财务共享下提升费用预算执行质效探析

 财务共享下提升费用预算执行质效探析

刘斯密

湖南省烟草公司株洲市公司 湖南省株洲市  412000

摘要：

财务共享服务中心(Financial Shared Service Center，简称FSSC)不仅仅是财务管理方式的转变，也不是简单的财务信息化建设，而是财务适应企业数字化转型的一次全面变革。本文在财务共享模式下，通过信息化手段健全费用预算管控功能，强化费用定额环节管理，可控费用标准管理，重点费用差异管理，实现费用预算执行的一体化、标准化、动态化监管，强化系统与业务的高精度对接，提升费用预算执行的准确率、均衡率，促推企业高质量发展。

关键词：财务共享 费用定额    预算执行

一、费用预算执行现状

一般情况下，企业费用预算在年初定下，全年按计划执行，以年底控制为主。每年11月，预算管理委员会办公室对当前费用执行情况进行分析，并与各责任中心沟通12月工作预测情况，测算当年完成年度费用目标和年终税利目标完成率，催促费用执行进度缓慢的责任中心费用报销，12月份预算管理委员会办公室每周监控费用执行情况并及时通报相关责任中心。由于费用预算执行监控不到位，为达到预期的预算执行率，造成年底突击花钱现象频发，重点费用的预算执行率有时也不尽如人意。

二、费用预算执行过程中存在的问题

1.缺乏有效的预算监控机制

预算执行过程中，责任中心仅负责费用支出的报销，无人对发生的费用进行汇总和编制费用预算支出台账，对预算进度和预算额度缺少关注；各相关责任中心缺乏沟通，缺失预算单位目标与总目标之间的联系，从而造成单个责任中心与单位总体目标的脱节，使预算沦为一项仅需要简单执行的计划，而非一种具有全局意识和发展意义的统筹规划。

2.预算执行缺乏有效分析

费用预算执行管理过程中缺乏科学、有效分析。一方面，费用指标预算执行进度不一，预算执行分析所选择的费用项目不全，对一级费用科目差异大的进行分析，未进一步对子科目进行深入分析。另一方面，对费用预算差异分析不足，预算执行分析仅停留在分析层面，缺乏行之有效的改进方案。

3.忽视预算执行问题反馈

费用预算执行监控多为外部监督，往往是在经济活动行为发生后进行的事后监督，这个时候问题已经形成，发生损失已成定局，事后控制只能在损失的基础上对下年度的预算编制进行调整，忽视了对外部审计和检查中发现的费用预算管理问题进一步分析反馈。

三、财务共享下费用预算执行改进提升

1.完善财务共享功能设置

费用预算作为财务共享管理模式下的一个重要环节，在财务共享功能设置中占有一席之地。按照“技术——数据——应用”三个维度，分别采用费用定额、数据采集、报表展示开展功能设置。

技术维度，采用人工智能及OCR识别，将文字、图片、自然语言处理和费用报销、采购管理、税务系统等联通，形成共享统一整体，对费用定额数据、相关费用审批流程设置，制定定额费用的硬性控制和弹性控制规则设定，对预算执行重复数据和超进度预警及特殊项目对超预算和无预算的费用进行特别审批。

数据维度，通过建立数据标准，制定数据规范，按照数据统一采集模式，实现各信息平台的数据互通，建立数据共享库。系统自动按照会计科目，将费用预算和费用报销归集、匹配，提纯加工，进行数据资产中台打造，实现高质高效高速的数据管理中枢。

应用维度，通过智能收单、人工智能分析等技术实现相关数据的智能投放，及时向相关单位投递系统提醒单和预警信号，按照需求实时呈现数据透视表。利用数据共享库，与同行业数据进行对标对表，利用各指标之间的计算关系深层次分析基础数据中出现的差异原因，方便数据使用者迅速找到末端因素。通过系统数据可视化综合呈现，动态展示数据看板，使企业决策者及时了解公司运行整体情况和目标差距，以便及时调整战略决策。

2.费用定额分环节总额控制

费用预算执行过程中，预算控制是首要工作，按照费用预算执行进度进行监督控制是实现预算目标的基本要求也是必需采取的措施。将企业日常费用按照人均定额，定标定额等方式，测算定额标准，并结合企业所在地消费水平、各项业务实际情况，由业务归口部门进行不断优化改进，最终形成企业的费用定额标准体系，在预算执行过程中按照费用定额执行。费用预算定额指标一经确定，为预算管理各环节参照，并实行单项费用总额控制。以烟草公司为例，公司费用按照业务环节划分为行政管理环节、专卖管理环节、卷烟经营环节、烟叶环节、物流环节五部分，各环节熟悉工作流程和年度工作安排，在生产经营过程中根据各个环节形成成本监控，增强综合竞争力，获得成本优势，提高费用预算管理质量，减少各环节不增值作业，减少不必要开支。根据费用预算总额，各管理环节将费用预算分解到各个执行科室，各执行科室根据费用指标项目的预算口径对费用执行情况进行监控和跟踪分析。实际预算执行中，有可能因为市场环境的变化等不可控因素导致个别项目超出定额预算金额或不足预算金额，各项目预算执行分析在找出超支和节约的原因的基础上，执行过程中并不需要按单位定额进行监控，费用预算执行过程中单位预算之间、同一个管理环节之间相同费用项目之间可以调剂使用，针对费用项目的预算进行总额控制即可。

3.可控费用作业标准化监控

可控费用，顾名思义是可以通过良好地运作而向有利的方面发展的费用。在市场经济条件下，企业对可控费用的监控和分析已经成为指导生产经营活动的一项重要依据。可控费用不仅要总额控制，其中部分作业事项费用预算要进行细分，对其费用进行作业流程化控制，对重大事项进行全周期预算执行监控，要通过预算执行和分析发现经营过程中的短板，优化费用结构和经营流程。

遵循公开、公平、公正和科学择优的原则，坚持以价格合理、质量上乘、服务一流为宗旨，根据财务共享各平台的集成，费用项目的不同特点及需求，通过公开招标、竞争性谈判等采购方式，在项目立项、公开招标、可行报告、执行、阶段验收、申请付款、结算决算、付尾款、供应商评价等一系列过程中，从中选择信誉、工作、服务质量好的供应商建立优良供应商库，费用项目发生时首先从建立的优良供应商库中选择供应商，确保供应商的品质和费用标准符合公司需求，保证费用支出的有效性，减少不增值作业。例如：大型维修项目实行“项目管理，标准控制”，对大型维修项目根据本地市场行情调研，逐项制定新建、改建工程、装修工程、修缮工程、建筑工程投资项目等各项费用最高限额，采取公开招标的方式，竞标均不能高于制定的最高限额，各明细项目按标准控制。车辆运行费实行“单车管理，总量控制”，车辆维修实行一车一档案，按车龄、车况、车辆使用频率，结合历史数据设定单车维修费用标准等。

4.重视费用差异问题的分析

预算执行过程是整个预算的关键环节。预算一经确定，在公司内部具有“法律效力”。根据“谁预算、谁执行、谁管理”原则，费用预算部门对自己的预算执行负责，并及时开展费用执行分析，对预算执行偏差较大的费用项目进行说明，提出纠正措施或改进建议。

建立信息反馈机制。在费用预算执行中自身合规性、真实性的监督也很有必要。坚持预算执行责任中心日常自我监督和责任人监督相结合，财务专业监管和业务监管相结合，定期检查和不定期检查相结合，财务监督和审计监督相结合，着重费用预算执行出现偏差的主观与客观问题分析，针对费用预算执行效果不佳，费用预算管理中存在重编制、轻执行的问题，建立行之有效的预算报告制度，以最小的核定消耗实现最大的经营目标。

动态开展预算监控。“实时、动态地根据各种业务动因计划测算各种经营结果，及时看到目标偏差，减小企业财务损失和时间机会损失。借助财务共享，将费用预算和执行管理两者协调紧密的结合起来，各环节管理部门在系统中及时查询并跟踪费用项目支出情况和可使用余额，以便监控分析，提高费用预算执行效率。

多角度成本核算监督。费用预算执行的好坏，不仅直接影响到预算期企业的经营绩效，也决定着企业能否取得持续的成功。财务部门在财务共享中监控业务事项的事前、事中、事后预算执行，避免因为财务漏洞而出现成本问题，并把视角转移到成本费用管理理念上来，实现战略和经营目标的重要保障。

作者简介：姓名：刘斯密（1984.06--）；性别：女，民族：汉，籍贯：湖南省长沙市，学历：硕士研究生；现有职称：中级会计师；研究方向：会计学。