浅谈大数据时代事业单位文书档案开发利用要素探索

浅谈大数据时代事业单位文书档案开发利用要素探索

领小

扎赉特旗国家现代农业产业园管理中心 13760

摘要：随着大数据时代的到来，我国的事业单位获得了重要发展机遇，同时也面临着许多挑战和困难，事业单位要想在激烈市场竞争中脱颖而出，那么就需要加强文书档案开发利用工作，提升档案利用价值，努力为群众提供更好的服务。基于此，本文将对大数据时代事业单位文书档案利用进行探讨和分析，并结合实际提出了相关对策，以供参考。

关键词：大数据时代；事业单位；文书档案；开发利用

在大数据时代背景下，我国行政事业单位认识到了加强文书档案开发利用工作的重要性，也采取了相应的措施，取得了一定成效，但还存在许多问题，如管理制度不完善，信息化建设力度不足，工作人员能力水平不达标，基础设施不完备等，严重阻碍了事业单位的发展，对此事业单位应该及时解决问题，为文书档案开发利用工作扫清障碍。

一、事业单位文书档案的特点

大数据时代背景下，事业单位文书档案具有以下方面的特点。第一，综合性特点，事业单位的文书档案内容丰富，类型较多，涵盖范围较广，而且内容的综合性较强。第二，职业化特点，事业单位的文书档案有相关工作人员工作内容的记录，可以反映单位的运行情况，也可以帮助单位分析发展趋势，具有职业化特征。第三，保密性特征，事业单位的部分文书档案记录的是与员工评价有关的内容，一般不对外开放，而且一些机密文件也不具备开放性，一定要防止泄露。第四，阶段性特点，事业单位所有的文书档案都具有鲜明的阶段性特征，而且需要在保留有价值的档案信息的基础上定时更新，确保档案内容的连续性和完整性。

二、大数据技术对文书档案开发利用的影响

目前，大数据技术对事业单位文书档案开发利用的影响主要有以下几点。第一，采用大数据技术，可以挖掘文书档案的利用价值，提升文书档案信息的利用率，通过大数据技术，可以提升文书档案的多样性，保存音频、视频、文本以及图像内容，能够提升文书档案的参考价值。第二，可以简化档案整理工作流程，提升文书档案管理和利用效率，而且为归类、存储以及检索工作提供了巨大的便利。第三，可以缩短信息资源搜集、整理以及分类的时间，可以利用电子媒介代替人工工作，能够缩短工作时间，保证信息的准确性和完整性。

三、大数据时代下事业单位文书档案开发利用现状

在大数据时代，事业单位的文书档案开发利用工作取得了较大的进步，但是还存在一系列问题。第一，存在信息化管理建设力度不足的问题，许多单位只利用信息技术处理一些简单的问题，没有挖掘信息技术的真正意义和价值，无法提升文书档案管理效率。第二，相关工作人员能力水平不达标的问题，目前，许多单位存在老龄化以及人才流失的问题，许多员工只具备专业能力，不具备信息技术操作能力，而且综合素质较低，无法确保文书档案管理工作的顺利进行。第三，缺乏健全的管理制度，导致文书档案管理工作缺乏一定的规范性和有序性。第四，由于部分单位对文书档案管开发利用工作的投入力度不够，所以基础设备也不够完备，不能够为文书档案开发利用工作创造良好的条件，无法提升工作质量和效率。

四、大数据时代下事业单位文书档案开发利用策略

（一）加强信息化管理建设

在大数据时代背景下，事业单位必须要加强信息化建设。首先，事业单位需要积极转变思想观念，提升信息化建设意识，加大信息化管理建设工作的宣传力度，利用大数据技术挖掘更多有价值的档案信息，为单位的决策和发展提供有力依据；其次，单位应该组织员工学习电子化文书档案管理方式，并搭建相应的信息交流平台，加强内部联系，提升信息传递和共享速度；最后，单位要强化员工的保密意识、安全意识以及风险防范意识，并安装相应的防护软件，努力将信息风险发生概率降到最低，减少单位损失。

（二）重视人才培训工作

在大数据时代背景下，事业单位需要重视人才培训工作。首先，要制定严格的招聘计划，做好人才选拔把关工作，并积极与高校合作，防止人才流失，调整员工年龄结构；其次，事业单位需要定期开展培训工作，提升相关工作人员的专业能力水平、信息技术操作能力水平，并组织所有员工学习电子化管理方式，了解文书档案工作流程；最后，单位需要加大监督力度，设置奖惩机制，提升员工的工作积极性。

（三）建立健全的管理制度

健全的管理制度，可以提升文书档案开发利用工作的规范性和有序性，所以事业单位需要结合实际建立健全的管理制度，制定文书档案开发利用标准，必要时还需要向员工普及法律知识，让文书档案开发利用工作有章可循，有法可依。同时，事业单位需要成立专门的监督小组，监督管理制度的落实情况，避免出现形式主义。此外，事业单位还需要建立绩效考核制度、责任制度和风险防范制度，将员工的薪资待遇与工作成效挂钩，并合理进行人员安排和资源分配工作，将责任落实到个人，提升员工的责任意识，减少工作纰漏，并且还要提升员工的风险防范意识，减少信息风险，确保档案信息的真实性和准确性。

（四）加强基础设施建设

加强基础设施建设是顺利开展文书档案开发利用工作的基础和前提，所以事业单位需要拓宽融资渠道，制定科学合理的资金管理制度，合理进行资金分配工作，提升资金利用率，为文书档案开发利用工作提供足够的资金支持，并且要加大对基础设备的投入力度，定期检查、维护以及更新基础设施，努力为文书档案开发利用工作创造良好的条件，提升文书档案开发利用工作的时效性。此外，事业单位还需要加大对软件开发的投资力度，研发出更多的信息管理软件，为文书档案开发利用工作提供更多的平台，提升文书档案的利用价值。

结语

总之，在大数据时代背景下，事业单位加强文书档案开发利用工作，具有一定的重要性和必要性，所以，事业单位需要加强信息化管理建设，提升文书档案开发利用工作的效率，并重视人才培训工作，努力打造一支专业的人才队伍，确保文书档案管理工作的顺利进行；同时，事业单位还需要建立健全的管理制度，让文书档案开发工作有章可循；此外，还要加强基础设施建设工作，为文书档案管理工作奠定基础，提升事业单位的核心竞争力，为群众提供更好的服务。

参考文献

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[3]黄伟.事业单位文书档案管理质量提升路径[J].办公室业务,2022(14):134-135.