档案数字化在房地产档案管理中的应用策略

档案数字化在房地产档案管理中的应用策略

姚建杰

常州市不动产登记交易中心金坛分中心

摘要：房地产档案数据冗杂，管理难度较大。传统人工档案管理模式通常会存在档案数据缺项漏项问题，难以保证房地产档案资料的真实性与全面性。目前，为全面提高房地产档案管理效率，管理人员通过采取档案数字化技术针对冗杂的档案数据进行整合管理，可以规避过去长期以来档案管理面临的痛点问题。针对于此，本文通过深入分析房地产档案管理内容，对档案数字化应用优势以及在房地产档案管理中的应用策略进行概述总结，以供参考。

关键词：档案数字化；房地产档案管理；应用策略

引言：以档案数字化方式推进房地产档案管理高质量开展已经成为新时期房地产行业的主流趋势。区别于传统人工档案管理模式，档案数字化通过融合使用新兴技术手段如大数据、云计算等新一代信息通信技术，实现对房地产各项数据的充分整合与妥善保存，提高房地产档案数据的真实性与可靠性。其中，为进一步提高档案数字化管理的可行性，管理人员需要主动结合档案数字化应用优势以及房地产档案管理内容，制定针对性应用策略，提高房地产档案管理效能。

1 房地产档案管理内容分析

房地产档案可以理解为房地产行政管理部门在经过一系列收集整理与鉴定等流程所形成的，能够真实反映出土地使用情况、房屋自然状况以及产权人实况的档案资料。经归档保存之后，多以文字材料、计算材料、图片影像等多元化载体内容呈现。与其他档案资料不同，房地产档案资料所涉及到的领域内容较多，如涉及房地产发证登记、交易买卖以及建设用地等诸多类型的活动，是除房地产权属证明外我国法律认可的有效证明，具备法律性与唯一性特征[1]。近几十年来，房地产行业蓬勃发展进程提速加快，已经成为支撑我国国民经济发展的重要支柱型产业。伴随房地产业的高质量发展，房地产经济行为逐年增多，所引发的各类纠纷问题也逐年增多。为更好地解决纠纷问题以及产权问题等，相关人员通常需要利用房地产档案作为法律依据，妥善解决各项疑难问题。

2 档案数字化在房地产档案管理中的优势分析

2.1 满足高效检索要求

    过去长期以来，档案管理人员在搜索房地产档案资料时，需要通过搜索关键词如具体时间以及相关问题等，从档案目录中找寻目标档案。根据目标档案显示的信息资料确定对应的档案室，查找所需的资料数据进行使用。这种检索方式相对复杂且耗费时间，难以满足高效检索要求。目前，管理人员通过使用档案数字化方式，可以提前对各类档案进行编号处理。在查找相关档案时，可利用数字化检索功能快速定位档案储存位置并进行查阅。

2.2 利于节约成本

    档案数字化形式可以实现对房地产档案资料的分类管理，利用数字化形式针对房地产不同档案内容进行分类别处理，不仅可以节省人工归档时间，同时也可以减少物力消耗，可行性价值较强。最重要的是，档案数字化形式通常采用机读档案形式，可以大幅度减少保管费用，利于节约成本[2]。

2.3 提高档案统计的精确性

    为提升档案数据管理精确性，管理人员可引进数字化技术对房地产档案资料实施分类管理。通过利用数字化技术的智能化统计功能，针对不同档案类型以及内容进行整合分析，提高档案统计的精确性。

3 档案数字化在房地产档案管理中的应用策略分析

3.1 健全完善管理制度，规范档案数字化应用流程

健全完善档案数字化管理制度是推进房地产档案管理工作有序开展的重要前提。在具体实施过程中，管理人员应该树立良好的档案数字化管理意识，坚持利用数字化管理技术实现对房地产档案资料的分类管理。同时，应该针对查询档案用户实施权限管理，以防止重要数据出现丢失或者被窃取情况。此外，管理人员应该科学设置岗位责任管理制度，让相关从业人员可以明确自身岗位的重要性，严格按照规章制度要求实行档案数字化管理，加强对重要数据资料的安全保护。

值得注意的是，档案管理人员还应该针对档案数字化应用流程进行规范处理。一方面，针对传统档案管理工作存在的短板问题进行及时处理。主动与数字化管理优势结合发展，保证房地产档案信息储存质量提升，提高档案资料的完整性与真实性。另一方面，所开展的档案管理工作应该分阶段且有步骤地进行，确保各项管理工作更加精细科学。

3.2 主动运用先进技术内容，科学构建档案数字化管理体系

为推进房地产档案数字化管理进度，全面实现房地产档案数字化管理目标，管理人员应该坚持立足于数字化技术发展趋势，善于运用数据库等先进技术，科学构建房地产档案信息数据库。其中，所构建的房地产档案信息数据库可以针对各类房地产档案资料进行整合收集，并按照定期维护与补充标准加强对数据库档案数据以及相关资源的补充。

期间，也可以使用数字化扫描技术以数字化档案形式对传统纸质档案资料进行安全储存。需要注意的是，除了使用常规技术方式之外，房地产档案信息还可以采取图为声像等方式进行保存，方便工作人员查看。此外，档案管理人员应该与时俱进、积极探索，针对当前数字化管理技术动态发展趋势进行科学掌握，推进档案数字化管理进程。

3.3 注重强调安全性管理问题，增强档案数字化应用效能

房地产档案数字化管理期间应该注重强调安全性管理问题，以防止房地产档案数据出现丢失、被盗取等安全问题。客观来讲，数字化档案管理模式可依托于计算机以及相关系统，满足高效管理要求。然而计算机系统在长时间运行过程中容易面临黑客或者病毒等攻击，而出现系统漏洞或者其他安全问题，最终导致档案数据出现丢失现象[3]。

针对于此，管理人员应该高度关注数字化安全管理问题，坚持守住安全管理底线。在日常工作中，可严格按照档案安全管理制度要求，正确使用VPN、安全加密、防火墙等一系列安全防护手段，减少病毒以及黑客等负面干扰。此外，为进一步增强档案数字化应用效能，管理人员还应该高度关注档案数字资源备份问题。可提前对档案数据资料进行备份处理，增强档案安全保障力度。

3.4 紧抓档案数字化管理人才培养问题，强化档案管理效率

房地产档案数字化管理人才资质能力以及职业素养通常会影响档案管理效率。针对于此，房地产行业内部应该加强对数字化管理人才的重点培养。可定期开展培训教育活动，让每一位档案从业人员都可以参与其中，能够善于利用数字化档案管理技术完成对各类房地产档案数据的整合处理与分类分析，提高档案数字化管理效率。

同时，从业人员应该立足于安全管理形势，针对档案数字化综合治理问题进行统筹梳理，全面提高档案数据的安全性与可靠性。如可以借助安全加密等一系列防护技术手段，减少档案数据丢失以及其他安全问题出现。此外，从业人员必须具备高度的安全保密意识，不得泄露重要档案资料。必须以身作则，做好各项管理工作，助力档案数字化管理进程持续发展。

结论：总而言之，房地产档案管理工作已经不断朝向档案数字化方向发展。针对于此，在今后的管理过程中，管理人员应该主动结合档案数字化发展趋势，加强对数字化新技术以及新理念的推广应用，全面提高房地产档案管理效率。同时，相关从业人员应该树立高度的档案数字化管理意识，善于使用相关技术以及安全防护策略，全面加强对房地产档案资料的科学管理，防止资料丢失以及被盗取。相信在全体人员的共同努力下，房地产档案数字化管理效能将会持续提升。

参考文献：

[1]韩新峰.房地产企业档案规范化管理措施分析[J].黑龙江档案,2021(05):220-221.

[2]徐建华.数字化技术在房地产档案分类管理中的应用[J].城建档案,2021(06):30-31.

[3]徐建华.房地产档案管理信息化的意义及改进策略[J].兰台内外,2021(17):10-12.