试论不动产权属档案鉴定存在问题成因及对策

试论不动产权属档案鉴定存在问题成因及对策

余惠娟

厦门市自然资源和不动产权属档案中心

厦门市自然资源和不动产权属档案中心保存的档案是厦门市自然资源和规划局及其直属单位从事自然资源、房产、测绘等行业管理活动中直接形成的，对我局和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。其中的鉴定工作贯穿整个档案工作环节的始终，其按照一定的原则、标准和方法确定档案的保管期限和对已到期档案进行鉴定，并剔除失去保存价值的档案予以销毁。本文依托多年工作经验，总结出如下几点档案鉴定工作的思考。

1、不动产权属档案鉴定工作存在的问题。

随着社会经济及房地产业的快速发展，不动产权属档案量不断增大。在一系列权属变更的发生和房屋自身的拆迁、扩建和翻盖下，其对应的档案也面临需要不断补充新材料的问题。而不动产档案的鉴定工作在档案的实际管理中不是一个独立的工作环节，而是结合立卷、收集整理、保管利用等各个工作环节进行的。而对档案文件进行鉴定是基础是根本是档案管理真正做到保存精华的必要措施，杜绝玉石不分的现象，因此一定要做好甄别和判定每一份材料的存与毁。在此就以下几个常见问题进行具体讨论。

1.1档案标准体系存在不完善

在国家现行的档案规章中，《城市房地产权属档案管理办法》（2001年8月建设部令101号），明确了房地产权档案的归档范围和管理方法，虽然制定了大的体系标准，但在日常归档实践中，仍对档案材料类型覆盖不足。《厦门市城乡建设档案管理办法》（2017年11月厦门市人民政府令171号）中对档案的收集和整理做了明确要求，但对新生材料的的归类整理没有明确要求。因此，不动产档案在审查的过程中再无其他可以依据的规章。而在房地产热潮和电子信息化普及的过程中，许多的新生材料，如：各个部门所提供给登记人的共享应用成果、证明等，得不到明确的划分和归类，给档案整理人员和审查人员都带来了一定的任务量，也不利于档案工作的顺利展开。

1.2工作单位间信息壁垒严重，电子归档混乱

自然资源和不动产权属档案中心贮存的档案是由不同单位直接移交的档案，部分电子档案并没有在本单位扫描入库，而是由不同单位直接按照一定的规章制度扫描生成。由于单位间的标准不一，没有及时统一标准，因此在交接过程中常常可以发现，在实际交接过程中，有些档案材料出现黑边、倾斜等，造成了电子档案的反复回退，降低了档案工作的效率，而单位间的沟通不畅，未对新生材料建立统一的档案业务标准，造成各个单位间的信息壁垒。

1.3档案工作人员对鉴定工作的影响

档案工作的开展直接与答案工作人员的知识水平相关。不少人认为档案工作其实很简单，有点知识就可以胜任，使很多的档案工作人员是非专业人士，有些甚至未经过上岗培训，这方面在中心城市档案管理单位，表现相当严重，结果造成档案工作各个环节的疏漏，更不要提及档案的鉴定与损毁，在这些情况下，也将对我们的手工二审进度造成一定的影响。当然，也有一些老的工作人员，没有及时的学习新的标准和规章制度，导致对一些材料的归类仍按照老方法进行，致使档案工作返工，不仅增大了工作量，也延误了工作进程。更有在新老员工的衔接中，由于学习进度和效率的问题，整理卷宗的进度迟缓，也导致了鉴定工作无法开展，对整个档案的工作进程也造成了不利影响。

1.4档案的损坏给鉴定工作增加难度

虽然大多档案都保存在档案库房中，且落实好好防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。由于早期银行的缴交记录凭证采用热敏纸打印，经过长时间存放，字迹会逐渐消失，甚至会变成一张白纸。这样的情况无疑为我们的鉴定工作带来了困难。也有在办理手续过程中，办理人员的疏忽，造成被人为损坏的证件材料被收录，最后到鉴定时，造成了一系列手续问题。还有一些接收了却又未整理鉴定的档案存放于过渡库中，一些虫蚁的的啃食，造成材料的残破不全，也给我们的鉴定工作带来了一些问题。

2.促进不动产权属档案鉴定工作的对策

不动产档案工作的开展需要我们持之以恒，前赴后继地去完善，需要我们在较长一段时间里去进行改革。就目前来看，我们应当加强鉴定工作建设，逐步解决问题，让鉴定工作更加顺利地开展，具体从以下几个方面展开。

2.1加强不动产档案管理人员相关业务培训

首先，要积极组织相关档案管理人员的持证上岗培训，参加专业研讨会，学习档案前沿信息，掌握较新的档案整理方式和科学档案管理模式，并将理论运用于实际中。也可以与高校合作，邀请高校的档案管理专业老师进行调研、指导和培训，定向制定本部门档案室的理论指导方案并向工作人员发放学习。其次，要组织档案管理人员多参加相关业务科室的办理流程，理解业务的相关内容，才能制定相对应的业务档案的分类标准，方便业务档案的搜索、查阅。最后，要加强档案管理人员的主动服务意识，进行主动整理档案、编研、信息公开等，让“沉默的资料”可以在民生上“发出声音”。

2.2完善不动产档案管理标准体系

不动产档案管理标准体系的发展完善是一个循序渐进螺旋上升的过程，需要随着档案工作的创新发展，不断走向深入。不动产档案管理标准体系建立的科学合理与否直接关系到档案工作的成败，更关系到国家的信息建设。需要有一个科学的、经过充分论证的档案标准体系规划，来指导和协调档案鉴定工作。国土规划一体化改革开始实施之后，原来的档案标准已经无法适应新的不动产档案管理要求，更不能再指挥不动产档案的管理系统的发展建设。我们需要从不动产规划档案的整体性和如今大数据背景下新的管理需求和业务变化的角度出发，利用不同学科和不同领域的解决视角，建立档案管理标准体系，保存档案管理系统的健康持续发展。

2.3规划档案资源，消除信息壁垒

不动产档案资源的科学规划是档案得以利用的前提。也是促进档案事业发展的重要举措。就目前情况来看部分不动产档案仍然不具有满足审批业务办理中，所需要的权威性和可信度，也无法支撑起经济、人口、环境、资源的协调作用。因此我们更需要搭建一个沟通全局的资源整合网络，让各个单位可以依据各自的职能来开展档案资源建设，按照共同的标准进行资源建设，从思想意识、共享机制、技术体系的选择等准备工作入手，分工明确又相互协作，实现档案资源的共建共享。

2.4实现不动产档案云端管理

利用云计算、大数据等技术，基于档案资源目录，分析档案数据的存储结构和逻辑结构，构建分类明确的、各级单位一体化的不动产档案云端系统。在前期的数据标准化收集与管理的基础上，对全局结构化和非结构化档案共享信息资源进行清理、整合、分析，充分利用智能搜索引擎实现对不同类型的数据分布式管理。再利用数据库引擎组件，如查询接口与查询语言、联动检索、智能检索、语义感知的多元时空数据时空索引等组建提供不同的资源应用；再通过统一的访问接口，向全局系统提供档案共享信息资源概览、目录、检索和应用。

同时，不动产管理更要重视不动产档案信息化管理，加快信息化建设，加大人力财力的投入，让不动产档案的管理更加现代化。当然，纸质档案的直观性优势是不可否认的，也不会有数据丢失的困扰，因此我们也要讲将纸质档案和电子档案相结合，通过数据技术为用户提供更好的服务。

3.结语

“路漫漫其修远兮”，不动产档案的发展和完善不是一蹴而就的，需要我们在很长一段时间里去深化改革，迎难而上。用数字化信息化来重塑不动产档案的共享沟通机制，让鉴定工作在不动产档案事业中焕发生机和活力。同时更好的在档案工作的环节中不断自我革新，以新的工作思路和工作方法促进档案事业行稳致远，让“沉默的档案”在民生大小事中“枝叶关情”。