新时期事业档案管理面临的问题及对策研究

新时期事业档案管理面临的问题及对策研究

李俊秀

中共兰坪县委办公室（兰坪县档案馆）

摘要：事业档案管理在新时期扮演着重要的角色，它不仅关系到机构的正常运作，还对信息保密、合规性和效率产生深远影响。然而，新时期的事业档案管理面临一系列问题，包括数字化转型、信息安全、隐私保护、数据管理等方面的挑战。本文通过分析这些问题，提出相应的对策，以应对新时期事业档案管理的挑战。

关键词：新时期；事业档案；管理；问题及对策；

引言：

事业档案管理是组织和机构管理中不可或缺的一部分，它涉及记录、保存、检索和利用大量信息以支持组织的正常运作。然而，在新时期，事业档案管理面临一系列新的问题，主要包括数字化转型、信息安全、隐私保护、数据管理等方面的挑战。这些问题需要及时解决，以确保事业档案管理的有效性和合规性。

一、数字化转型

随着信息技术的飞速发展，越来越多的事业档案以电子形式存在，数字化转型对事业档案管理提出了新的要求。机构需要有效地管理、存储和检索大规模的数字档案，确保其完整性和可访问性。

1.1建立数字档案管理系统

机构应建立先进的数字档案管理系统，以便有效地组织和存储电子档案。这包括选择适当的档案管理软件和硬件，确保其能够满足组织的需求。系统应具备强大的检索功能，使用户能够迅速找到所需信息。

1.2培训员工

提供培训，使员工了解数字档案管理的最佳实践，并掌握相关工具和技能。员工需要了解如何上传、归档、检索和备份数字档案，以确保数据的安全和可用性。培训还可以帮助员工意识到数字档案管理的重要性，从而提高他们的合作和工作的谨慎性。

1.3制定数字化政策

建立明确的数字档案管理政策，包括数字保留期限、备份策略和电子文件格式规范。这些政策将有助于规范数字档案的管理和保护，确保其合规性和完整性。政策应该根据事业单位的特定需求进行制定，并定期审查和更新，以反映不断变化的技术和法规。

通过采取这些对策，机构可以更好地适应数字化转型，并有效地管理数字档案，确保其安全性和可访问性。这将有助于提高事业档案管理的效率和合规性，以满足新时期的需求。

二、信息安全

随着数字档案的增加，信息安全变得尤为重要。泄露、滥用或丢失敏感信息可能对机构和个体造成严重损害，以下是一些具体对策。

2.1强化访问控制

2.1.1强化访问控制的对策：1）身份验证和授权：唯一身份验证凭据：确保每个用户都拥有唯一的身份验证凭据，如用户名和密码。更好的方法是采用多因素身份验证，如指纹识别、智能卡或生物识别技术，以增加访问的安全性。2）授权策略：根据用户的职责和需求，明确授权其可以访问的档案和操作。采用最小权限原则，即只授予用户所需的最低访问权限，以减少潜在的数据泄露风险。

2.1.2监控和审计：1）实时监控：建立实时监控机制，可以追踪用户对档案的访问和操作。如果发现异常活动，系统应该能够及时发出警报。2）用户活动记录：记录用户的活动，包括谁访问了哪些档案、何时访问以及执行了什么操作。这些记录对于追溯和审计非常重要。3）定期审计：定期进行审计，以检查访问控制策略是否得到执行，并发现不正当行为。审计可以帮助发现潜在的风险和改进访问控制策略。

通过强化访问控制，机构可以更好地保护敏感档案，防止未经授权的访问和潜在的数据泄露。这有助于确保档案的完整性和保密性。

2.2加强数据加密

2.2.1端到端加密：1）端到端加密：采用端到端加密技术，确保数据在传输和存储过程中都得到加密。这可以有效防止中间人攻击，确保只有授权的用户可以访问数据。2）加密协议：使用安全的通信协议，如SSL/TLS，以保护数据在传输过程中的安全性。这防止了窃听和数据篡改。

2.2.2数据加密标准：1）强密码和加密算法：采用强密码和加密算法，如AES（高级加密标准），以确保数据得到有效的保护。强密码和加密算法增加了数据破解的难度。2）数据完整性检查：使用哈希函数来验证数据的完整性。这可帮助检测数据是否在传输或存储过程中被篡改。

2.2.3密钥管理1）密钥生成：建立有效的密钥生成系统，确保生成安全的密钥，以用于数据加密和解密。2）密钥存储：密钥存储应得到妥善管理，以防止未经授权的访问。采用硬件安全模块（HSM）等安全措施来保护密钥。3）密钥分发：确保密钥的安全分发给授权的用户，以便他们可以解密数据。采用安全的密钥交换协议来保证密钥传输的安全性。

通过加强数据加密，机构可以有效地保护事业档案的敏感信息，防止未经授权的访问和数据泄露。这有助于确保档案的机密性和完整性。

2.3实施安全培训

培训员工识别和应对安全威胁，加强信息安全意识。这包括：1）安全意识培训：向员工提供有关信息安全最佳实践的培训，使其能够辨识垃圾邮件、网络钓鱼攻击和恶意软件等安全威胁。2）模拟演练：定期进行模拟演练，以测试员工对安全事件的响应和处理能力。3）举报机制：建立匿名举报机制，鼓励员工报告安全问题和不当行为。

通过采取这些对策，机构可以加强信息安全，减少敏感信息泄露的风险，确保数字档案得到妥善保护。信息安全的强化将有助于维护事业单位的声誉和合规性。

三、隐私保护

许多档案包含个人身份信息或敏感数据，需要得到妥善保护，以遵守隐私法规。

3.1遵守隐私法规

确保事业档案管理符合相关隐私法规。这包括：1）数据主体权利：尊重数据主体的权利，包括访问、更正和删除其个人数据的权利。2）透明性：提供清晰的隐私政策，告知数据主体数据的收集和处理方式。3）数据保护：指定数据保护人员，监督隐私合规事项。

3.2数据匿名化

对于不必要的个人身份信息，进行数据匿名化，以降低隐私风险。这包括：1）去标识化：从数据中删除或替换可以用于识别个人身份的信息，以保护数据主体的隐私。2）最小数据原则：只收集和保留绝对必要的个人数据，减少不必要的数据处理。

通过遵守隐私法规和采用数据匿名化措施，机构可以更好地保护个人隐私，确保事业档案管理的合规性。这有助于维护数据主体的信任，并避免潜在的法律问题。

四、数据管理

有效的数据管理对于事业档案的长期保存和利用至关重要。机构需要制定策略来管理档案的生命周期，包括保留、销毁和归档。

4.1建立数据管理策略

制定明确的数据管理策略，包括数据保留期限、销毁政策和归档规定。这包括：1）数据分类：对数据进行分类，确定哪些数据需要保留、多长时间需要保留以及哪些数据可以销毁或归档。2）合规性考虑：确保数据管理策略符合适用法规，如法定数据保留要求和行业标准。

4.2自动化数据管理

利用自动化工具来管理数据的生命周期，以确保合规性和效率。这包括：1）数据管理软件：采用数据管理软件来自动执行数据保留和销毁策略，减少人为错误的风险。2）工作流程自动化：设计工作流程，以自动触发数据保留、销毁和归档操作，提高操作的一致性和可追溯性。

通过建立明确的数据管理策略和采用自动化工具，机构可以更好地管理事业档案，确保数据得到妥善保存和处理，同时遵守相关法规和标准。这有助于提高数据管理的效率和合规性。

结论：

新时期事业档案管理面临的问题涵盖了数字化转型、信息安全、隐私保护和数据管理等多个方面。通过制定相应的对策，机构可以更好地应对这些挑战，确保事业档案管理的有效性、合规性和可持续性。只有通过积极的管理和技术创新，新时期的事业档案管理才能更好地服务于组织的使命

参考文献：

[1] 杨怀成.企事业单位档案管理中存在的问题及对策研究[J].卷宗.2021,(16).2.

[2] 白丛丛.浅谈事业单位档案管理工作存在的问题及对策[J].文渊（中学版）.2021,(5).951.