机关事业单位数字化档案管理工作模式研究

机关事业单位数字化档案管理工作模式研究

王华

襄阳市公路管理局樊城公路段

湖北省襄阳市 441100

摘要：数字化档案管理工作模式的构建是机关事业单位在信息化技术的支持下，实现对传统档案管理工作的优化与创新。当前，我国数字化档案管理工作正处于蓬勃发展阶段，而在机关事业单位档案管理工作中应用数字化档案管理模式能够进一步优化与创新档案管理模式，使其在时代发展下能够不断完善。数字化档案管理工作模式的应用不仅能够对传统档案管理工作进行优化与创新，同时还能对机关事业单位的信息资源进行整合与共享。本文主要分析我国数字化档案管理工作中存在的问题，并针对性提出管理工作创新路径，以供参考。

关键词：机关事业单位；数字化；档案管理

引言

机关事业单位的档案需要随时进行更新，如何有效运用现有的人力和物力、最大限度发挥档案管理的最大效用，是当前机关档案工作的重中之重。在信息技术迅猛发展的今天，对机关事业单位而言，其在数字化档案管理上迎来了新的机遇，同时也遇到了新的挑战。在此背景下，档案工作必须把握好时机，以创新、敢想、敢做、实事求是的工作态度，针对制度、技术、人力等方面进行深入变革。

1机关事业单位数字化档案管理的意义

1.1有助于提升办公效率

在过去，手动管理文件的方式导致了工作的繁琐和冗余。收集文件不仅需要大量的人力、物力和财力，而且数据的精确度也相当低。文件分类是一项极其耗费人力和物力的任务，如果在工作过程中出错，通常需要花费更多的时间来修正，这不仅降低了工作效率，还会削弱管理人员的工作热忱，同时这种被动的工作方式也无法保证工作的质量。查找文件资料的过程相当繁琐，因为大多数文件都是纸质的，不仅占用了大量的空间，查找起来也非常困难。有些文件可能会因为存储不妥或其他无法避免的原因而损坏或丢失，这会对机构的正常运作产生影响。电子档案管理是基于现代科技的，它具备便利、高效和环保等优点。通过使用专门的工作软件来收集和整理档案，不仅可以提高工作效率，降低误差，还可以减少工作的重复性。

1.2有助于提升档案利用效率

现在，人们对于档案的使用日益增多，许多社会活动都与档案息息相关。如果使用传统的档案管理方法，通常需要在多个地方进行查询，这不仅麻烦，还可能影响档案的正确保存。然而，如果采用数字化档案管理，所有的信息都会被储存在数据库中，当需要时，只需在网上查询即可，非常便捷。当为公众提供服务时，只需要公众提供基础信息，员工就能迅速找到他们所需的文件，这极大地提升了档案的使用效率[1]。

2机关事业单位数字化档案管理工作模式

2.1推进文字归档数字化

在机关事业单位中，文字信息是一种至关重要的资源，这一资源对机构和单位的发展起着决定性的作用。因此，应用数字化技术对文字档案进行归档和管理，能够实现档案资源的有效利用，促进机构和单位的发展。数字化档案管理模式能够将纸质档案转化为电子化档案，确保其信息的真实性和可靠性。同时，数字化技术也能够对电子文件进行归档和管理。电子文件作为一种特殊的信息资源，既能够补充传统纸质文件的内容，也能够保留纸质文件中所记载的信息。因此，应用数字化技术能够使纸质文件得以保存并实现无纸化办公。综上所述，在机关事业单位中应用数字化档案管理模式，能够实现电子文件的有效归档和存储，进而为机关事业单位的发展提供必要的支持。

2.2创建档案管理电子系统

在机关事业单位档案管理工作中应用数字化档案管理模式，首先要创建档案管理电子系统，使得数字化档案管理模式的创建与应用能够更加便捷化与高效化。在档案管理电子系统的创建过程中，应以信息技术为基础，通过对硬件设施的投入、软件系统的更新与完善以及计算机网络系统的建立来实现机关事业单位档案管理电子系统的创建。同时，机关事业单位还应在电子档案管理系统中配备计算机网络系统，在进行数字化档案管理工作时可以借助网络平台来对数字档案信息进行获取与分析，并且在信息处理过程中可以通过计算机网络来实现对数字档案信息的及时更新与存储，从而保障数字化档案信息资源的安全性。此外，机关事业单位还应为工作人员配置专业的数字化档案管理系统，使工作人员能够快速地获取所需数字档案信息，从而提升机关事业单位的工作效率与质量。

2.3提高档案管理人员的素质

对于档案管理人员而言，采用数字化档案管理模式需要具备相应的专业知识和技能。因此，为了提高自身的数字化档案管理能力，档案管理人员必须不断学习并在实践中提升自身的专业技能水平。积极参加专业培训也是提升档案管理人员专业知识水平和实际操作能力的关键环节。通过培训，档案管理人员能够更好地适应数字化档案管理工作模式，并具备更强的实践能力。在数字化档案管理工作中，创新和完善数字化档案管理模式是至关重要的。需要根据当前社会的发展形势和需求，对数字化档案管理模式进行持续的优化和改进。同时，为了确保数字化档案管理工作的顺利开展，需要不断完善相关的制度建设和人员配置，为数字化档案管理模式的发展提供坚实的基础和保障

[2]。

2.4强化数字化档案安全保护

在实施数字化档案管理模式过程中，机关事业单位应重视档案安全防护工作，以确保档案管理工作的顺利进行。在构建数字化档案管理模式时，应确保档案存储空间的安全性，优化和完善存储空间是降低安全风险的关键步骤。在此过程中，应关注物理环境的优化和调整，确保电子文件储存在一个相对独立、隔离并符合标准的环境中。此外，为保障机关事业单位数字化档案管理模式的顺利构建，单位在开展数字化档案管理工作时，还应加强网络安全防护。在网络中设立防火墙、入侵检测、防病毒等系统，以保障数字化档案管理工作模式的顺利构建[3]。

结束语

总而言之，机关事业单位的档案管理工作是机关事业单位发展中的重要组成部分，因此，在当前信息化技术高速发展背景下，机关事业单位应重视并加强数字化档案管理工作模式的应用，这不仅有利于机关事业单位档案管理工作的顺利开展，同时还能够进一步提升机关事业单位的管理效率。

参考文献

[1] 王雨飞.新形势下如何强化机关事业单位档案数字化管理[J].大众标准化, 2022(13):3.

[2] 吴婷.机关事业单位档案管理数字化技术应用探究[J].现代企业文化, 2021, 000(007):41-42.

[3] 成博.机关事业单位数字化档案管理工作实践研究[J].区域治理, 2022(37):0097-0099.