浅析水土保持工程档案管理工作

浅析水土保持工程档案管理工作

谭赤珠

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摘要：随着社会的发展，全国开展了大规模的水土流失预防保护和治理工作。各项水土流失治理工程通过林草措施、工程措施、封禁治理等方式，控制水土流失、改善生态环境、优化农业生产条件，水土流失状况得到了有效控制。在水土保持工程建设过程中，档案资料作为工程建设的重要组成部分，完整地记录了规划、立项、设计、施工、监理、监测、质量监督和竣工验收等各项工作，既是对项目建设的真实记录，也是评价工程质量、开展维修养护、进行学术研究、推进水土保持生态建设的重要依据。

关键词：水土保持工程档案；档案管理；相关举措

引言

在水土保持事业发展过程中，水土保持工程档案管理是一项重要组成部分。收集、整理、利用好水土保持工程档案，能够了解既往水土保持工作实际情况，便于结合当地水土流失程度、特点，制定更具针对性的水土流失防治措施，对水土流失现实问题起到遏制或减轻的效果。当水土保持工作逐渐趋于成熟之后，可以将这项工作与当地生态建设规划、发展规划进行有机结合，发展当地特色生态经济，带动当地经济发展，提升人民生活幸福感。

1水土保持工程档案管理中存在的问题

1.1重视不够、管理意识淡薄

由于水土保持工程具有点多面广、实施周期长、制约因素多等特点，使得其档案资料的收集和整理具有一定难度。因此，在水土保持工程建设过程中，始终坚持做好档案管理工作就显得尤为重要。但在实际工作中，部分地区重视工程建设，忽视档案管理，在工程建设前期没有及时将档案管理纳入工作日程，经常在工程建设的中后期，才开始进行资料的收集、整理和归档，导致工程档案缺失，严重影响档案质量。一些水土保持工作者档案管理意识淡薄，认为档案管理就是简单地完成资料收集和保管，未按照档案管理的技术标准和制度规范开展工作，对相关的法律法规更是缺乏了解，导致水土保持工程档案无法实现全面、系统的管理。

1.2制度不健全、管理水平较低

多年来，随着水土流失生态治理工作的不断推进，水土保持工程的管理方式和建设形式都有了巨大的转变，水土保持工程档案也随之出现内容复杂化、种类多样化的特点，而相关档案管理制度已无法适应新变化、满足新需求。由于缺乏完善的档案管理制度，使得从业人员在开展资料的收集整理、分类归档、使用销毁等工作时，没有可以依照的规定和细则，直接导致档案日常管理工作杂乱无章。同时，很多单位对水土保持工程档案未进行科学有效的管理，没有建立统一的分类标准和档案编码，增加了档案归档、调阅、查询的难度，大大降低了档案资料的利用率。

1.3投入不足、人才资源匮乏

尽管相关部门加强了对水土保持工程档案的管理，档案管理水平也得到了一定程度的提升，但一些单位在档案管理工作中投入的人力物力仍无法满足实际工作需求。在基础设施方面，部分单位未配备专门的档案室，没有严格区分档案存放区和办公区，档案管理不安全、不规范，时常会因随意存放而导致档案的损坏、遗失;在资金投入方面，档案管理专项资金投入不足，难以配置相关的管理系统和仪器设备，导致档案的信息化、数字化、智能化水平较低，严重影响档案价值的发挥;在人员配置方面，相当一部分单位缺乏具有档案管理经验的专业人才，绝大多数的工程档案管理工作由其他专业人员兼职负责，容易因缺乏专业知识、人员调动频繁而导致档案资料不齐全、归档衔接不到位等问题，难以满足档案管理规范化的要求。

2档案管理的强化措施

2.1强化档案管理意识

高度重视档案管理工作。本单位工作计划和领导干部岗位责任制中纳入档案工作，并将领导政绩和先进单位的考核条件纳入水保工程建设的建档工作。此外，明确档案管理主要负责人为水保单位的“一把手”，实行专人专职的工程档案管理制，做到层层抓落实、一级抓一级的水保工程建设管理。技术人员高度负责。根据水保工程建设的实际状况，一线技术人员因地制宜的选择一些新技术、新工艺。工程技术人员应准确记载这些创新工艺的施工过程，拥有强烈的保护意识并将其报送给档案管理员。管理人员高度细致。水保工程档案资料涉及面广、形式复杂且数据多样，任何一句简单的文字、小小的数字都可能对决策者的部署和决策产生直接的影响。所以，高度的敬业精神为档案管理人员的基本要求，必须细致、认真、严谨的整理与收集工程建设的各阶段资料，保证水保工程档案不会出现差错，并加强技术人员、项目负责人与工程管理人员的协调配合，为做好档案业务指导工作还要深入施工现场实地考察。

2.2强化档案管理制度建设

施工过程中，水土保持项目各参建队伍的综合素质和专业水平不一，项目工期长则2～3a，短则半年，且工程建设需要多方协作完成，若没有切实可行的规章制度和统一的管理体系，势必会出现档案信息丢失、档案工作陷入混乱和被动的局面，而这些问题必须杜绝。结合项目建设实际情况和档案管理工作有关依据，制定符合实际要求和行业标准的归档细则、文档制度和流程，对于档案资料的借阅、组卷、收集、传递和整理等事宜应有专职人员或相应部门负责，为约束各参建方共同遵守档案管理的各项规定以及满足水保工程归档、建档要求，应形成有效的约束机制。此外，为解决档案无序管理的问题还可实施“谁形成、谁归档”的措施。在不未被档案借阅制度和档案保密制度的条件下，档案管理人员要认真做好档案资料的借阅工作。另外，将合理有效的管理模式、建设过程中使用的新工艺、新技术等影像资料、相关文字、图片与他人共享，合理运用存档资料最大程度的发挥档案的使用价值。

2.3强化资料的分类、归档、收集

为了形成完整、系统的档案资料，必须做好重要事件记录、质量监理系列资料、建设过程的文件资料、立项过程的档案资料等整理和归档工作。尤其是在信息技术不断进步、电子档案快速发展的时代背景下，水保档案管理应遵循与施工进度、竣工验收、项目立项同步的“三同步”原则。建设单位组建过程中配备专职资料收集人员，同步设立工程档案管理机构负责领导视察活动、函件、合同、批复、报告、图纸等资料的收集。所以，档案管理单位应从水保工程建设开始，按照项目档案验收办法、档案管理暂行规定和国家档案法等要求，根据工程建设实际情况制定详尽的竣工图编制、分类编号和档案整理等制度，及时归档收集的有关资料，保证档案验收在竣工验收、工程完工前合格。

结语

在新时期国家高度重视水土流失治理工作的背景下，水土保持工程档案管理作为一项基础性工作也显得十分重要。相关部门要进一步提高认识、转变观念，建立和完善水土保持工程档案管理制度体系，加强档案管理基础设施建设，重视档案管理从业人员能力培养，不断提高档案管理水平。同时，要大力发展水土保持工程档案管理信息化建设，建立档案资料数字化处理系统，运用计算机技术、多媒体技术对档案资料进行归档处理;建立档案信息安全保障系统，通过权限设置、身份认证、数据备份等措施，确保档案信息存储、传输、查询和使用过程的安全性;打造档案资源共享平台，搭建档案资源对接系统，扩大档案使用覆盖面，开发资源共享的个性化服务和智能化服务，为构建智慧型水土保持信息管理体系提供有力保障。

参考文献

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［2］郑建民．临汾市水土保持工程档案管理的做法及体会［J］．中国水土保持，2013(9):14-16．

［3］李德．浅议水土保持档案管理的功能［J］．中国水土保持，2005(2):44，50．