浅谈项目资料管理存在的问题和对策

浅谈项目资料管理存在的问题和对策

贺前静  王欣懿  王炳荣

中建二局第三建筑工程有限公司西南分公司 四川成都   610000

摘 要

项目资料就是项目在准备、实施、竣工、交付使用等各个阶段直接形成的有一定保存价值的各种文字、图表、影像等不同形式的历史记录。项目资料管理，是土地开发整理项目管理的重要内容和环节。资料管理工作作为工程管理的一部分, 必须适应发展需要,树立新的观念,建立新的体制,实行新的管理制度。相关工作人员亦应创新思路, 积极探索和体现观念、机制，开拓资料管理的各项功能，使资料在服务中发挥积极效益。

关键词：资料；项目资料；建筑工程；项目资料管理

1、当前项目管理资料中存在的问题

1.1、一些建设单位对企业工程档案收集重视不够

特别是施工阶段，因为有的项目工期较长, 分散面广，资料的形成也需要较长时间，需要动态的管理，而承建单位对相关责任人没有具体详细落实，对竣工资料的质量要求心中无数，致使档案资料中的签字手续不完备、原件没有归档。

1.2、资料的前期收集与整理不够及时

资料员应当对工程开工前对应的档案前期资料开始介入，根据《建设工程文件归档整理规范》要求对其及时予以规范记录, 争取做到开工有报告、变更有记录、进场有记录及检验报告、验收有依据、资料前后对照有标准,每一个环节都应当及时、到位。但是在具体工作中，有些却疏于管理，导致后果比较严重，往往存在补记录、补资料的现象。某些工程重视工程形象进度，却忽视了档案工作，等到工程结束办理竣工验收手续时，才投入人力、物力搞突击，造成档案资料质量差，准确性、真实性、完整性达不到规范要求，无法及时移交档案馆，直接影响到日后工作。

1.3、资料归档混乱

具体表现为:归档项目资料目录与资料不对应;资料间编码不连续;对反映工作过程的主要资料，如往来工作联系单、会议纪要、重要谈话纪录、招投标资料、监理资料、施工管理资料、权属调整资料等，工作环节的主要或辅助性技术成果，如:项目可行性研究报告、项目规划设计报告、项目整改方案等各类资料的分类不明确，不能有效区分项目主件资料与附件资料:项目资料分散、归档混乱，查阅、查找困难。

2、问题产生的根本原因

这些主要问题的存在最终将导致施工资料无法全面、翔实地反映工程实体质量状况，也不能有效落实工程质量责任制，并给工程竣工档案编制、工程使用和维护带来极大的困难。分析其产生的根本原因主要有以下几个方面。

2.1、人员业务素质低

施工单位资料管理及操作人员业务素质低，没有经过专业培训，不具备资料管理水平或操作能力。

2.2、施工单位不重视

施工单位对工程资料管理工作不重视，没有健全的工程资料管理制度或者管理制度落实不到位。

2.3、监理人员不重视

监理人员对工程资料的编制和管理工作任其自然，没有及时核查和督促。

2.4、工作交接不到位

因项目申报单位发生人事变动或调整，从事项目资料管理工作的同志被调到其他部门或岗位，其所负责的项目由其他同志接管，在工作交接过程中，对项目资料的清点、移交不清楚、不到位等。

3、解决问题的对策及分析

3.1、及时对相关人员进行培训,提高工作质量

项目资料繁杂，涉及内容较多，要求项目管理人员必须熟悉建筑工程资料管理相关政策、法规和技术标准以及档案资料管理等方面的知识和技能。因此，加强项目管理人员的培训非常重要。资料员素质不高，是造成工程档案管理不到位的根本原因。坚持从档案资料形成的“源头”抓起，做好前段控制，做好“集中统一管理”。开工前必须及早对项目档案管理人员及有关技术人员进行系统培训,树立档案思想, 针对档案管理人员水平参差不齐的问题，采取跟班学习方法，进行档案收集、立卷实物操作培训，所有资料员都经过培训学习后才能上岗，从而保证了档案工作人员的基本业务素质要求，这样才能保证资料收集齐全并且质量较好。

3.2、加强档案管理领导责任、建立工作机制

根据企业工程项目的特点和档案管理要求，设置相应的档案机构，配备档案管理者及专职档案人员，明确各自管理职责。应当规定兼职档案人员负责资料的收集、整理以及组卷，定期移交档案室，专职档案人员负责督促，并且业务指导和质量把关，企业主管档案负责人负责对档案文件材料内容的审核。在工程各个阶段，将奖惩机制纳入其中，对按要求完成档案工作的人员和没有完成工作任务的人员，在经济上或者晋级上奖励分明，鼓励他们进一步做好档案工作。

3.3、强化项目资料管理的意识

从项目立项到项目建设完成、验收交付使用，在各个不同的阶段、各个不同的工作环节，都有相关的文字、图件、表格及必要的影像等资料，在土地开发整理越来越受到全社会重视的今天，项目资料不仅是项目工程竣工验收、合理使用、维修、改建、扩建以及鉴别工程质量的重要依据，同时也是管理部门技术资料储备、开展技术 交流、提高项目管理水平的重要手段，更是一种工作职责的体现。因此从事土地开发整理工作，就要树立项目资料管理意识，以端正的态度，做好项目资料的收集、整理、归档工作。

3.4、完善项目资料管理的制度建设

完整的土地开发整理项目是一个从项目选址、立项，编制规划设计，组织实施、竣工验收、交付使 用等连贯性、综合性较强的系统工程。为了使项目资料齐全、内容完善，管理规范，应尽快制定明确的项目资料分类目录，指导项目资料的编撰、整理、归档工作。

3.5、保证各种技术资料的真实性

当前我国许多工程项目的技术资料均是后整理而成。不但不能真实反映工程实况，而且极易造成工程技术资料混乱，失去其作为工程档案的意义。所以，工程检测单位要对试验负责，严格执行见证取样制度，不符合要求的坚决不出具试验报告。与此同时，监理单位、质量监督站要增强对施工项目的监督检查，不仅要查质量、安全，同时也要检查技术资料。

四、结语

邓小平同志曾说：“所谓工作做得好，主要是人对工作的管理好”, “好多事故都是因为不会管理、不会做工作、不会做人的管理工作、不会做思想工作，使矛盾激化而发生的。”建设工程施工资料是工程建设各方主体在依法建设、现场管理和质量控制方面的原始记录。本文对建筑工程技术资料管理存在的问题进行了较为详细的分析，进而给出了一些强化、改进的建议。总之，工程技术资料工作在工程建设中需要多方面的密切配合与支持，只有建设工程的各方主体积极行动起来，运用先进的科学管理方法，系统的全面操作，建筑工程技术资料才能全面、真实的反映工程建设情况。

参考文献：

[1]彭枫.土地开发整理项目资料管理中存在的问题及对策浅析[J].西部资源,2008(01):35-36.

[2]高新华.浅谈土地开发整理项目档案资料管理[J].才智,2016(31):243.

[3]崔莉.浅析企业工程项目中档案资料的管理与监控存在问题和对策[J].办公室业务,2013(07):107.