新形势下政府部门人事档案管理创新改革与研究

新形势下政府部门人事档案管理创新改革与研究

陈崖

盐津县委组织部，云南昭通  657500

摘要：人事档案工作关系到人才的发展，是政府部门人才队伍建设的重要组成部分。本文对新形势下政府部门的人事档案管理创新改革方法进行研究，从人事档案管理对政府部门的运作意义出发，对人力资源管理中的问题进行了探讨，提出新时期档案管理的创新策略。将进一步深化人事档案管理服务工作，为政府部分的健全发展提供充足的管理效能。

关键词：政府部门；人事档案；管理必要性

在政府部门改革不断深化的背景下，人事档案管理工作亟待进一步优化。为了实现协同管理，再加上政府部门的改革方向和改革目标，对人事档案管理工作进行调整，解决共同存在的问题[1]。人事档案和职业记录需要强化职位发展和建设之间的联系，使人事档案管理在政府部门的发展中起到更大的作用。

一、人事档案管理对政府部门运作的意义

（一）个人层面

从个人的角度来看，人事部门的档案记载着雇员的工作变动，工作审计，以及在政府部门工作时的薪水。这也是各部门每年检讨的基本依据。它也是管理人员了解员工政治面貌，道德水准，工作能力以及工作绩效的重要方式。在传统的人力资源管理中，以纸本文件为主的信息载体。根据原始的纸质文件，对其学历、社会关系、质量等信息进行了归类。传统的经营方式有一个弊端，那就是很难查阅和调整资料。另外，因为纸本文档的编辑能力很差，所以不能直接修改原来的纸本文档，而需要重新加工。这就加大了人力资源管理的工作量。为此，应积极推动有关资料的优化工作，以达到对档案资料的快速归类与查询，以提升档案资料的管理效能。

（二）人力资源层面

个人档案是个人工作经历及发展状况的资料。在进行人事调整的时候，可以以档案所提供的有关信息为依据，将调整工作分为不同的类别，这样就可以筛选出最好的人才，并将其集中起来，从而提升了一个单位的人才质量，同时还可以提升人力资源管理的处理效率。在此新时期，人才资源的重要性日益凸显，已成为推动政府改革与可持续发展的首要资源。同时，在已有员工档案资料的基础上，构建了一套科学、合理的员工档案体系，从而提升了员工的管理水平。

（三）发展层面

人事档案管理对政府部门和个人的权益和利益进行了保护，通过对档案管理的强化，管理者可以对在位者的个人信息进行改进，从而对其进行管理，审查，将相应的人才组织到相应的岗位上，从而达到对人才的合理利用[2]。由此可以看出，建立起个人档案管理系统，不但可以为促进政府部门向现代化和发展提供信息，还可以使与其相关的权利和合法权益得到有效保护。考虑到人事档案的特点，怎样才能建立起一套完备的、科学的、规范的、高效的人事档案管理系统，以保证与政府部门档案的智能化管理与发展相适应，是要面对的大事。

二、新形势下政府部门人事档案管理问题

（一）对于工作的重要性缺乏正确认识

首先，从目前档案工作的实际情况来看，档案工作在政府部门领导对其重要性缺乏正确认识。结果导致工作开展拖延，分类和保存工作管理效率低下，文件的价值也得不到利用。其次，有关制度软弱，缺少制度保障，档案工作不能开展。此外，专业性和标准化程度还不够高，很难满足政府部门的实际发展需求。

（二）数据信息收储效率有待提升

政府部门的主体是职工，事业编人员、编外聘用人、离退休职工。在这些资料中，聘用人员以及在编人员是最重要的两个方面。这种类型的人才通常涉及调动，晋升，职称评定，培训等业务，其资讯变动比较频繁。但有些重要的信息，因为在个人文件中没有有效的数据生成，比如，在一个人离开或者换工作时，如果他没有及时更新他的资料，就会造成衔接不顺畅等问题。

（三）安全防护不足

造成文件安全性问题的主要原因是管理员自身的失误，而造成文件安全性问题的最大原因是系统存在缺陷[3]。该系统是由技术人员设计、发展而来，但相关部门却缺少相应的技术人员。数字化部门的文件则受到了较大的制约。新的时代里，随着大数据应用的日益普及，网络病毒危害也愈演愈烈。若不立即修复这些缺陷，人事档案管理体系将会被破坏。

三、新形势下政府部门人事档案管理的优化策略

（一）加快档案信息资源整合

档案管理系统的建设工作，各方面人员的人事档案管理培训内容，比如：档案材料的采购标准、融合方式，评选过程、管理机制等。要对它进行全面的监督，对信息档案进行更多的优化，积极地探讨新的人事档案体系建设，并事先制订出多元化的发展策略，来保证人事档案工作的价值与功能。

第二，在人才资源整合的基础上，要建立一种新的档案管理模式，保证人才资源的高效使用。以建设档案管理网为前提，拓展了人事档案信息的传送与共享平台。利用云计算等技术，结合政府机构发展的实际需求，对与之相适应的数据信息进行全方位的采集与分析，为政府机构提供更加具有针对性的文档服务。

第三，持续改进服务，大力发展人力资源管理。更易于利用文件所提供的资料。根据科技创新项目实施的实际情况，构建了科技创新项目人员档案管理体系，保证了科技创新项目人员档案在科技创新项目实施中的应用。

（二）强化档案标准体系建设

人力资源档案管理体系的建设，不能局限于传统档案的管理模式，而是要拓展到其他机构等各类档案的管理模式。在对人事档案进行管理时，应严格按照国家所规定的规范进行。管理层面和操作层面。管理一级标准，包括发展政府服务，规范档案管理，明确责任，提升档案的工作效率，并采用一套共享制度，明确时限、档案记录的内容和相关要求；另外，要积极推进试点工程的开展，在小型试点工程的基础上，要系统地认识到与建设相关的问题，如档案的信息量，档案的复杂性以及档案的保存性；以文件分享为基础，发展有目标的解决方案[4]。智能文件管理完善于硬件设施、设备，具体包括了服务器、终端计算机、扫描仪、专用内部网络等，都应当配置到位。

（三）推进档案服务工作创新

随着政府改革的不断深入，档案管理体系的构建也必须适应档案工作的整合性、社会化和规范化。因此，必须对各类档案资料进行全面、细致的分析，并将各类档案资料与人事档案资料的传输与共享相结合。

推动档案信息系统整体建设和创新发展。在另外设立的前提下，建立了一个能够以多种方式收集并归档档案文件，保证管理体系中发挥作用，以达到积极地沟通，推动深度的合作。为适应档案馆使用者的需要，研制出一套具有较强针对性的档案管理系统，使档案管理信息平台的功能得到进一步提高。一方面，要积极地对用户的需要进行调查，在政府部门的协助下，有效地对所收集的用户数据管理平台进行改善。在基本的信息服务之外，还需要与人事档案管理制度相结合，为用户提供个性化定制服务。

（四）构筑档案安全管理体系

档案信息安全管理体系的构建，主要是针对存在的问题进行改进[5]。首先，要克服观念认识上的陈旧问题，并对文件安全理念进行持续地更新。在安全管理文件中，除了要从多维的角度来看，还要注意建立谈判、联系方式、咨询文件管理员的身份，以便获得访问的次数、访问的硬件等。将纸面文件的安全延伸到数字文件的安全，对安全管理进行静态和动态的安全管理，保证相关文件的数据的安全。利用VPN技术对档案资料进行采集与传送，为档案资料设置专门的安全信道，以避免档案资料被窃取。

第二，要注重制度建设，以提升档案工作的效能。针对各种不同的因素，制定了相应的安全措施。构建一套应急处置机制，对可能发生的意外事件进行有效的防范，并健全相应的后续处置体系，对受到损害的人员的档案管理和复原措施作出明确的规定，进一步提升了灾害的处理能力。

四、结束语

人事档案管理是部门管理员工作的一项重要内容。要与人事档案制度的创新同步推进，使档案工作真正起到应有的作用，从整体上加强档案工作，运用IT管理的优点，持续推进经营。

参考文献：

[1]黄继业.新形势下人事档案管理创新改革与研究[J].产业科技创新,2023,5(01):114-116.

[2]董晓声.新形势下人事档案管理与创新服务问题的探讨[J].兰台内外,2019,No.266(29):19-20.

[3]许长河.人事档案管理改革创新的几点思考[J].城建档案,2015,No.193(10):61-62.

[4]余慧琼,曹春莲,李霞.浅谈社会转型时期人事档案管理制度的改革与创新[J].办公室业务,2018,No.293(12):169.

[5]王丽涛.人事档案管理制度的改革与创新[J].办公室业务,2017,No.260(03):154.