数字时代高校学生档案管理研究

数字时代高校学生档案管理研究

张璐

（南开大学滨海学院 天津 300270）

高校人事档案的一个关键组成部分就是高校学生档案。高校学生档案管理的质量保障不仅对学生的未来发展有益，还对我国档案管理的进步具有推动作用。高校学生的档案管理工作在大数据时代得到了全新的发展契机，利用大数据技术进行档案的数字化建设对于高校档案管理工作具有重要的意义。

一、传统高校学生档案管理现状及问题分析

（一）学生对档案管理的意识薄弱

学生们现阶段的重心在于追求好成绩、确保毕业能找到工作，然而在关于自己的档案存放方式和提取方式方面，他们并未有足够的关注和重视。近年来，由于毕业条件的不断提高，一些学生发现自己无法顺利毕业，而另一些学生甚至在中途退学，这部分学生的档案往往会丢失或被疏忽保管。这部分学生工作后，要么档案来办理户籍迁移，要么需要提供学生档案给就业单位。学生通常会通过多种途径查找自己的档案，但由于时间长久和档案管理人员变更频繁，经常会遇到找不到相关档案的情况，这对学生可能会带来不利影响。

（二）管理主体多，权责不清

高校学生档案里有很多材料，包括学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案和毕业生登记表等。而这些材料需要学校很多部分来提供，包括各学院、学生处、招生就业处和校办等部门。我国现有三种主要的高校学生档案管理模式：第一种是档案馆集中管理，这种模式通常存在于拥有独立档案馆的高校。学院会在新生入学后，按照每个人的个人情况，将学生档案一一打包封存起来，交给档案馆保管，直到新生毕业后，由档案馆派专人将档案交给邮局，再由邮局寄送给各派遣单位。这种模式虽然保证了安全性、不易丢失且容易调度，但是管理流程繁杂且周期较长。第二种是学院管理型，也就是说学生的个人档案由各个学院负责收集和保管，直到学生毕业时由学院辅导员交给邮局进行邮寄。这种方式可以迅速检查学生档案的不足之处，但通常由于缺乏专业的保管人员和专门的存储场所，学生档案的完整性和保密性无法得到保障。 第三种是由职能部门管理，直到学生毕业时，再转交给各学院或档案馆邮寄。然而，对于职能部门来说，档案工作不是自己职责范围内的工作，没有专人来负责这方面的工作。因此，很容易导致学生档案材料不全、同一学生或同一事由的档案存放混乱等问题的存在。

（三）学生档案分类工作不细致

1、延期毕业学生的档案处理

对于还未达到毕业条件的学升高的档案处置方式每个高校不一样，某些高校会与顺利毕业的学生一同将这部分学生的档案寄送给用人单位或生源地的人力资源与社会保障局，直至这些学生满足毕业条件，才会将毕业所需材料与档案合并。还有一些学校会将这些学生的档案暂时保存在学校，等到学生达到毕业条件后将毕业材料整理好并邮寄至学生所在单位所在地或生源地的人力资源和社会保障局。没有一个明确的规定来管理这部分学生的档案。

2、合作办学项目学生的档案处理

中外合作办学学生的档案通常在各个部门保管，但利用率较低且学生没有及时提交学校档案管理部门，这导致学生在需要学生档案时需要向多个部门申请，甚至需要多次往返。这种分散的档案管理方式和人工档案利用方式无法满足出国学生的需求，可能会影响学生的出国留学进程。

（四）管理技术落后

很多高校在管理学生档案时仍使用人工操作方式，需要手动整理、编号和归档巨大数量的档案。这种工作不仅需要大量的人力物力精力，而且工作速度低、出错概率高。此外，纸质档案在长期手动操作中容易丢失和损坏，对档案的保存不利。中国的大学生档案管理工作在目前的情况下还有很多改进的余地。档案信息的安全系数较低。随着数据信息的快速发展，高校学生档案信息管理存在保密性方面的薄弱环节，因此需要加强相关工作。

二、数字化对于高校学生档案管理的意义

（一）便于档案的保存、查阅、使用

在现代数字化环境下，高校需要将学生档案转为电子文件，并进行数字化和网络化处理，以便采用现代化、信息化的管理方式来进行学生档案管理工作。电子档案相对于纸质档案有着许多优势，包括保存时间长、查阅方便、追踪快捷和利用率高。管理人员可以通过使用多种媒介的电子档案来进行归档，此外他们还可以将经过分类整理的学生档案信息储存到档案数据库中，通过互联网的方式将这些信息传送给相关的辅导员或就业单位，实现学生档案信息的录入、存储、处理以及信息的查阅和交流。这样可以实现网络数据循环利用，充分挖掘学生档案信息的价值。这种方式为广大师生提供了更加方便、高效的服务。

（二）提高了档案管理信息化水平

互联网技术迅速发展，将学生档案进行数字化管理，可以有效提高档案管理工作的效率。当前，数字化发展已成为社会的大势所趋，因此，学生的档案也不可避免地需要顺应当今社会发展。现在，学生档案不再仅限于传统的纸质化形式，同时与之共存的还有电子化档案。电子档案可以清晰地分类学生在校期间参加的活动、比赛、获奖和社会实践，以充实学生档案的内容，同时也让用人单位可以更全面地了解学生。

三、数字时代利用数字化管理高校学生档案的优化措施

（一）提高管理者和学生的档案意识

高校应增强教师和学生对档案管理的认识，确保全体师生深刻领悟学生档案管理工作的重要性，使其在思想上高度重视学生档案管理工作。教师应加强对档案管理的重视，展现专业素养，并在档案交接工作中认真负责，以确保学生档案的准确和完整。大多数学生对学生档案了解很少，也没有意识到学生档案管理的重要性。高校需要提升学生档案知识的传播和推广，定期举办与档案管理工作相关的宣传活动，以确保学生和教师对相应规定和注意事项有准确的了解。只要学生认识到档案管理工作的重要性，并及时上报发现的问题，便能将问题最小化。 学生在填写档案资料时也会更加认真细致。这将有助于档案管理的规范化。

（二）分类分级管理学生档案

对于延期毕业的学生而言，是可能存在合档的问题，延期毕业学生档案中的资料士不完全的，等到他们完成学业符合毕业条件毕业后，那么就会把剩余的材料合到档案中。这部分学生们的档案可以由学校保管，直到他们达到毕业条件。毕业条件达成后，这些档案将由档案管理老师装入信封并邮寄出去，以确保档案的安全性。这样做即可为学生节约往返提档和合档的时间，同时还能保障学生档案在学校的安全性。

（三）利用数字技术规范档案管理

规范和丰富学生电子档案，建立综合档案管理模式，将纸质档案与电子档案相结合。通过利用现代数字化技术，我们可以实现对网上档案信息的登记、流转和转递，从而有效地提升档案管理效率。由于纸质档案的储存空间有限，高校应逐步建立学生电子档案。电子档案可以采取将材料的照片、证书和证明材料保存成电子档案的方式。毕业之后，学生的电子档案和纸质档案将一同交给用人单位。 为了减轻档案管理员查询往届毕业生档案的负担，可以开通往届毕业生档案网上自助查询功能的建议通道。

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