档案管理数字化转型的路径探讨

档案管理数字化转型的路径探讨

赵荣华

内蒙古通辽市库伦旗库伦镇瓦房牧场  内蒙古 库伦旗  028200

摘要:数字化建设视域下的档案管理转型一方面能够拓宽档案信息的覆盖范围，不断深化档案内容的理论内涵；另一方面，能够有效提升档案管理的工作效率和工作质量，全面推进我国档案行业的持续发展。因此，如何在时代发展的洪流之中更好地融入，充分实现自身的数字化转型，是我国档案行业目前不可忽视的重要问题，也是每一位档案工作人员必须直面的重要挑战。

关键词：档案管理；数字化；转型；路径

大数据时代社会信息化发展已成必然，在这种环境中，社会工作需要提高适应性才能保证实效性，所以，基于社会发展潮流做出必要的转型升级十分必要。对于档案管理工作来说，提高工作适应性，保证工作实效性的关键在于转型，只有始终保持现代化档案管理工作模式的先进性，才能从根本上确保该项工作具有服务社会发展的价值。因此，现代化企业档案管理转型十分必要。当前，各行各业都在进行数字化转型，优化升级成为规避风险、提质增效、可持续发展的有效措施，这种情况下，作为社会发展基础性工作的档案管理自然不能免俗。事实上，档案管理转型是新时代国家信息化发展战略实施的必然要求，是实现现代档案管理创新，促进档案管理提质增效的必要前提，更是适应社会信息化发展、发挥档案管理服务社会发展功能的根本方法。总之，现代化档案管理转型有着必然性，更具有紧迫性。

一、档案管理数字化转型的意义

1.提高管理水平的需求

在档案数字化管理建设中，所产生的信息数据较多，为了确保档案管理工作更加高效、有序，需要借助整合信息和数据分析，将事业单位档案管理工作中存在的问题，立足于单位的管理制度体系，借助创新档案管理工作方式，促进事业单位档案数字化建设良好发展。事业单位在开展档案数字化建设中，灵活使用了现代化科学技术，同时与社会经济的革新需求相符，借助积极创新单位档案管理工作模式，促进了单位管理能力增强，为社会经济的稳定发展提供了重要保障。借助构建先进的信息管理服务平台，同时提供给大众最佳化的服务，还能加大事业单位各部门之间的交流、沟通力度，确保信息共享环节更加便利，可以实时化传递信息。

2.实现信息共享，推动政务公开进程 

互通有无、共建共享是目前信息领域的研究热点，也是社会发展的必然要求。档案室作为档案服务部门，需要善于将档案资源进行整合，拓展新的服务功能，而档案数字化则提供了良好的平台。将党政部门的档案资料进行汇集，用数字化这种快捷优质的形式为机关工作人员提供档案服务，满足其对档案资料的需求，实现业务知识共享，消除信息孤岛。档案数字化后，也会促进政务信息公开的发展。政务信息公开的首要职能是对机关内部人员开放信息，让其了解公开的国家文件和省内文件，提高业务水平和认知能力，这也是现代政府管理的基本趋势。档案资料不该总是蒙着神秘的面纱，应该行使其公共服务职能。

二、档案管理数字化转型的路径

1.打造现代化档案资源体系

现代化档案管理具有资源丰富性特征，档案管理还需兼顾存量档案。为做好现代化档案管理工作，相关工作人员要立足丰富多样的档案信息资源，打造现代化档案资源体系，从资源综合管理角度出发推动档案管理转型。①促进存量档案数字化转型，利用数字化加工将传统纸质档案转化为电子档案，让档案的安全性和实用性提升，进一步满足档案利用需求。②增量档案的电子化转型。档案管理员需要从加强电子文件的全过程管理角度出发，运用自动化、智能化手段，提高电子档案采集使用质效。③数据资源整合化转型。档案管理人员应该强化多源档案数据的规范化处理与集成化管理，利用现代信息技术整合档案资源，优化其内部结构，深挖信息价值，从而进一步发挥档案管理的决策支持效用。

2.强化档案数字化建设队伍的构建

进一步改善数字化队伍建设，确保档案管理质量才能够满足档案数字化建设体系的构建要求。目前来看，档案数字化建设工作开展过程中人才队伍构建不合理问题十分突出，为了解决该问题需要做好两个方面的具体工作：①关注专业人才的引进，构建长效人才引进管理机制，借助专业人才引入来实现持续新鲜血液的补充，确保队伍的组织合理性；②对现阶段管理队伍进行业务培训与升级，可以通过邀请相关领域的专家进行专业技能培训与技术指导方式来对队伍进行重构，提升人员专业技能水平，满足先进管理理念与管理技术的发展需求。为了体现队伍构建的优势与价值，需要进一步做好绩效考核评价管理体系的构建，为那些能力强、工作劲头足的员工提供广阔的晋升空间，从而调动工作人员的工作热情与上进心，满足其可持续发展的客观需求。 

3.为档案管理工作创造稳定的工作环境

档案数字化建设工作同时也要兼顾好工作人员的需求，创造良好稳定的外部环境。客观上看，档案数字化建设工作的核心是提供更稳定、高效的档案管理服务，确保工作的效率与针对性。但是，在这个过程中需要特别处理好工作环境的构建问题，否则在数字化进程中可能会遭遇风险与压力，甚至会导致大量的信息外流，给单位带来风险。为了解决这一问题，一定的安全网络构建是必不可少的。目前，网络安全管理主要涉及基本的网络控制与管理系统安全两个层面。网络安全主要涉及防火墙、服务器、网关以及路由设备等，这些设备的管理需要基于一定的网络病毒安全防范工作，切实处理好杀毒控制目标，解决好病毒入侵检测的相关问题，提升档案管理传递过程中的安全性。在出现安全风险时，就会启动入侵检测技术来解决网络风险，甚至可以采取自动化防御控制模式来对风险进行合理规避。档案管理系统的构建则应该集中处理好服务器的运行环境问题，包括防火、防电、防盗等方面的基础条件，优化科学设置与访问安全策略的管理，对数据系统进行合理构建，以此来确保系统漏洞能够及时被发现和清除，更好地适应档案数字化建设的需要。

4.针对档案资源数字化实施科学筹划

为了更好满足档案数字化建设需要，体现档案数字化建设的优势与价值，需要特别做好数字化架构的科学筹划，积极改善管理者对于传统档案管理理念的认知，通过提升关注度的方式确保人力、物力、财力资源的配置能够得到充分支持，确保档案数字化建设工作能够得到基本保障。除此之外，还需要进一步做好档案馆藏内容的整合，确保相关资料的针对性，结合数字化建设的需要确保针对性的建设方案目标，实现科学规划、流程控制与管理。

5.有效推动档案资源共享

档案管理数字化转型的根本目的是为了企业的健康发展，但是如果档案管理工作存在明显的“孤岛效应”，那么档案资料的实际利用率就会大大降低，从而违背档案管理数字化转型的初衷。针对这种情况，企业必须对档案目标建设与数据库建设中存在的问题进行深入分析，全面落实特色数据库的规划建设工作，切实满足档案管理数字化对信息数据的内在要求。对于企业内部而言，各个部门之间的工作具有较强的独立性，甚至存在各自为政的现象。如果企业不能对档案资源进行协调安排，那么各个部门之间很容易出现矛盾冲突，从而严重阻碍档案管理数字化转型工作。因此企业必须不断完善档案资源的综合利用水平，构建能够覆盖企业各个部门的档案管理模式，有效推动档案资源的共建共享，切实打破档案管理工作中的“孤岛效应”。

三、结语

随着数字化技术的应用与推广，档案数字化建设逐渐成为档案管理领域重要的发展趋势，同样也是实现档案信息综合运用，满足企业战略决策与政府企业高效服务队伍构建的前提。为了进一步改善档案数字化建设现状，需要充分考虑到数字化建设标准制订的问题，通过数字化资源共享等方式来改善建设现状、优化组织架构、提升人员队伍建设水平，更好适应工作环境需求与发展需要，为确保档案数字化建设质量创造良好条件，也为我国实现社会主义现代化建设做出积极的贡献。

参考文献：

[1]张晓晨.档案管理数字化转型的路径初探[J].档案天地,2023(4).

[2]施瑞璇.新形势下档案数字化战略转型发展的探析[J].中国科技纵横,2023(7).

[3]陈虹睿.数字化建设视域下的档案管理转型[J].办公室业务,2023(7).