浅析新时代背景下残疾证档案管理的难点与对策

浅析新时代背景下残疾证档案管理的难点与对策

陈思节、梁艳、卢玉媚

肇庆市第三人民医院（肇庆市心理卫生中心、肇庆市精神卫生中心）526200

摘要：随着社会发展，残疾证档案管理的重要性也逐渐凸显出来。在信息化时代，以往传统的残疾证档案管理方式逐渐呈现出弊端，想要使残疾证档案管理整体水平得到提升，就必须要结合时代发展，在原有基础上创新其管理形式。

关键词：残疾证档案；难点

一、新时期残疾证档案工作现存的问题

残疾证档案管理工作对事业单位运营发展有着重要作用，但就目前来看，很多事业单位在残疾证档案管理时还存在诸多问题。一是部分事业单位对于残疾证档案管理工作缺乏应有的重视，只是将此项工作简单定义为文书的整理，却并未将其定义为管理层面，因其重视程度不足，导致残疾证档案管理部门地位较低，工作人员积极性不高。二是残疾证档案管理人员方面的问题，一些事业单位的残疾证档案人员存在着专业素质不高的问题，部分残疾证档案管理者是由人事部门人员兼职，因其在日常生活中有其他工作重点，没有过多精力和时间投入残疾证档案管理。针对残疾证档案管理人员专业能力有限的问题，一些事业单位也会尝试通过教育培训的方式来提升人员的综合素质，但在具体培训过程中也会出现一些问题，如一些年龄偏大的员工不愿参与培训，即便参与培训也无法熟练掌握信息技术在残疾证档案管理工作中的应用，导致残疾证档案管理工作效率和质量无法得到提升，依然只能延续以往的查阅流程，无法实现规范化和标准化管理。三是很多事业单位的残疾证档案管理信息化建设程度较低，纸质残疾证档案存放时间过长，可能会导致档案出现变质以及字迹不清的现象，使其利用价值丧失。同时，残疾证档案管理会涉及多项内容，若依然采用传统的整理和保管方式，在查找时就无法快速调取所需内容，造成档案管理效率低下。

二、残疾证档案管理方式创新的重要性

随着信息技术的发展，计算机技术被广泛应用在各个行业当中，也促进了各行业管理效率的提升。若能借助信息技术来展开残疾证档案的整理和保管，将能进一步提升档案管理工作效率质量。残疾档案盛载重要信息内容，可以了解残疾人的发展方向，人事单位对残疾人的任用情况，残疾人的劳动价值及对残疾人的优惠补贴情况，对事业单位发展有着重要的指导作用。部分事业单位简单地将残疾证档案管理等同于档案归类、整理和保管，这种简单的管理方式无法发挥残疾证档案的真正价值。如果依然采取传统的残疾证档案整理和保管方式，需要耗费大量的人力、物力，同时，档案管理人员重复的劳动内容也比较多，而这也可能会导致其出现消极怠工情绪。通过优化创新残疾证档案管理模式，借助信息化技术展开残疾证档案的管理工作，档案管理人员可以借助数据库、excel等简化以往的工作流程，提升档案管理成效。同时，通过残疾证档案信息化管理还可实现对各项资源的共享，事业单位领导可借助对残疾证档案数据的分析，快速展开各项管理工作，进行科学决策。

三、残疾证档案管理优化策略

1. 优化传统管理意识

首先，在以往的残疾证档案整理和管理工作中，需要档案管理人员耗费大量的时间和精力，且在管理过程中容易出现错误，而借助信息化手段来对残疾证档案展开管理则能更好地保存、查询以及修改残疾证档案，如可借助网络将残疾证档案实时共享给有需要的部门，管理层在调阅时也会更加容易。其次，档案管理人员一定要能突破传统的管理理念，树立信息化管理意识，使残疾证档案管理工作能逐渐朝着开放型转变。事业单位也应高度重视残疾证档案管理工作，意识到此项工作开展对自身发展的重要性，并通过将管理责任落实到个人的方式，使档案管理人员能积极投入本职工作中，各司其职，避免因职责不明确导致档案管理人员工作积极性不高，而出现管理漏洞。最后，还要加强对残疾证档案信息化管理的宣传和普及工作，使档案管理者都能意识到信息技术应用的重要性和价值，能始终以信息化思维开展收集、整理和调用档案，实现残疾证档案管理效率和质量的提升。

2. 完善基础建设，优化管理体制

想要进一步优化和创新残疾证档案管理工作，就必须要先完善相应的设备设施。信息化技术设备设施是推动残疾证档案管理创新的基础保障，需投入一定资金来完善信息化设备设施。随着信息技术的发展，以往传统的人工残疾证档案管理模式也会逐渐转变为信息化管理方式，而现阶段能实现文书扫描和自动检索录入的软件也比较多，需将一部分资金用以完善基础建设，为残疾证档案管理工作的创新开展提供人力和物力方面的保障。除此之外，还应配套相应的设备设施，包括防尘、防磁、防火以及防盗等设备设施，制定应急防病毒措施以及网络盗窃措施，而这些均需要事业单位投入一定的资金，从软硬件方面加强建设，以推动残疾证档案管理创新性。

同时，还要改善残疾证档案的管理体制，坚持人机结合方针构建自动化系统管理，以实现对档案资料的集中管理，这样在整理档案和使用档案的时候也会更加便捷化。应对现阶段事业单位档案比较分散的问题引起高度重视，并采取有效措施解决这一问题，通过优化改进管理制度，统一选择软硬件以及技术标准，实现对残疾证档案资料的统一管理。

此外，还要结合单位实际情况，不断修订文书管理工作制度，确保其具有全面性和创新性。全面性是指制度条款要能适合现阶段残疾证档案管理工作发展需求；创新性是指需要优化以往制度不合适的地方，确保档案管理内容能为未来发展提供参考。

3. 高度重视残疾证档案管理人员综合素质的培养

想要使残疾证档案管理工作效率和质量得到提升，就必须要确保档案管理人员具备丰富的管理经验，还要具有计算机操作技能。现阶段，很多事业单位都存在缺乏档案管理人才的问题，因此，必须寻找切实有效的措施来解决这一问题。

首先，要对外引进残疾证档案管理复合型人才，对这部分人才的要求除了掌握档案管理知识，具有相关经验之外，还必须要有信息意识，能熟练运用计算机技术开展各项工作。其次，对于现有的档案管理者也要有针对性地开展培训工作，在年度工作计划中列入档案人员培训工作，同时，还要在档案管理人员的业绩考核中纳入培训学习成绩，促使其积极投入学习，确保档案管理成效能够获得提升。在培训的过程中可以采取开设档案学习培训班的方式，也可邀请专家来事业单位授课，或鼓励员工自主学习网络技术及档案管理专业知识，增强其专业能力，并使其具备残疾证档案信息化管理能力。除此之外，对于档案管理者的思想教育工作也要引起高度重视，通过定期展开思政教育，提升其责任意识，使其能具备奉献精神，愿意全身心投入残疾证档案管理工作中。在日常生活中也要给予其关心照顾，为其解决生活和工作中存在的各项困难，使其全身心投入残疾证档案管理工作中。

4. 重视残疾证档案信息化建设安全性管理

虽然借助信息技术能创新残疾证档案管理工作模式，但这一技术在应用过程中却存在保密性受限的问题。相对于传统的纸质残疾证档案来讲，电子文件内容在保密性方面比较薄弱，只需要借助计算机便可修改或删除电子文件，且完成修改之后并不能看到痕迹。可以说电子档案内容发生变化的概率要远远高于纸质文件，所以，无法有效把控电子文档内容的原貌，纸质档案的字迹是特定的，但电子档案却可以结合自身需求灵活选择，无法明确电子文件是否为原始文件，也无法通过盖章或是署名来对其是否为原件展开判定。

四、结束语

总之，在信息化时代发展背景下，传统的残疾证档案管理方式已不能满足事业单位的需求，必须积极投入残疾证档案管理创新中，借助信息化技术开展残疾证档案资料管理，在减轻档案管理人员工作压力的基础上，提升残疾证档案及各项管理工作的开展效率和质量。

参考文献

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