试论档案管理中的声像档案管理策略

试论档案管理中的声像档案管理策略

叶伟琛

身份证号码：510125198809010414

摘要：音像档案具有重要的保存和管理作用，可以反映单位在各个时期、各个方面的活动和发展，记录进步的足迹，保留变化的记忆，有效指导单位今后的前进和高效创新。但由于音像档案不同于传统文本档案的明显特殊性，需要在管理上积极做好相应的工作，最大限度地提高管理水平，保证音像档案在各种应用活动中发挥良好的功能和作用。

关键词：档案管理；音像档案；思考

引言

音像档案是现代档案的重要组成部分，在现实调查和利用中发挥着重要作用。为了更好地保护和利用好这些栩栩如生的特殊载体档案，必须采取相应的策略来解决它们的问题。在此基础上，对现代档案管理中的音视频档案管理进行了探讨和分析。

1声像档案的主要特征

1.1广泛特性的集合

音像资料的内容十分丰富多样，涉及到各个时期的历史特点和当地社会各阶层的政治、经济、文化等活动。表现形式包括照片、音像资料、录像带、光盘等，都是档案部门收藏的对象，涉及面非常广泛。

1.2视觉特征

音视频文件以音视频的形式存在，因此通过音视频的形式可以实现对其所承载的事件的客观、详细的记录，使文件信息更加直观、直观。并且与纸质档案相比，音频和视频档案相对更可靠。因此，音视频档案资源的优势是纸质档案难以比拟的。

1.3内容真实性特征

一般音像档案主要是录像和录音资料，并附有一些文字来描述一些历史内容，如记录、照片、文字等具有不同特点的材料，说明事实和历史事实。同时，具有重要价值的音像资料是系统地定期收集和归档的，因此在档案资料的使用中，音像资料的保存是否完整直接影响到其是否真实严谨，能否客观反映社会内容，能否充分展现历史阶段的形象，直接影响到其应用价值。

1.4功能互补。与传统纸质档案相比，音像档案具有明显的优势，但目前传统纸质档案必须存在，传统纸质档案与音像档案具有互补关系，如一些会议档案、与会议有关的决议和记录通常以传统纸质档案的形式表现出来。与会者的照片、发言、会议过程等均可以音视频档案的形式表达，充分体现了音视频档案的互补性特点。

2声像档案管理的重要性

2.1为新闻报道提供服务

新闻报道要求报道及时、准确、全面，需要大量相关题材的照片。1979年10月1日，这张照片作为庆祝新中国成立30周年新闻报道的照片档案重新刊发。

2.2为工作研究提供依据

音像档案为科学研究提供了比一般文本档案更为珍贵的参考资料，如中国科学院沙漠研究所收集的卫星照片、航空照片和不同时期的普通照片，不仅可以观察国内外沙漠的发展和管理情况，还可以为有关部门提供可靠的数据，服务于科学研究和经济建设。

2.3对其他类型的文件进行验证

有些史实和当时的气氛是难以用语言表达的。音像档案可以弥补语言和文字的不足，而文字的表达又给人一种身临其境的感觉，因此音像档案与其他档案结合使用，会更好地发挥其作用。

2.4为用户提供艺术享受

音频和视频档案包含了更多无法用语言表达的信息和图像。在音像档案中固定一些耐人寻味的、具有艺术欣赏价值的艺术形象，让用户体会到图文结合的艺术效果，实现形象的艺术感染力，给用户带来艺术享受和深刻思考。

3传统声像档案管理存在的问题

3.1 需要大量的人力资源

对于传统的音视频文件，随着载体格式的增加，音视频文件的管理和保存过程将更加困难。一般来说，每个管理过程都有不同程度的重复劳动，这大大增加了员工的劳动强度。因此，为了满足日益增长的劳动力需求，必须提高人力资源的利用率，这就增加了现有音视频档案的管理成本。此外，由于音视频文件载体类型的不同，对音视频文件管理人才的需求也较大，导致人力资源成本显著增加，从而增加了音视频文件管理的成本。

3.2资金投入大

考虑到传统音像档案的信息介质类型不同，为了提高传统音像档案的管理水平和质量，需要根据信息介质购买存储设备，对存储和管理的要求也有了明显的提高。而对保证重要音视频档案管理质量的存储设备的要求也有了很大的提高。因此，为了保证音视频文件管理的合理性，购买最新的存储设备就显得尤为重要，这就增加了管理部门的资金投入负担。

3.3限制音视频文件管理理论的发展

由于音视频文件管理在存储和介质上的差异较大，管理任务复杂、强度大，有的单位对音视频文件管理不重视。具体表现为缺乏先进的管理方法和理念，管理水平有待提高。此外，在音像档案的管理过程中，有许多管理方法，但缺乏标准或规范的约束，极大地限制了音像档案管理的发展。

4现代档案管理工作中的声像档案管理策略分析

4.1完善音视频档案管理制度

针对音像档案管理存在的问题，在现代档案管理中，有必要制定合理、实用的管理制度，规范音像档案管理。因此，各备案单位应建立健全相应的管理制度，加强规范化管理，对产生的音像资料从采集、整理、归档到移交档案室，制定严格的统一管理制度，防止散失，杜绝权属。对音像档案的日常保管、借用和利用作出明确规定。永久、长期音像档案应当定期移送档案馆，保证有关法律、法规的执行。要制定有效的配套策略，明确责任，依法管理，使之有章可循，有法可依，使保证音像档案质量逐渐成为一种自觉的行动。

4.2增强音视频文件管理意识

现代档案管理不仅是档案主管部门的工作，更是档案单位乃至全社会的工作，各级领导的重视是做好现代档案管理工作的重要保证。根据相关实践分析：一是争取宣传部门和新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民特别是各级领导和有关人员的档案意识，营造良好的档案工作氛围；二是应该抓住在服务中心工作的机会。档案部门和备案单位要善于抓住机遇，把本单位的地方工作和中心工作结合起来，通过图书馆、室档案和生动的用例，发挥档案本身的宣传教育作用。

4.3严格音视频档案管理

现代档案管理对音像档案的档案管理策略主要包括：一是结合音像档案管理条例的要求，严格遵循档案管理流程，一般是部门的档案交给档案室，档案室交给档案室。二是严格做好重点档案的收集工作。要根据实际情况，重点做好重点音视频档案的收集工作，并遵循相关管理制度，及时、准确地了解收集情况。三是直接向员工收取。一些音频和视频文件需要直接从有关人员处收集。四是广泛的社会收集。对于社会上有效存在的音像档案，有必要采用公告、文件、现场检索等形式，采取有偿收藏、无偿捐赠、个人保管等形式对音像档案进行收集。

4.4加强音像档案的保存和管理

音像档案管理现代化档案管理需要根据音像档案安全存放的要求，其对恒温、恒湿、防磁等具体条件的要求，相关单位需要做好配套工作。一些关键音视频文件需要使用音视频柜或封闭的铁柜单独存放，严格控制仓库内的温度和湿度，远离光源、磁场等，并应结合实际，定期检查，尽可能延长音视频文件的使用寿命，从而充分发挥音视频文件的价值。

结语

综上所述，信息技术的进步和发展，使机关、企事业单位的办公逐步现代化，形成了大量的音像档案，是各单位档案的重要组成部分，加强对音像档案的收集和管理，对单位和社会都具有重要意义。但是，由于各种因素的影响，在音视频文件的管理中存在着许多问题，因此必须加强对音视频文件管理的分析。

参考文献

[1]范学超.试析基于数字化背景下声像档案管理的若干思考[J].卷宗，2019（33）

[2]朱娅.信息化建设中档案管理中难点与要点[J].建筑发展,2019,3(10):107-108.