档案信息化建设的管理与创新途径

档案信息化建设的管理与创新途径

黄伟雄

湛江市军队离退休干部服务管理中心    524022

摘要：档案信息化管理是档案管理的必然趋势，随着信息技术的发展，档案信息资源已经成为一种重要的战略资源。本文以军队离退休干部档案信息化建设为研究对象，分析了档案信息化建设管理中存在的问题，并针对存在的问题，提出了几点档案信息化建设的创新途径，以期进一步促进和完善我国军队离退休干部档案信息化建设工作。

关键词：军队离退休干部，档案信息化建设，存在的问题，创新途径

引言

随着信息化技术的发展与普及，档案信息化管理是档案管理的必然趋势。档案信息化管理可以实现档案资源的数字化、标准化、网络化，实现资源共享，提高档案管理和利用的现代化水平[1]。与其它档案信息化建设相比，我国军队档案信息化建设的工作起步较晚，但发展较快，1997年3月我国开展的军党工程建设标志着我国军队档案信息化建设开始了有组织的起步阶段[2]。在军队档案信息化建设的推动下，全军各级档案部门也深刻的认识到档案信息化建设的重要性，档案的工作方式也从保管型转变为服务型,这也为军队离退休干部档案信息管理提供了坚持的基础。

一、军队离退休干部档案管理的内容

军队离退休干部档案记录了其军旅生涯和人生轨迹等重要信息，是军队为离退休干部提供各项服务的基础，也是军队离退休干部转移到地方的重要人事依据，对军队离退休干部意义重大。具体来说除了常规的人事档案管理外还包含以下几方面内容[2]：（1）在职期间推行的各项制度和政策。（2）可以反映离退休干部在职期间工作态度和工作状态的各项活动记录和会议记录。（3）工作期间的表现材料。这些内容都是其在工作期间的真实记录，直接反应了他们的工作能力、工作水平和工作质量，应当全面记录在军队离退休干部的档案管理中。

二、军队离退休干部档案信息化建设管理存在的问题

尽管档案信息化建设工作已经取得了一定的进展，但应该清醒的认识到，由于军队离退休干部的档案管理需要由军队移交到地方相关部门管理，因此在军队离退休干部档案信息化建设管理过程中还存在许多问题和不足。

1、档案管理意识不强

    长期以来，我国各级部门从领导到档案工作人员重业务、轻档案管理的现象较为普遍，没有认识到档案的功用和价值，认为档案管理就是单纯的保存一些文件和资料，没有什么技术含量，档案法律法规意识薄弱，军队离退休干部的档案涉及到移交过程，因此无论是军队还是地方负责接收军队离退休干部档案管理的部门都忽视了军队离退休干部档案信息化建设的重要性，尤其是地方管理部门，认为自己只负责接收军队移交的材料，因此对军队离退休干部档案信息化建设重视程度不够。

2、档案信息化水平低

    虽然档案信息化建设工作已经广泛开展，但档案信息化往往只体现在了对军队离退休人员的人事管理方面，而对于其具体的工作表现、各项活动记录和会议记录的信息化采集和录入工作并没有普及，有很多记录仍然采用传统的纸质记录方式进行归纳和存档，在进行档案查找时往往需要提供精确的时间、日期或名称等才能进行查找，这极大的浪费了档案管理工作人员的工作时间，降低了工作效率。另外纸质档案保存缺少恒温、恒湿的保存环境，导致纸质档案容易发霉、受潮，造成损坏。由于缺乏信息化管理，还有很多重要的音频和视频无法保存，影响了档案信息的完整性。

3、档案管理机制落后

    首先，军队离退休干部档案管理仍采用传统的管理方式，信息化管理缺乏一整套完善的管理系统和管理机制，对离退休干部的档案采集、归档工作不及时，对于已经收集归档的档案信息没有统一的处理流程，没能实现规范化的管理，对于部分纸质材料在由部队转移至地方的过程中，还可能存在遗落或肆意修改的现象。其次，军队离退休干部的档案往往随着工作年限的增长而增加，尤其是近些年，干部的工作量明显增加，各种活动记录和会议材料也迅猛增长，而对于这些档案的管理缺乏系统性的管理。最后，受保密因素的影响，离退休干部的档案一旦上交就变成了机密的文件，造成档案管理的透明度不高，离退休干部本人无权进行查阅自己的档案，也无法了解档案内容的全面性和真实性。

4、档案工作者素质和工作积极性有待加强

    由于各级领导对档案工作的忽视，认为档案工作十分简单，不需要专业知识，导致大部分档案工作者都为兼职人员，档案知识相对匮乏，对档案工作的积极性不高，只把其当做一个升职的“跳板”。而专职的档案工作人员由于档案工作不受重视，很难单纯通过档案工作创造业绩，升职的机会较少，加上档案工作枯燥、乏味，因此对档案工作的积极性较低。

三、军队离退休干部档案信息化建设管理创新途径

1、强化军队离退休干部档案信息化建设的制度规范

    与传统的档案管理相比，档案信息化建设存在着保存时间长、存储媒体与设备系统的兼容性和形式多样性等特点，因此国家层面应当进一步加强和完善档案信息化建设的相关法律和标准，而各地方军队离退休干部管理部门则应在国家标准下，结合军队离退休干部档案信息化建设的自身特点，建立一套与国家标准相统一的军队离退休干部信息化建设和管理的标准和规范，同时为了提高档案信息的使用效率，应当建立一套科学合理的档案管理体系，对军队离退休干部档案信息的采集、整理、保管、查阅等进行规定， 并对各类信息进行有序划分，设置好相应的安全级别，最后进行归档保存。

2、提高认识，加强培训，提升管理水平

    领导的重视是军队离退休干部档案信息化建设工作顺利开展的前提，因此各级领导应当正确认识军队离退休干部档案信息化建设的重要性，一方面要配备专职的档案管理人员和档案工作人员，给予离退休干部档案信息化建设必要的政策支持和财政支持，另一方面要定期展开档案信息化建设的培训工作和学习工作，因为档案信息化建设离不开其他各个部门的配合，因此要提高各级领导和档案管理人员对档案信息化建设重要程度的认识，积极配合专职军队离退休干部案管理人员做好离退休干部档案信息化建设工作。

3、培养档案信息化管理的专业人才

与传统的档案管理不同，档案信息化建设对档案工作人员的要求更高，这种要求不但体现在单纯的信息技术水平方面，还要求档案工作人员有着较高的档案业务素质和爱岗敬业的精神，随着档案信息化建设的多样化，还要求档案工作人员有着完善的知识结构，因此军队离退休干部档案信息化建设过程中应当配备专职的、专业的档案工作人员，并定期组织其进行业务学习，重视档案工作人员的工作内容，通过合理的激励政策，激发档案工作人员的积极性。

总之档案信息化建设工作是一项长期和持久的过程，要想做好军队离退休档案信息化建设工作需要有完善的法律、法规、规章制度，需要各级领导的高度重视，以及完善的政策和财政支持，更需要具备高素质的档案管理人员。

参考文献：

[1] 和海金. 浅谈军队离退休干部档案管理[J]. 青年时代, 2018, 000(016):280-281.

[2] 冀中党. 军队档案信息化建设应注意的几个问题[C]// 信息社会档案学理论与实践. 0.

[3] 李丽. 略议军队档案管理创新[J]. 信息管理:上海, 2005, 18(3):29-31.