工程档案数字化建设与档案管理研究

工程档案数字化建设与档案管理研究

亢冬

江苏南通六建建设集团有限公司   江苏省    223700

摘 要：工程建设过程中会产生大量的文字、影像和图片等资料，是十分重要的工程档案，直接或间接反应了工程建设全过程。进入新时代，数字化技术快速发展，为工程档案管理工作提供了新的思路。因此，文章重点就工程档案数字化建设与档案管理展开分析。

关键词：工程档案；数字化建设；档案管理

工程档案在建设项目的规划、管理、施工等一系列记录作用中，在工程档案的管理中，发挥着一定的图像、音频、文字和部分摄影产品的作用，这些都是工程记录在工程管理过程中直接生成或间接生成的。在现代工程迅猛发展的今天，传统的纸质档案保存和档案管理方法已经不能适应现代工程量激增的现状。因此，将现代信息数字化技术应用到工程档案管理过程中，是现代工程档案管理改革的关键措施。

1工程档案数字化的优势

1.1档案数字化管理有利于档案实现高效信息处理

工程施工中所产生的生产资料量大，记录繁琐，而传统的记录方法大多是以纸张记录，并且在保存了许多的纸张文档之后，因为保存的文档数量非常庞大，所以需要对其进行详细的记录。这就使得对这些信息的检索和检索变得非常困难。在实施了电子档案的数字化管理之后，只要将需要的档案键入到电脑上，就可以自动地产生相应的档案，这极大地提高了查询工作的效率（图1）。

图1  数字化工程档案管理系统

1.2档案数字化科学分类管理档案信息

在传统的档案管理方式下，对档案进行分类和分类是一件非常繁琐的工作。在进行分类工作时，若档案管理员对档案的处理没有足够的经验和认识，则会使分类工作更加困难。若无一套科学、高效的分类方式，也将导致档案分类工作的繁重。在对档案进行数字化管理以后，就能对档案档案进行名称和内容的划分，通过计算机软件来对档案的种类进行分类，通过简单的鼠标和键盘的操作，就能使繁琐的分类工作变得非常容易。对项目档案进行科学的归类和使用。以后再查询相关的信息也会更加容易，通过对项目档案进行数字化的管理，提高了项目档案的管理工作的效率，提高了档案的管理水平。

1.3有助于痕迹化变更

在档案管理工作中，难免要增加、删除和修改档案。档案保存是项目回顾工作中的一个关键基础，对包含关键信息的档案内容进行修改或删除，也会对事件的判定、责任认定等造成一定的影响。采用了数字管理以后，就可以采用信息化的方式进行管理，并将各种运行纪录保存起来。针对更改后的电子资料，可以追溯其来源，保存多个在各个时期的档案，以便检查。对于书面数据的变更，应将变更前后的内容一并保存，并将变更的根据及变更的解释保存下来。在信息系统中还可以创建变更数据的索引，可以清楚地看到变更的人、内容和时间。如果只是修改了数码档案，还可以采用网上审核的方式，对修改事项进行多层次的审核。采用数字化的方法可以使更改工作标准化，并对痕迹化管理起到帮助作用。

1.4有助于借阅归还制度的完善

采用数字管理的方法，在借阅工作中可以采用电子借阅的方法。在网上开展的档案管理工作，可以让查阅人员了解到全部的存档资料，而不需要到现场去查阅和核实。在网上借书时，可以先将全部的档案进行扫描，生成一份电子版，然后再创建一个电子检索。当有人要借档案时，可以通过目录迅速地找到所需的档案的名字和号码，然后通过在线系统审核，让读者可以看到这些档案，不存在遗失、篡改、归还等问题，而且可以用数码签字、水印等方式来确定档案的所有权，从而有效地避免了机密档案的泄露。

2工程档案数字化建设的提升策略

2.1完善档案管理机制

项目档案管理是一项比较复杂的工作，为了更好地推进信息化，首先要做好相关的工作。根据工程施工的具体要求，建立一套长效化的管理机制，根据施工的具体要求，对相应的工作规定进行适当的修改，提升档案管理工作的动态性，从而更好地满足了数字档案的运作要求。这样就可以做到对整个施工过程进行全面的监控，最大限度地保证了施工记录数据的完整和真实。同时，要充分利用信息科技的力量，建立一个完整的信息化管理平台，通过对项目的功能进行合理的设计，提高项目的管理制度的深度，并利用自动技术对档案进行实时的审核，保证数据的真实性。

2.2档案数字化的风险泄露管理

尽管在存储和查询等方面，纸质档案存在很多不便，但是也正因为它的这种特点，使得它的保密工作更加严格。计算机网络具有开放和分享的特点，使得项目数据有可能被别人窃取和窃取。数字档案管理员要经常做好计算机设备的维修工作，在计算机上设置一个高效的防病毒防火墙等，防止一些别有用心的人使用电子档案的方便来窃取数据，给项目建设带来不必要的损失。

2.3档案管理人员技能培养

不管是在传统的档案管理方式，还是在数字的档案管理中，最后都是由档案管理者来对档案进行管理，这是人类所以为的，是对档案进行的操作和分类，哪怕是依靠计算机软件来进行档案的管理等作业。而实际执行工作仍由档案管理员负责，因此对其进行专业训练十分必要。对档案管理员进行经常性的技能训练，是一种很好的技能培训方式。

2.4优化档案管理模式

在数字化的背景下，要合理地调整自己的管理方式，合理地运用数字化、云计算技术，提高档案的管理品质与效率。企业要建设一个信息化的档案管理平台，要按照企业的运营发展状况和企业的内部档案资料的复杂性，来挑选适合目前发展状况的档案管理体系，同时还要注意使用云计算技术，将云计算技术运用到档案的管理之中，为企业的档案管理工作带来更多的资料。同时利用大数据技术进行横向和纵向的数据构建，提高了文档分类的效率。以云计算为基础，形成一套完善的管理方式，为档案管理工作提供一种新的思路，使档案管理者能够在大数据环境下做好档案的分类，并将云计算技术运用到文档的处理中。对大数据环境下的数据数据分享、数据安全等工作进行了严密的控制，并制定了相应的许可和监督机制，对文档的管理进行了分级和授权，提高了云计算环境下的档案的安全与可靠。

2.5丰富档案信息资源

随着大数据、云计算和互联网技术的发展，企业档案的管理模式发生了巨大的变化，单一的采集方法已经不能适应企业对数字档案的要求。所以，企业档案科在利用数字科技的同时，要多渠道、多方式的搜集，使其更加充实，使企业的档案室，变成一个企业生产生活的汇集之所。将各个业务单位的档案数据都要实时地上载到数字档案信息系统中，同时将纸质档案数据也要同时上报到档案室，以提升企业对档案的使用效率。另外，企业的办公自动化软件要与档案管理信息系统实现接口连接，在平时的档案管理工作中，应该自觉地采用数字技术来搜集和整理档案，并以数码形式保存文档，方便了各个科室之间的档案资源的共享。

综上所述，工程档案管理是一项非常关键的工作，是工程单位日常工作的重要组成部分。现阶段工程单位需要跟上时代发展步伐，创新工作模式，提高数字化工程档案管理的实效性，积极转变思想，结合实际工程进一步完善数字化管理体系建设，稳步提高档案管理效率，为其他业务工作提供有力的借鉴。

参考文献 ：

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