关于加强档案管理安全保密以及信息化档案管理的思考

关于加强档案管理安全保密以及信息化档案管理的思考

余胜

平昌县江口街道办事处社会事业服务中心    四川平昌  636400

摘要：一般而言，档案管理是开展工作的基础，但想要充分发挥其效能，就需加大管理力度，做好安全保密工作，并不断提高信息化管理水平。本文主要围绕加强档案管理安全保密以及信息化档案管理进行了探讨、分析以供参考。

关键词：档案管理；安全保密；信息化档案管理

电子信息时代背景下，信息更新速度逐渐加快，档案管理也实现了信息化，攻克了传统纸介档案厚重、存档不便等问题，进一步促进了其管理效能的提高。但值得注意的是，受各种因素的影响，档案管理也面临着一些问题，故为强化其安全保密性，就需结合实际情况展开信息化档案管理，不断提高管理质量，从根本上确保档案管理效能的充分发挥。

1、信息化档案管理的意义

一般而言，档案是机关、团体及企业事业单位行政管理事务活动中所产生的信息，涉及了指示、报告、通知、布告、决定、记录、总结等材料。同时，基于收集、整理及利用信息的前提下，不仅可促使数据一目了然，且也可为相关决策提供依据，充分发挥着引导等作用，可为其他管理工作的顺利展开提供保障。近些年来，在现代化管理节奏不断增快的背景下，计算机及网络得到了广泛的应用，档案管理也不例外，为档案信息的接收、辨别、分享等奠定了扎实的基础，在一定程度上减轻了人员的工作量，促进了档案管理安全保密性的提高。

2、信息化档案管理现状问题

2.1起步较晚，覆盖率欠理想

基于信息化档案的前提下来说，建设工作的展开需对基本信息进行收集，这也是实现建档的基础条件。但就现阶段而言，受传统思想的影响，一些企事业单位等并未加大对档案管理的重视，工作人员数量较少，增加了工作量及难度，工作效率及质量难以达到理想；无法熟练的操作建档软件，导致建档信息发生差错，或是并未实现全面覆盖，这在降低档案管理效果的同时，也无法充分发挥其引导作用[1]。

2.2共享率较低

我国地域辽阔，对于信息化档案管理模式的建设缺乏统一标准，故企业事业单位的建档目标、内容及重点项目等也存在一定的差异，这就引发了信息孤岛问题。同时，档案管理系统也未展开数据交换，这就加剧了信息孤岛的严重性，降低了共享效率。

2.3信息安全与隐私保护力度不足

现阶段，我国尚缺乏完备的信息化档案管理体系，对信息数据的共享内容、方式、标准等各企事业的认识未形成统一，加之档案管理的云利用也缺乏完善性，地方相关配套标准、法律较为滞后等，这就直接引发了档案信息安全问题。

3、加强档案管理安全保密以及信息化档案管理的对策

3.1强化软件开发，促进安全性能的提高

在档案管理中，除了要完善档案录入、归档、调阅编辑等一系列工作外，强化档案信息安全保护就显得尤为重要，这主要是因为档案本身具备安全保密性能。在此背景下，对于档案管理工作的展开就需谨慎的筛选档案管理，严格遵守相关标准规范展开软件开发工作，不断革新技术，旨在促进软件安全性及稳定性的提高，防止因外界网络技术供给而引发文件泄露问题，导致一些不必要损失的发生。另外，对于档案管理系统的选择，需充分考虑正规性、安全性、稳定性等，这也是强化档案文件保密性能的关键[2]。此外，也需强化资金投入，及时补充、更新档案管理所需的一些设备，最大化满足档案管理的实际需求，避免因技术漏洞，或是设备陈旧因素而影响档案管理效果。

3.2强化档案工作人员的能力及综合素质

在档案管理过程中，档案工作人员发挥着关键性的作用，为促进管理水平及效率的提高，强化档案管理规范性就显得尤为重要。在此过程中，需不断强化工作人员的能力水平及综合素质，定期展开培训，传授人员现行的一些技术手段及先进设备的使用方法[3]。值得注意的是，对于新形势下档案管理需具备的网络操作技术，也需展开教导。

3.3强化数据库建设，提高安全性能

在数字化管理中，数据库建设是核心内容，直接决定着现代化管理水平。基于计算机技术的前提下，通过编程、处理可结算、分析数据库中的数据及资料，从而检索自己需要的信息。通过分析数据库技术工作原理可发现，其是一种管理及处理数据的信息技术，通过对此技术的合理应用，可实现数据的分析、检索及处理，且也可持续补充扩展及更新。因此，就需强化数据库建设，不断促进数据安全性的提高，旨在充分发挥档案管理效能。

3.4强化隐私保护

信息化档案管理建设工作的展开，需重视相关法律法规的完善，构建有效的规范及准则，以为档案管理的合法使用提供保障。同时，还需对健康信息具体保护内容及范围进行明确，规定侵权行为，并设置有效的应对策略，这也是推动信息化档案管理可持续发展的关键。例如，可合理应用防写及加密技术，其中防写技术的应用：将档案资料设置成只读模式，此模式下只能经客户端读取信息，无法修改档案资料，具备不可逆的特点，可避免档案资料丢失问题的发生；防写技术的典型优势就是一次写入光盘、只读光盘，后者仅可读出信息，无法续写，或是将信息删除，前者只能一次写入，但可多次读取信息。基于档案信息化管理的前提下来说，其核心思想就是加密管理档案资料，而加密技术的应用，可进一步促进档案资料安全性的提高。其中，密码技术在档案安全技术中占据核心地位，可将档案资料设置成不公开，或是保密状态，即机密资料转化成乱码后保存，就算档案资料被盗窃，如若没有密码也无法破解档案信息。就现阶段而言，档案信息化管理中，作为常用的加密技术包括了对称性加密、公钥密码算法等。此外，信息化档案管理中，档案传递过程不是单个部门，或是企业独立完成，需由各部门形成协作配合局面，故为避免档案传递过程安全保密性不高问题的发生，就需强化此环节的管理力度，相关人员需将国家及人民利益放在首位，增强安全保密意识，严格防控资料泄露等问题，以确保档案管理效能的充分发挥

[4]。

3.5加强信息化档案管理

一般而言，加强档案信息化基础，可为档案信息化建设做好铺垫，这对于促进档案信息化水平的提高起着积极的意义。在完善档案信息化基础的过程中，需积极引进成熟的新技术及基础设备，确保操作系统的稳定性，旨在为档案信息化营造一个良好的建设环境。另外，档案行政机关也需充分发挥督促作用，增加档案经费预算，争取将档案细心和建设纳入到政府，或是行业专项建设经费中，特别是地方信息化建设等方面，为信息化档案管理的顺利展开奠定扎实的基础。此外，也需健全数据共享标准体系，对于信息化档案管理，我国相关机构虽然有设置相关行业准则、信息标准，但信息化档案建设仍然未形成统一规范标准，系统建设速度过快，导致当前标准和实际业务间产生了严重脱节，增加了数据共享难度。在此背景下，就需从宏观层面上协调平行系统，对标准规范及体系进行完善。

4、结语

综上，我国信息化档案管理应用时间较短，面临着较多的问题，故为全面促进档案安全保密性的提高，充分发挥其效能，就需从大数据视角下展开开发、创新等工作。在此过程中，需严格遵守相关建设原则，包括统一高效、资源整合、信息共享、互联互通等，充分结合应用及实践，旨在为其他工作的高效、高质量展开奠定扎实的基础。

参考文献

[1]仇连智.档案管理的安全保密及信息化档案管理研究[J].百科论坛电子杂志,2019(21):614.

[2]雷利萍.加强档案管理安全保密及信息化档案管理的思考[J].卷宗,2019(23):140.

[3]林芳.探讨档案管理的安全保密及其信息化档案管理[J].办公室业务,2020,(07):30+63.

[4]刘红晶,白洪云.基层单位档案安全保密工作的现状及对策[J].兰台内外,2019(5):24.