信息技术在档案管理工作中的运用探究

信息技术在档案管理工作中的运用探究

黄舰

四川省内江市东兴区城乡居民养老保险服务中心  

摘要：在信息科技日臻完善和“大数据”技术不断成熟的今天，更多的企事业单位开始在档案管理工作中着手于推进信息技术应用的进程。立足于上述客观事实和趋势，笔者将立足于现代档案管理学和市场发展的角度，结合个人工作经验和对有关资料的学习、分析，围绕“信息技术在档案管理工作中的运用探究”一题撰写本文，针对这一方面存在的一系列问题提出相应的策略性建议，希望能够对诸位的工作优化起到一定的帮助作用。

关键词：城乡居民养老保险中心；信息技术；档案管理；意义；策略

    在过去很长一段时间里，对于城乡居民养老保险中心这种基层社会性保障服务单位而言，档案管理都是一件十分繁杂而又重要的工作，管理者需要处理的信息多如牛毛、浩如烟海，但是必须要将每一份档案做好分类、储存和保管工作，还需要在被用到的时候做到对目标材料的“秒提”。在信息技术飞速发展的当今社会，“数字化档案”的构建活动逐渐成为有关工作的大势所趋，城乡居民养老保险中心在依托信息技术提高档案管理效率和质量的同时，也需要利用信息技术来进一步保障档案的安全性，从而给自身的职能发挥提供更为可靠、有力的保障。

一、依托信息技术完善档案管理工作的意义

（一）有助于提高档案管理工作的执行效率

信息技术在档案管理工作中的有效应用具有划时代的意义，代表着城乡居民养老保险服务中心能够彻底颠覆过去依附于纸质档案而开展信息成分收发、整合、保存和调用的传统形式的束缚，转而采取更有效率和精度的模式完成同类工作的“一键完成”——这正是信息化档案建设所具有的最为突出的研究点和赋能点。

依托于对信息化档案体系的有效构建，城乡居民养老保险中心的档案管理员可以完成档案内容的高效整合与能动应用，在同等的时间成本消耗情况下完成更多数量的档案信息归类、整理、保存和调用活动；除此之外，相关工作的顺利开展也能够进一步减少档案管理活动所需要耗费的其他方面的资源，使档案的保存和建设体系以轻质化的方式进行；更加值得提及的是，档案的信息化管理具有更为可观的执行精准性，能够基本上规避开“坏档”、“错档”和“重档”等问题的出现。

（二）有助于促进单位业务的规范化建设

当今社会正处于“互联网＋”的科技时代，这一时代最显著的特征便是居民对标于多方面社会诉求的几何级增长以及相关附属业务的多渠道演化，同时各类型的社会资讯也在凭借网络和自媒体的发展而迅速“繁殖”，这些特性的存在一方面促进了城乡居民养老保险中心等社会基层保障机构的建设，另一方面也给相关单位的档案管理工作带来了巨大的挑战。

依托于对信息化档案体系的有效构建，城乡居民养老保险中心的档案管理员可以借助于信息化路径、方法以及远程交互载体、技术来完成本单位以及其他社会保障机构、科室、人员乃至事业项目之间更快速度、更高精度的“互通有无”，以此来建设起对标于信息化档案信息摄入、整理、保存和调用的“高速通道”，一者能够很好地规避开资讯内容在不同环节、多个过程当中出现的讹误、遗失和重复，二者也可以有效杜绝不符合单位业务发展和职能履行之问题的产生，可谓是“一举两得”。

二、依托信息技术完善档案管理工作的具体策略

（一）依托“大数据”技术，提升档案数字化管理和信息安全工作的效率

从常规意义上来看，人们所提及的“大数据”技术，可以被理解为是依托于人工智能和网络信息传递而对大量的数字化信息进行自动摄入和校对、存储的应用型技术。在信息化的宏观背景之下，档案资讯的产生过程十分便捷，这就意味着城乡居民养老保险中心在自身的履责过程中的每一时每一刻都在客观地“制造”对应的信息资讯。结合这一客观事实，城乡居民养老保险中心的档案管理员务必要从更高层面出发体现出对“大数据”技术的能动应用，结合当前的信息化档案内容来设计、执行相应的资讯自动传输、录入系统和应用程序，并在“大数据”技术的应用程序中实现目标资讯的数据调试宏、解析宏和转录宏的编写、调试，用这些策略来达成信息化档案管理的目标，最终大幅度提高工作的执行效率和质量。

例如对于城乡居民养老保险中心的居民养老信息管理部门等需要彰显“‘精’字功夫”的部门来说，档案管理员可以借助中心内部的访问系统以及相关系统所配置的后台数据存录站点，直接构建起与之相匹配的信息化档案信息转录宏，同时结合转录宏的计算模式、流程来进行校对系统和程序的编写、调试工作，最终把转录为数字化形式的信息数据整合为可读内容并存储到专门的档案电脑当中。

（二）依托远程交互技术，提升档案数字化管理和信息安全工作的质量

    笔者在之前的调查中发现，有不少地区的城乡居民养老保险中心所面对的档案管理工作难点并非相关资讯的储存和调用，而是如何依托于信息化手段实现对应信息的采集、转录。针对这一严峻问题，城乡居民养老保险中心的档案管理员应当在本单位、部门以及其他部门和中心之间完成对标于信息化档案管理转录活动的交互平台，借助相应的技术、设备来实现对重要项目、核心部门信息资讯的实时识别、采集、筛选、整合和录入，然后再凭借“大数据”技术来实现对应资讯的整录；在开展了一定阶段的工作后，城乡居民养老保险中心的档案管理员还可以利用远程交互项目基点和“云”存储平台来开展档案资讯的校对，以此来增强中心自身的档案建设、管理效力。

比如对于城乡居民养老保险中心的支付中心来说，档案管理员便可和本单位的居民信息管理、民政、公安等其他相关部门在同频局域网中构建起具有同样基点的信息化档案转录、整合平台模块，依托于设置密钥等方法来确保相关平台的资讯内容转录、整合可靠性，同时实现相关部门工作信息的实时采集与跟进式储存。

（三）依托对交宏程序技术，规范档案数字化管理和信息安全工作的过程

传统档案的信息化整合可以说是一项十分繁重的工作，然后后续的信息储存、应用所需要的工作资源也是非常可观的。对于这两个方面的工作来说，城乡居民养老保险中心的档案管理员应当充分认识到交宏程序的重要研究、应用意义，依托于有关程序、软件所拥有的多维度资讯录入、输出以及能动转录优势来给档案的信息化资讯存储、保管、调用来添加一道可靠的“安全门”，根据本单位相应的服务区域、服务群体数量以及具体的工作制度等来完成信息化档案资料的数据化、规范化归类。当然必须要进一步强调的是，这一方面的工作必须呈现出更强的主观能动性，不要过度追求形式上的“革新”，否则必然会导致“坏档”、“重档”的出现以及档案信息泄漏等严重问题的滋生。

对于城乡居民养老保险中心来说，档案管理者不妨在为居民进行个人信息录入活动时，在对应的信息终端档口中植入写有密码程序的对交保障宏插件，同时实现对信息化档案的自动录入、保管和应用失效后的智能处理程序，最后结合本单位、部门当前阶段的服务项目、职能来执行档案保管、调用密码和权限的发放、更新，等等。

在完成以上几方面工作的同时，城乡居民养老保险中心的档案管理员还要考虑到本地居民网络使用条件的差异性，在信息化档案的建设工作中体现出一定的人文关怀性，从而更好地完善工作的综合开展质量并为成果的进一步扩大构建“软”保障。

结束语：

    科学技术的发展推动着人类社会的进步，如何研究、用好、发展新的科技，便是每一位社会建设者都需要思考、解答的核心命题。城乡居民养老保险中心是承担人民群众社会福利保障责任的重要部门，相关单位的档案管理员必须要重视起对信息技术的能动应用，以之为抓手促进档案管理、保障工作的能动优化，围绕多元主题设计、执行必要的方案，以此来从更高维度切入提高工作的执行效率、质量，并为我国基层社会保障事业的建设做出自己应有的贡献。

参考文献：

[1]赵一铭,宁赞赞. 档案管理信息化建设的思考[J]. 兰台内外,2023(3):48-49,58.

[2]韩曼茹. 档案管理信息化建设思考[J]. 兰台内外,2022(34):13-15.

[3]鲍冠斌. 档案管理信息化建设的思考[J]. 科学与信息化,2022(12):25-27.