档案管理中二维码技术应用分析

档案管理中二维码技术应用分析

张澜

重庆巨能建设（集团）有限公司

重庆渝北 401120

摘要：随着经济社会的发展，我们进入了一个新的时代，其特点是新一代信息技术，如人工智能、对象互联网、云计算和5G技术带来了越来越大的工业变革，这些技术不断改变着世界的连接方式，并深刻地改变了内部和外部环境其中信息化已成为今后档案工作发展的主要方向。信息技术的战略性部署和现代信息技术的迅速发展不仅为发展创造了机会，而且还创造了新的档案管理形式和方法，并使档案的使用情况支离破碎和广泛。作为一种新的信息存储、传输和识别技术，有系统地应用二维码有助于将档案工作从传统的病媒管理转向数字管理，也是在新环境中建设档案信息化的工具。它通过促进在线和离线发展的一体化、加强供求关系以及促进档案的有效管理和利用，提供了巨大的实施潜力。

关键词：档案管理；二维码技术；应用

引言

档案管理的信息化水平继续提高，大量数据、云计算和AI技术相继用于档案管理。基于QR码的文件管理集成了数据收集和归档以及文件开发和使用，从而大大减少了管理负担，提高了使用效率和服务质量。在这方面，探索QR码技术在档案管理中的应用战略已成为利用信息时代档案利用价值的重要手段。

1二维码技术原理及优势

（1）技术原理，二维码具有1108个字节容量，其主要通过规律性排布黑白相间的几何图形存储并传递信息，从代码编制角度来看，其借助若干几何形体呈现计算机“1”、“0”比特流，用于映射内部逻辑，以此使信息数据能够被良好记录与表达。二维码普适度较高，大部分光电扫描设备、图像输入设备均可进行“扫码识别”，同时随着移动互联网及智能手机终端的规模化普及，人们可借助智能手机扫描二维码，便捷化获取二维码内部所存储的音频、图文、网址等信息。二维码在使用期间可实现全方位识别，便捷高效，且其存在多种表现格式，现阶段较为常见的为矩阵式二维码、堆叠式二维码，其中具有代表性的矩阵式二维码包括QRCode、DateMatrix、CodeOne等，Code49、PD417为典型的堆叠式二维码，结合国内二维码发展形势来看，矩阵式二维码中的QR码最为常用，QR码上下部分分别为功能图形、编码区格式。（2）技术优势相较于其他信息识别技术，二维码具有显著技术优势，具体如下：第一，二维码编码密度较高，具有1108个字节容量，信息容量符合规模化应用需求。第二，二维码编码范围广泛，可承载多样化信息，如指纹、数字签名、文字、数字、图片、音频等，在编码时可将多样化信息转化为数字信息，以此实现信息存储。第三，二维码具有较强的容错能力，若二维码遭受无损、穿孔而出现局部损坏现象，仍能够被良好识别解读。第四，二维码信息承载效果优异，且译码效果可靠性较高，出现误码率现象的概率仅为千万分之一。第五，二维码在编码应用期间，可融入加密措施，用于提升二维码保密性与安全性，此外，二维码还具备优异的防伪性能。随着二维码的广泛应用，一维条码现已逐渐被淘汰，现阶段常用的信息识别技术主要为二维码及射频识别RFID技术，与射频识别RFID技术相较，二维码在成本上具有显著优势，射频识别标准的生产制作受限于芯片成本，故具有较高的制卡费用，因此，在当前形势下，二维码技术仍为信息识别领域的主流技术。

2二维码技术在档案管理的实现模型

QR码技术是一种严格的操作系统，它以电子方式封装和分析QR码中的纸张、各种介质的电子文件和元数据。QR码技术需要使用扫描仪，通常用于扫描纸张文件，扫描和分析形成单独的QR码，然后通过解码获得相应的存档数据。由于各国的QR编码技术不统一，不同的单位可能使用不同的软件，考虑到兼容性问题，电子文件的存储可能采用统一和通用的格式，元数据生成模型必须统一，一旦生成QR编码，就很难修改。

3档案管理中二维码技术应用

3.1检索查询

为方便信息查找，实现信息架构直观、层级简洁，储备中心对所有信息进行系统分类。设计了总列表（一级菜单）、分类列表（二级菜单）、个体详情（三级菜单）的查询清单。当需要查找信息时，可扫描总列表二维码后逐级缩小查找范围，快速查找到所需信息；也可以直接扫描现场显著部位自带的个体情况二维码，查看相应的信息。与以往相比，使用二维码技术以后，信息的查询途径发生变化，无须手动查阅纸质、电子台账等资料。同时还能显示并实时更新库存数量、养护情况等相关动态信息，的适用范围、操作使用说明视频也能够直接查看学习。大大缩短检索查询时间，增加查询的广度和深度。

3.2云到端链接中二维码的选择

首先，在线文件使用服务二维码的选择。线上封存服务是在线上环境中执行的封存服务，例如约会档案、线上查询、问卷调查等。整个过程通常以电子方式处理。以约会检查文件为例-用户填写约会信息-联机并生成约会QR-date代码。在进行渲染之前，文件管理器将使用此信息进行搜索、复制等。当用户来到档案部门时，只需将手机或其他移动终端移出现场，并向档案工作人员提供电子二维码，以查明其身份并获取相应的记录证明文件。在这种情况下，二维码的选择考虑到了以下因素:首先，二维码是一种电子二维码，通常不会被恶意扭曲或篡改，因此二维码的可靠性和纠错能力不高。二是用户希望尽快获取所需的档案数据，对扫描码的识别速度、设备的一致性和经济性有较高的要求，因此选择的QR码速度较快，一致性较好，设备经济性较高比较发现二维码的选择最合适。

3.3档案管理

二维码技术应用前，储备中心管理信息数据的采集存储都依托纸质（电子）表格，工作人员通过纸质台账登记后，再输入电脑备份。信息灵活度差，例如统计信息时，因统计口径的不同，要制作不同类型的表格。但是有些涉及的基础数据具有交叉性（不同表格中涉及同一种数据），造成重复劳动；二维码技术应用后，个人手机终端相当于一个信息采集器，工作人员在执行各项任务后，只需用手机扫描相应的二维码，即可及时填写相关信息并上传至后台数据库。依托数据库的系统性和完整性，再根据不同的口径调取相关的数据，制定个性化表格，提升了工作的灵活性，省时省力。

3.4数字签名与验证

数字签名认证也是当前常用的数据保护技术，也是智能QR文件管理系统的重要组成部分。其原理是，在生成技术文件的QR码时，管理员自定义数字字符串。它的作用是双重的:一方面用于签署，另一方面用于认证。文件管理器使用计算机上的散列函数来完成QR码的数字签名，并单独保存数字字符串以防止泄漏。如果以后要借用和读取文件信息，则必须重新启用数字字符串以验证签名。QR码无法正确识别，并且只有在验证成功时才能读取其中的信息。通过数字签名验证技术，只有管理员才能在不披露数字字符串的情况下对其进行解码。这加强了对科学和技术档案的保密和安全的保护，同时也有助于建立档案信息披露方面的问责制。

3.5信息智能化

储备中心根据相应的规范要求对各类档案管理制定计划周期，设置节点时间提醒。到点未开展相关工作，管理员会收到信息提醒。在日常管理中，对于一项事件的开始、流转处置过程、结束等环节，会根据岗位的职责权限进行自动匹配跟踪，实现责任到人、闭环管理。

结束语

简而言之，QR码技术是档案管理中逐步采用的新兴技术。尽管档案管理员有许多好处，但他只能了解档案管理员的长处和短处，掌握QR文件系统的运作点，在QR文件系统在全国逐步普及之前避免弱点，并促进全国档案信息管理。

参考文献

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[4]吴灼之.在档案管理过程中二维条码技术的应用[J].兰台内外,2019

[5]郄君,李颜鑫.在档案管理过程中二维条码技术的应用[J].风,2019