器上的所有数据通过内网网络备份到指定的磁盘阵列中去，以便应对随时突发的系统故障。

脱机备份采用光盘和硬盘作为载体，每半年分别使用光盘刻录两份数据备份光盘、硬盘保存一份备份数据的策略来保存所有核心数据，并将一份刻录完成的数据光盘送到异地做备份保存，在现有条件下尽可能地保证所有电子档案数据的万无一失。

（四)多方考虑，选择平台

1、基层院之间自愿结对，互相保存对方的档案。

相隔一定距离的基层院之间可以自愿结成对子，双方对异地备份的介质、技术要求、移交保管方式、定期检测方式和保管条件等进行研究、商议，每半年互相移交本院刻录档案数据的光盘或者存放档案数据的硬盘，存放到对方检察院进行异地保管，互为档案数据备份基地。这种方法成本低、易于实现，既可以有效预防档案在不可抗拒的灾难中毁灭，又可以最大限度地确保涉密档案的安全。

2、依托上级院的平合进行。

在上级检察院已实现了档案异地备份的情况下，可以依托上级检察院的备份平台。例如异地某市人民检察院异地灾难备份系统正式投人运行，利用镜像技术实现数据实时增量备份,主用系统出现故障后15分钟内可以切换到备用系统。该灾难备份系统的能力需达到国家规定的最高级别，即达到数据零丢失、远程数据实时备份、应用系统可以实现实时无缝切换等指标。作为与该市检察院的异地备份结对协议检察院，可以在该市院异地灾难备份系统运行稳定后,争取将本基层院的档案服务器设在该市院机房，依托市院的系统进行备份。

结语

历史和现实告诉我们，毁灭性自然灾害是不可避免的，随时都可能发生，而一旦发生,就会对档案造成不可挽回的毁灭性损失。只有将电子档案异地备份工作作为当前和今后一个时期基层检察院的一项重要任务，尽快尽好的建立制定电子档案备份、转换和迁移方案及策略,落实档案异地备份工作，才能提高应对、处置自然灾害的能力,确保检察档案在灾害发生时的安全和应急利用。

参考文献

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