建筑工程档案信息化管理探析

建筑工程档案信息化管理探析

陈亚妮乔晓峰钟涛陈康师一博

中建新疆建工（集团）有限公司  陕西咸阳 713700

摘要：随着现代科技的高速发展，我们现阶段正处于一个大数据的信息化，网络的数字化时代，人们的正常工作、生活也潜移默化地受到了影响。档案作为各项工作考查的资料，是以往的印迹和指导未来的依据。与传统的管理工作相比较而言，信息化的档案管理工作效率更高、质量更好。基于此，为提高建筑工程档案管理的效率及档案资源的安全性开展相关研究，针对当前管理过程中存在的问题，在明确档案管理重要性的基础上，提出建筑工程档案管理数据库构建、增强档案风险防范与档案备份、引入信息化技术助力档案管理等强化策略，以期为实现建筑工程档案管理信息化，促进建筑行业可持续发展提供全新思路。

关键词：建筑工程；档案；信息化管理

引言

随着我国经济的不断发展，建筑工程规模也在日益扩大，随之而来的是工程数量和质量都有了明显提高。然而在实际工作中却出现很多问题，比如说：没有建立完善统一规范的档案管理制度；缺乏健全有效的保管体制、缺少对建筑工程档案资料进行分类存放等情况频繁发生等等诸多现象与现状相冲突。随着时代进步社会不断发展，建筑工程建设也越来越复杂多样，并且涉及到许多专业性较强且较为繁琐的内容。

1档案信息化建设的重要意义

1.1档案信息化建设对档案管理工作的提质增效具有重要意义

档案管理工作量大、专业性强、使用频率高，传统的档案管理工作程序复杂且繁琐，且易产生错漏，需要耗费大量的人力物力进行查找与利用。档案信息化建设有效缓解了上述问题，利用计算机和网络，能够实现快速全面检索，提高档案查询、管理的效率和质量。

1.2档案信息化建设对党和国家的事业发展具有重要意义

档案形成于人们的社会活动，具有客观性、真实性、可靠性等特征，可作为历史依据，为党和国家决策、构建和谐社会提供重要参考。在实际工作中，无论是政府机构还是普通民众，对档案信息的需求量越来越大，档案利用频次逐年增加，利用领域不断扩大，档案信息化建设可适应多样化需求，充分发挥档案信息的服务性作用。

1.3档案信息化建设对档案事业的转型再发展具有重大意义

目前，我国信息化进程加快，档案事业呈现迅猛发展的势头，各地档案部门的管理理念也从单一保存式向档案的开发与利用等多元化方向转变，档案的信息化建设能够在档案的信息挖掘、归纳整理方面，丰富档案管理内涵，提升档案服务质量，在社会发展的过程中充分发挥档案的重要作用，促进档案事业的转型发展。

2建筑工程档案管理存在问题

第一，在大部分建筑领域岗位人员的认知中，开展建筑工程项目的主要目的是为企业创造收益，增强企业在建筑市场内的领导地位。而档案管理属于后续工作，主要确保项目在实施后为企业创造了利润，或根据工程施工需求进行了工程施工进度与施工质量的优化，即可认为达成了工程项目施工目标。但立足于实际而言，此种认知是不正确的，建筑档案管理工作也是一项与企业发展、企业利益直接挂钩的工作。第二，建筑工程档案中涉及的工程数据较多，其中不仅包括施工前的合同与设计文件，也包括质检单位的资源文件。不同的文件在档案管理工作中的价值与意义是不同的，数据量庞大且档案资料冗余导致管理工作难度极高，在此过程中，由于数据失真、信息失窃等问题造成的档案管理差错问题屡见不鲜。第三，大部分建筑单位在进行工程项目档案管理时，会将市场内现有的制度作为参照依据，但在对我国档案管理制度的核查时发现，国家上次发布相关制度在数年前。尽管制度中明确规定了不同类型档案的规范化管理方式，但由于建筑工程项目的演替速度较快，导致制度内一些内容已经与现代化建筑工程项目档案管理工作呈现出不匹配、不协调、不适用等问题。

3加强建筑工程档案信息化管理的措施

3.1建立建筑工程档案信息化管理组织结构

在建筑工程的信息化管理过程中，档案管理工作是一项重要内容，因此，必须建立健全建筑工程档案信息化管理机构组织结构。首先要明确各部门及人员职责。通过制定科学合理、分工协作和相互制约原则来实现对数据信息进行集中统一处理；其次就是将文件资料的归档工作落到实处，并加强管理人员与使用单位之间沟通交流以及相关制度建设等方面都应该在建筑工程管理中起到重要作用，从而使文档管理工作更加具有实际意义，并且提高建筑企业整体效率。建筑工程档案信息化管理组织结构的建立，是为了对建筑工程在施工过程中，各个阶段，以及每个工序进行有效地把控。所以必须要加强企业领导和工作人员对于文件资料收集、整理工作。同时也需要制定出完善的制度，这样才能使文件资料更好地为决策者提供参考依据。

3.2构建建筑工程档案信息平台

建筑工程档案信息化管理必须以信息平台为基础，实现企业内部各部门、单位之间的资源共享，提高建筑工程施工过程中数据资料的准确度。建筑工程档案信息化管理要以企业为核心，结合国家的政策法规，构建符合自身发展需要的信息平台。在建立和完善相关制度时也可参考其他软件进行。首先要明确文件信息收集、整理和归档等各个环节所使用到的标准。其次是规范数据录入程序。最后就是完善相关软件功能模块，使之相互配合形成一体化系统；此外还应该注重加强工作，人员之间以及单位内部员工间在档案信息化管理方面知识学习交流工作上的积极作用。为了确保建筑工程档案信息化管理的有效性，在开展过程中，需要对相关数据进行有效地整理，并通过计算机网络技术来实现信息资源共享。在此基础上还应当建立完善的电子文件系统。将纸质材料和数字化资料等直接输入到电子信息系统内。同时还要做好相关软件、硬件以及数据库之间衔接工作；在完成了以上内容之后便可利用相应设备对建筑工程档案信息化管理过程中所出现的问题进行有效地解决，从而使建筑工程施工质量得到进一步提升。

3.3建立信息化管理信息数据库和系统功能设计

首先，信息化管理的目的就是把企业中各个部门和人员有机结合起来，通过信息共享，将各单位、个人以及整个系统连接起来实现人与物之间的相互联系。在建筑工程档案管理工作开展过程中应充分利用计算机网络技术对工程项目进行数据资源收集及处理工作。建立健全完善数据管理系统是加强建筑工程档案资料分析整理质量控制力度最主要途径之一。其次要做好信息化管理信息系统功能设计。再其次就是对信息采集和加工流程做出合理规划并制定系统标准。对建筑工程档案信息化管理进行规范化的管理工作，可以为信息管理人员提供一个良好、稳定和可靠的工作环境，也有利于提高数据资料处理效率。在系统设计上要以建筑工程建设项目为主导，结合当前时代发展趋势及客户需求来构建一套完整且完善的工程文件电子表格体系。同时还要将建筑工程施工过程中所涉及到的各个阶段以及相关材料等内容都纳入其中并建立起统一数据库进行管理与控制；此外还可以将信息管理系统和其他业务系统相融合起来。

结束语

总而言之，建筑工程档案信息是建筑企业发展过程中极为重要的信息。因此，建筑企业应该从提高档案信息化管理工作人员的专业能力和素质入手，建立完善的信息系统，利用高新技术来提高档案信息化管理的质量和水平，帮助企业获得良好的经济效益和社会效益，最终促进企业的发展和进步。

参考文献

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