事业单位涉密电子档案安全管理风险与对策研究

事业单位涉密电子档案安全管理风险与对策研究

杨丹1 刘鑫1 郭小乐1 冀占军2

1. 承德市政协民族和清史文化研究中心（承德政协文史馆） 067000
2. 承德广播电视台 河北省承德市 067000

摘要：数字信息技术与事业单位会计档案管理工作的深度融合，对于会计档案管理既是机遇，也是挑战。一方面，数字化、信息化等技术运用，有助于提升事业单位会计档案管理效率，实现对事业单位会计档案资源的有效整合，更好地发挥会计档案在事业为发展中的特殊作用。另一方面，事业单位会计档案电子化管理也面临着一些亟待解决的问题。特别是在事业单位会计档案制度机制建设、人才培养、流程优化等方面还亟待完善和创新。

关键词：事业单位；会计档案；电子化管理；管理标准；胜任力

引言

在我国，事业单位作为政府部门的延伸，肩负着社会很多方面的工作，为社会的发展起到了重要的推动效果。而在这个过程当中，事业单位的工作将会产生许多各种类型的档案资料，而这就需要依靠开展相应的档案管理工作进行有效的整理。将信息技术在档案管理工作当中进行应用是一项非常有效的举措，不仅可以直接优化档案管理工作的过程，还能够提升档案管理的效率。

1档案管理的概念及优势

档案必须具备以下三个特征：原件性、凭证性、价值性。而电子档案指的是“按照档案管理的有关要求，有针对性地留存出来的且有着特定使用依据、含有历史内容、采用特定方式封存的电子文档”。这一概念也表明电子档案必须是经过存档的电子文档，并且必须具备原数据、认证数据和历史数据等一系列特征。现在，电子档案管理部门已经普遍把对全过程的管理和前端的控制理论原则视为电子档案管理部门的重点。但是从实际情况来看，不管是对全过程的管理还是对前端的控制理论，在现实工作中都难以实现。在大数据时代，档案管理的原则就是尽可能地关注电子档案管理工作的整个流程，让电子档案保留其相应的原始性、价值性、凭证性。

2事业单位涉密电子档案安全管理风险

2.1不够重视

当前时期，国家事业单位开展档案管理工作信息化发展过程中，最常见的问题就是思想层面的重视程度有限。很多事业单位虽然注重信息化，但并没有将信息化和档案管理工作实现深度融合，甚至有很多单位仅仅将信息技术在档案管理工作当中作为一个“面子工程”，导致事业单位在档案管理工作的效率上难以实现有效提升。不仅如此，对档案管理工作的信息化缺乏重视还会引发一种问题，就是在档案管理工作的信息化过程当中对信息技术的运用出现严重的偏差，这甚至可能直接导致事业单位档案管理工作出现严重的失误。

2.2技术落后

事业单位档案管理工作信息化过程当中使用的信息技术较为落后也是一项长期存在的问题。一方面，很多事业单位长期受到传统工作理念的影响，在对档案管理工作应用信息技术的过程当中仍然保持着相对陈旧的观念，不仅所使用的信息技术方案相对落后，而且未能根据当今社会信息技术发展与社会进步的潮流对档案管理工作当中使用的信息技术进行有效的改革与创新，导致事业单位档案管理工作的效率受到严重的影响；另一方面，部分事业单位虽然想要借助先进的信息技术进行档案管理的相关工作，但是往往由于经费问题导致事业单位本身缺乏信息技术相关的软硬件措施，只能使用相对落后的信息技术方案进行档案管理。久而久之，事业单位的档案管理信息化工作质量和效率就无法得到全面的提升。

3业单位涉密电子档案安全管理风险的对策

3.1强化“大档案”观念，做好档案管理工作

“大档案”一方面是指把各类具备保存价值的历史资料进行统一集中管理，多档一体，做大做强的综合归档；另一方面则是指超越传统意义的归档范畴，为了适应历史大量化、复杂性、价值密度高等的特征，人们不再特意明确何种历史记录具备保存价值，而是尽可能地全面搜集和存储历史数据。随着计算机技术的发展与广泛应用，网络系统不断集成融合，大数据归档、海量存储更加方便，但同时，海量数据中什么文件可用，什么时候可用几乎是无法精确预测的。在这些情形下，有关部门必须要建立“大档案”观念，尽量全方位地收集保存生产经营活动和企业管理等各方面的真实历史记录，进行统一集中管理，以准确无误地记载并实现全面覆盖，为科学生产、创新发展提供尽可能翔实的历史资源。

3.2信息化软硬件建设

围绕事业单位的情况，加强信息化管理的软件、硬件设施能提升整体的信息化发展，具备性能优良的设备，才能够帮助整个档案管理工作朝着信息化方向不断迈进。对于硬件设备建设，事业单位要给予足够的支持，通过资金拨款，让相关的硬件技术设备得到不断更新完善，以此推动事业单位纸质档案的信息化。不仅如此，事业单位在条件允许的情况下还应当努力实现信息档案的数字化管理，并且在本单位内或是与其他单位进行联合档案资料多媒体数据库建设，从而使档案管理工作的先进性得到有效提升。在软件设施的建设方面，事业单位应当根据本单位的档案管理模式建立全面的电子档案管理系统，将每一份档案资料都按照时间、类型、规格等进行有效划分，同时还要围绕着档案构建自动化的查询系统，这个系统要贴合单位的实际，灵活地对系统进行设置。在自动化查询系统的过程中，对于人员的验证一定要做好统一安排，这样才能在保证档案安全性的前提下，让整个档案工作的效率得到最大化的提升。

3.3实现电子文件归档和电子档案管理

首先，应大力推动无纸化办公，实现电子文档生成、校核、审查和签发全过程的无纸化流动，并通过电子签章等重构操作环节，处理好“签字”“报审”和中断无纸化办公的主要问题，以保证原有电子档案的真实性。其次，仔细梳理电子档案资料管理的基本要求和标准，明确各行业部门档案资料的存档范围和保存时间，并明晰接受条件，以确保存档或接受的电子文档和原资料真实有效、收集完备、整理规范、编号正确、形式合理。

结束语

在事业单位发展的过程当中，对于以往的档案资料的管理与运用是一项非常重要的工作，而现代化信息技术在档案管理当中的应用则是大势所趋。只有加强对信息技术用于档案管理工作的重要性的认知，采取相关的途径，借助信息技术推动整个档案管理工作的高效发展，这样才能够进一步带动国家整体事业单位档案管理工作优化提升。

参考文献

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[2]赵晓雯.浅议国有企业涉密档案的管理[J].中外企业家,2020,No.683(21):137-138.

[3].省档案馆进行数字档案馆系统应急演练[J].浙江档案,2020,No.468(04):17.

作者简介：杨丹，女，1979年8月出生，承德市政协民族和清史文化研究中心（承德政协文史馆）工作，主任（馆长），北京邮电大学软件工程研究生学历。