提高档案管理科学化水平的路径探讨

提高档案管理科学化水平的路径探讨

曾洁

身份证号：421023198111138740

摘要：新形势下，尤其是数字化时代的到来，通过大数据、信息化等先进技术的牵引，促使传统的档案管理在管理理念、管理模式、管理工具、管理范围等方面发生了翻天覆地的变化，档案存储、查询和借阅的效率大大提升，不仅为单位节省了大量的人力、物力，同时为单位的高速发展奠定坚实的基础。

关键词：档案管理；科学化；路径

1档案管理工作的作用

档案管理具有重要的社会意义，是一项具有管理性、服务性和具有重大政治意义的工作。档案管理工作虽然不能带来实际的经济利益，也无法被单纯的档案机构或者个体所掌控，但却可以为社会发展提供宝贵的资源，包括收集、整理、分析、归类以及统计等多种方式，从而发挥出其独特的管理价值。档案管理系统并非孤立存在，它是社会管理体系中不可或缺的一部分。档案管理的重要性在于它能够为社会实践提供有价值的信息，这与传统的档案职能有所不同。尽管档案部门也致力于研究和编辑档案，但它们的目标仍然是为了更好地满足社会需求，并为其服务。因为档案的重要性涉及国家的安全、发展和繁荣等重大问题，因此，无论是中国还是其他国家，都严格遵守保密措施，其中一些涉密档案将永久封存，只有在规定时限结束时，方可向公众开放，此类档案管理的重点在于确保其机密性。档案管理系统对于建立和维护国家文献信息体系至关重要，不仅可以提升信息查阅的便利性，而且可以作为社会信息体系的核心支柱。档案管理无疑是一项重要的工作任务，它既可以为当前的工作提供指导，还可以为未来的发展提供支持，更可以为整个社会带来持久的发展动力。

2推进企业档案治理的难点

2.1企业重视程度不够，档案意识不强

企业的档案管理工作在企业发展中不能直接产生经济效益，部分企业管理者认为档案就是简单的资料收集、整理、保存、借阅登记，与经济效益和社会效益没有直接关联，保持传统模式即可，致使对档案管理工作的投资少、要求低，甚至边缘化，重视程度不足严重影响了档案治理体系的有效推进。档案部门缺少档案和信息化专业人员，很多档案人员被动从事档案管理工作，缺少理论知识和实践经验，工作内容琐碎，很难体现价值，对档案的认同感较弱。企业员工的日常培训中缺乏档案知识培训，导致在日后工作中很难有主动建档、存档、归档的意识，认为所有档案归档即可，不需鉴别分类整理，只要全部归档就安全可靠，然而在出现问题时才发现不能很快定位、查找到所需的信息内容。这种对档案工作错误的认识，势必无法满足档案治理现代化需求。

2.2企业信息化发展与档案发展不匹配

随着新时期物联网、大数据、元宇宙的快速发展和国产化需求的提出，企业的信息化发展模式也在不断地变化着，已经在不断地向着整体规划的方向发展和进步。同样，新时期发展背景对于档案数据也有了更高的要求和标准，但是现阶段企业中的档案数据现状并不能有效地满足档案治理的实际需求。企业档案表现形式和存储方式也在随着企业生产需求转化，档案数据呈现出数量大、领域广、结构和关联复杂等特点，对应信息化建设也存在任务大、投入多、集成难的状态。相关的档案利用者无法针对问题快速找到问题源头和提出相应的解决办法；相关经营者无法及时地对企业的生产活动以及经营情况等进行分析判断。

3提高档案管理科学化水平的有效路径

3.1夯实档案安全管理，加强档案治理体系建设

健全管理机制，强化基础档案工作，促进档案工作均衡发展。加强业务监督指导，档案工作和业务流程融合，推进在线指导，确保档案业务水平整体提高。加强标准规范建设，完善制度体系，加大科研、安全、项目、电子档案及数字档案馆建设等重点领域研究，促进档案工作科学发展。注重考核成果和工作成效的转换，加大档案安全保管、归档完整性的权重，形成重点工作引导机制。加强档案实体和档案信息的安全管理，落实工作空间网格化管理，档案实体分级管理，档案信息延伸管理，保密档案独立管理，健全保密审查，强化保密培训，精细化库房管理，完善应急管理，进一步加强档案安全。在传统档案安全保障工作的基础上，主要加强档案实体和信息安全保障：一是推进完成破损档案的修复和备份；二是推进改善库房环境，配备必要的环控、消毒设施，以智慧化为目标，进行智慧档案馆的建设研究；三是完善档案电子信息载体的检查和备份；四是推进解决版式电子文件的签章问题。

3.2筑牢基础，完善档案资源建设

加强档案收集，规范收集机制，强化企业重大活动、重点项目、重点业务和特重大时间应急处置等档案的收集，确保做到应收尽收，应归尽归。逐步开展档案征集、新媒体信息采集，完善档案资源结构。对非涉密档案持续进行数字化转化，对增量档案及时加工，形成以数字资源为主要内容的档案资源体系，完成传统载体档案管理向数字信息管理的转型。促进电子档案的收集和归档，探索论证电子档案单套制管理在企业档案管理中落地的可行性，从档案管理的源头进行档案数字转型。

3.3创新引领，加快档案信息化建设

加强基层单位档案信息化工作指导，档案信息化建设工作一个都不能少。推进档案信息管理系统的升级，建立高效实用安全的信息化基础。加强库区管理智慧化、档案实体传输无人化、档案实体整理自动化的建设，推进实体管理的转型，努力在行业内走到前列。继续加强档案管理新课题的研究，深化数字档案馆、大数据挖掘、AI的档案应用、档案系统与业务系统衔接方面的研究，为行业内档案管理转型提供理论支撑。加强电子档案归档，健全相应制度，落实相应要求，保障电子档案来源可靠，要素齐全，加快推进电子档案归档工作。落实档案数据一拖三备份、异地异质备份，完善和加强相应机制，在加快推进档案信息化建设的同时，保证档案安全底线。持续加强档案信息化工作，主要推进实体档案的数字化工作和数字化成果的管理，包括：（1）推进公司档案部门馆藏实体档案数字化，推进基层单位实体档案数字化建设；（2）尝试非结构化数据的结构化转化；（3）推进档案系统的升级改造；（4）推进电子档案的收集；（5）逐步完成档案向信息转化，信息向资源转化，为档案的价值创造和效率提升奠定基础。

3.4抓好队伍，加强人才培养

完善人才培养机制，根据岗位、专业背景、学历、学术能力，针对性地进行业务提升培训。从档案资源利用开发、档案资源建设和管理、档案信息化技术三个方向进行培训，力争培养出一批有深厚档案学术涵养的管理型人才。同时加强基层档案管理工作的指导：一是有针对性地采取集中培训、轮训、现场指导等方式，对基层人员进行业务培训，提升档案人员水平。二是进行工作调研，对问题较多的单位采取结对帮扶的模式，安排业务骨干点对点跟进指导，重点促进。三是对档案安全和重要档案收集情况进行摸底，及时指导整改。

结束语：在信息技术发展不断加快的情况下，档案管理的特殊性会对社会的经济发展造成影响，所以，构建更加完善的档案管理体系，提升档案管理科学化水平，是顺应时代发展的需要。在管理模式上，要懂得创新、大胆改革，积极引进先进的管理理念，不仅要注重培养人员的专业能力，还要在管理制度上注重创新，确保档案管理工作朝着可持续化的方向发展。

参考文献：

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[3]康海涛.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用探讨.质量与市场，2020（07）：20-25.

[4]牛丽.大数据时代档案管理信息化建设路径[J].兰台内外,2023(18):34-35+38.