试论计算机技术在办公自动化中的应用

试论计算机技术在办公自动化中的应用

张子卿

大港油田新闻文化中心 天津市 300280

摘要：科学技术的快速发展极大地促进各行业领域中办公自动化的广泛应用。同时为了确保日常办公工作的顺利开展，需要不断提高办公质量以及办公效率，因此在办公自动化中计算机技术应用受到广泛关注，提高应用成效也成为现阶段办公自动化研究的重要环节，确保计算机技术能够在提高办公自动化水平以及自身技术创新发展中充分发挥作用。本文就办公自动化中计算机应用的必要性及应用优势进行分析，结合目前计算机应用中存在的问题，对强化应用成效的有效策略进行探讨。

关键词：计算机技术；办公自动化；计算机应用能力

1、在办公自动化中计算机技术应用优势

    1.1优化办公流程

在企业日常办公过程中，传统的办公模式会受到空间和时间的限制，因其存在的局限性，导致工作人员无法对办公任务或紧急文件进行及时传送和接收，对办公效率造成影响，因此需要计算机技术的引入，促进办公自动化的实现，对办公环境和条件进行有效优化[1]。另外通过计算机和信息技术的运用，借助网络系统能够实现文件实时传输，并使办公流程有效优化，有利于工作人员工作量减少。视频会议、文件传真等办公方式的运用，使企业快速发展得到有效促进。

    1.2减少办公的人力资源投入

由于在传统办公模式中，存在着人力、物力、财力等消耗较大的问题，工作人员在文件处理、人员调配、档案管理以及部门沟通等方面投入大量的时间和精力，不仅工作烦琐，同时也容易出现人为失误和疏漏，对工作质量和效率提高造成不利影响。计算机技术在办公过程中的应用，能够使各种办公工作处理更加简便快捷，如编辑、打印、数据传输、文档管理、实时通讯等，能够对传统办公形式进行有效改进，办公效率提升。同时也能使不必要的人力资源浪费有效减少，企业运营成本降低，从而使企业经济效益增长得到有效保障。

    1.3工作效率提升

在办公自动化中，计算机应用程序与数据库之间互不影响、互相独立功能的实现，能够使安全性提高；通过计算机技术的运用，自动化办公中可利用登录密码和权限的设置，使办公核心内容的安全性提高；通过计算机技术的运用，使复杂工作流程统一，使流程的自动化和集成化得以实现，简化办公工作内容，工作人员工作量有效减轻；能够确保计算数据及处理的准确性和完整性，避免错误的出现，使办公作业的正确性和精准度有效提高，能够防止因工作失误而造成严重损失；利用计算机对各环节及各工作人员的工作情况进行记录，为闭环管理的实现奠定坚实的基础。大量信息和数据可以利用计算机技术进行分类和过滤，能够将重复和无效数据有效剔除，使数据冗余度减少，数据处理难度降低，使工作效率提高；在日常工作中，利用各种基础办公软件进行文字编辑和处理，使文字工作效率提高，并使工作更加规范；利用各种视频图像处理软件，对工作相关内容进行处理，使视频图像工作质量提高；通过计算机技术的通信优势的发挥，能够加强各部门之间的沟通交流，使信息交流和资源高度共享得以实现，使工作人员工作效率进一步提高。

2、办公自动化中计算机技术应用存在的问题分析

目前在办公自动化中计算机技术应用水平日趋成熟，随着社会经济发展，人们对办公环境的要求不断提升，在办公自动化中还需要不断加强计算机技术的应用，并对其进行不断改进。现阶段随着网络环境的开放和扩展，计算机所面临的恶意攻击可能性持续增加。一旦计算机遭受恶意攻击以及网络病毒入侵等，会对资料数据信息的安全性造成严重威胁，极容易出现篡改、丢失等问题；随着计算机软硬件专业性的增强，对工作人员提出了新的要求，需要其具备相应专业知识、操作技能以及安全防护意识，但不少工作人员仍普遍存在着专业素养较低的问题。

3、计算机技术在办公自动化中的具体应用

    3.1文字信息处理

计算机技术在文字信息处理中加以运用时，办公人员可以实现文字编辑和文章美化，其中常用文字处理软件主要包括：WPS、Word、文字转换器等，采用软件进行文字编辑和处理，能够使传统的纸质存储及烦琐文件抄写等方式改进，并使文档高效管理有效实现。同时工作人员能够利用软件应用对文件进行分类、重命名，有利于文件查找，使文字信息处理效率有效提高。通过计算机技术的运用，能够实现数据有效整合。在办公自动化中，企业运营过程产生大量的信息数据，为了对大量烦琐数据加强处理，工作人员可充分利用相应的软件对数据进行计算，使计算的便捷性和准确性有效提高。同时，还需要对数据的合理存储加强重视，防止存储不当导致数据丢失等问题出现，对企业正常运营造成不利影响。计算机技术的运用，能够有效防止对数据进行误改、误删的现象出现，并通过表格自动恢复功能，能够使数据内容还原。

    3.2信息交流平台构建

在企业可持续发展中，信息交流平台的有效构建至关重要，对企业核心竞争力及员工凝聚力提高有着直接的影响。随着经济建设的快速发展，企业运营节奏不断加快，各部门员工之间有效沟通交流力度不足，对企业文化及团队建设造成不利影响。因此通过计算机技术在信息交流平台构建中的有效应用，能够促进企业员工加强交流探讨，实现企业规章制度以及文化内涵的实时分享，为企业文化建设奠定良好的基础，使资源高效共享得以实现。

    3.3数据库密码保护

在办公自动化中，计算机技术的应用，能够使数据库密码保护功能得以实现。一旦数据库受到外部黑客攻击时，会导致相关数据被破坏或盗取等情况发生，对企业稳定运营造成损失，因此相关工作人员需要通过计算机技术的充分利用，有效保护数据库密码，使安全保护功能强化，从而有效保障企业可持续稳定运行。

4、办公自动化中计算机技术应用强化策略

    4.1办公自动化建设体制完善

目前部分企业虽然对计算机技术应用加强了重视，但在实际应用时未充分结合自身实际情况，对计算机软件进行合理选择，甚至一味追求配备更好、价格更高的设备和软件，造成投资成本过大，对企业成本控制和发展造成影响。因此需要对办公自动化建设体制加强完善，对各种需求进行量化统计和分析，提高技术运用的经济性，使企业投资成本有效减少。

    4.2办公人员计算机应用能力提高

为了使计算机技术应用成效提高，需要切实提高工作人员的计算机应用能力，从而使计算机技术应用水平得以有效保障。首先需要对工作人员提供更多的培训学习的机会，使其能够对所运用的办公设备及软件使用方法予以熟练掌握，从而使计算机技术全面应用得以实现。

    4.3办公自动化技术的创新注重

为了使办公自动化能够更好地适应时代发展需求，需要对计算机技术应用不断强化，同时对办公自动化技术加强创新，对云计算技术、大数据等技术的发展动加强关注，并在办公自动化中加以应用，使自动化办公模式更加高效，对办公自动化的持续发展进一步推进。

结语：随着科学技术的不断发展，形成了网络技术和计算机技术共同支撑的办公自动化新型办公模式，办公自动化的实现，使工作人员的协调沟通力度强化，工作效率和质量有效提高。因此为了进一步加强此基础建设力度，需要对计算机技术应用不断加强分析和研究，使办公自动化水平进一步提升。

参考文献：

[1]朱江毅.探析办公自动化中的计算机技术应用[J].电脑编程技巧与维护，2018，000（005）：61-63.

[2]邓国军.办公自动化中的计算机技术应用探讨与研究[J].电脑知识与技术，2019.

[3]晓丽于.分析计算机技术在办公自动化中的应用探究[J].工程与管理科学，2020，2（2）.

[4]徐英杰.办公自动化中的计算机技术应用方法研究[J].数码世界，2018，000（011）：63-64.