财务报销信息系统可行性研究

财务报销信息系统可行性研究

张敏

中国铁路呼和浩特集团有限公司信息技术所，内蒙古自治区 呼和浩特市 010050

摘要：网上报销系统作为企业信息系统的组成部分，是现代化财务管理工作的重要手段。与传统报销模式相比，智能化网上报销系统具有节约成本、 提高效率、强化管控、实现信息共享等诸多优势。为解决传统报销模式带来的种种弊端，思考设计基于网络平台的财务报销流程，开发财务智能报销系统。本文旨在总结传统报销流程存在缺陷的基础上，分析财务智能报销系统在财务管理方面的优势，以期在财务深入业务的同时，提高财务人员工作效率，服务企业业务决策。优化财务报销模式是提升财务治理能力最基础、最直接、最重要的途径之一，更是解决职工"报销繁"问题、减轻职工事务性工作负担、促进各项工作开展的重要途径。

关键词：财务:报销系统：可行性

1传统财各报销模式弊端

传统报销的主要流程为报销人在财务专网上填报财务报销单并打印纸质版，连同原始发票等纸质单据，线下送各级审批人(领导)在纸质单据上进行审批，最终凭审批后的纸质报销单附上全部原始凭据到财务部门进行审核报销，财务将纸质单据与报销人网上填报的信息核对并审核后予以报销。这也是目前大多数行政事业单位使用的模式。传统模式存在的弊端具体表现在：

1.1职工报销体验差

传统报销模式下，报销系统无法进行线上审批，职工办理签字流程需线下逐级找部门负责人签字，报销事务性成本高，以及由于报销系统开发较早，对流程引导和节点提示等环节设计薄弱，很多职工对报销流程不熟悉，经常发生报销填写不规范、审批不全等问题，需要多次审核，多次返工。

1.2财务内部控制难以落实

  一是报销流程不利于公司内部控制的落实。由于业务繁多，报销审批周期长，部分费用支出在报销环节才补办审批手续，事前审批制度流于形式。二是传统报销模式下，尽管存在费用预算，但是由于报销链条较长，提供的费用数据具有一定的滞后性，难以在费用发生过程中做好支出是否偏离预算的原因分析，无法实现对费用的实时监控。

1.3费用报销信息化管理程度较低

    传统报销模式下，所有的原始单据都要手工认证、手工制单、手工审批，并完全依赖手工进行单据传递，无法与财务系统集成，一定程度上影响整体工作效率。财务人员面临很多简单、重复性及标准化的费用报销业务流程，处理的数据量虽多，但提供的分析数据却很少，缺乏及时、可靠的数据行使财务管理职能。

1.4审核卡控节点设置不完善

现行报销系统面对复杂的支出核算科目和差异较大的各类标准，无法进行有效的审核卡控，需要人工完成审核工作。以差旅费报销为例，财务人员不仅要对每一位出差人员审批程序的完整性、规范性进行审核，还要对报销单据的合法性、完整性、有效性，出差人员的职级、事由及标准进行核对。这些控制点的落实不仅工作量大而且容易出错，也给财务人员带来一定的风险。

2.财务智能报销信息系统的建设构想

2.1建设目标及思路

财务智能报销信息系统的建设目标是以服务财务管理为根本目的，按照财务信息化向数字化、智能化转型的要求，打通业务和财务之间的数据壁垒，实现业财融合、实现无纸化、零接触智能报账的全生命周期管理，有效管控风险，全面提升服务体验。

2.2建设框架体系

财务智能报销信息系统从内容上包含覆盖前端采购业务平台的费用管控系统、中端的费用账务处理系统、后端的电子档案系统；从流程上包含智能业务采集、智能检查、智能填报、在线业务审签、在线财务审核、在线财务记账、在线支付、在线归档等智能报账的全流程管理。在系统建设过程中，通过票据智能识别、规则智能检查、预算精准控制、移动在线审签，真正实现无纸化、零接触的智能报账全生命周期管理。

2.3功能流程设计

财务智能报销系统实现全线上报销流程，形成了智能化"一站式"报销平台，其中重要的功能流程设计包括以下方面：

2.3.1智能采集识别环节。报销所需的票据及附件，可以以拍照上传方式采集进入系统，为后续在线审签提供支撑依据。该功能支持多种常见的图片文件格式，可识别增值税电子(或纸质)发票、 火车票、飞机行程单、定额发票、高速通行费发票等多种常见票据。

2.3.2智能检查环节。发票上传后，系统根据报销基本规范，初步检查票据是否合规(包括连接税务系统查验增值税发票的真伪)，是否重复报销，抬头、开票日期、发票专用章等是否符合发票规范性要求。若存在不合规票据，系统将禁止提交预约单，并提示经办人票据不合规事项，将问题控制在预约前端。

2.3.3智能填报环节。系统根据自动获取的票据信息、业务规则知识库，自动匹配和填写相关信息，如费用项、出差行程、职称职级补贴、收款单位等，并引导经办人完成预约单填写。

2.3.4在线审签环节。通过制定统一的报销审批流程规范，构建覆盖各流转环节的审批流，将企业负责人、部门负责人、处室负责人等关键审批节点设人审批流，实现审签流程的全面线上运转。系统根据预定审批流程节点逐步推送信息给审签人员，审签人员可以通过手机和计算机多渠道、随时随地完成审签，经办人也可在结查询审批进度。全流程电子审批消除了时间和空间限制，实现报销审批流程全自动的线上运转，提升职工报销服务体验。

2.3.5记账支付环节。智能报销审核通过后，将凭证一键导人，自动直连财务核算系统。核算系统根据智能凭证规则生成记账凭证，同时自动绑定在职人员姓名、工号、银行账号等信息，生成汇总支付单，简化财务人员的记账和支付工作。

2.3.6在线归档环节。对于纸质凭证及附件，将其扫描形成电子影像，录人电子库。系统根据不同用户设置调阅权限，实现在线调阅会计凭证。

3、预期建设成效

3.1提升管理效能

3.1.1加强前端控制。通过智能票据识别、智能辅助填报等功能，预先检查票据的合规性和其他报销材料的完备性。从前端减少报销单据不合规因素，做到问题早发现早处理，减少后期处理成本，提高业务办理效率。

3.1.2统一数据信息。与人事、劳资、资产、账务系统等内外部管理系统的数据进行对接，自动读取关联信息，实现跨部门业务协同，保持各系统、部门数据的一致性和准确性。加强财务部门的数据分析能力，更好发挥财务的计划功能。

3.2提升服务效能

3.2.1优化系统操作。根据实际使用需求设计预约填报界面，使系统界面更为简洁实用，大大缩短操作时间。预约单投递后，核算系统根据智能凭证规则生成记账凭证，开通网上银行后，可完成线上的自动支村，简化了财务人员的记账工作。

3.2.2实现线上流转。通过预设审批流程，实现审签工作全线上流转。报销人员可通过计算机和手机实时查阅报销进度，实现对报销业务的全过程跟踪，在线透明报销，大大降低报销的返工率，做到零跑腿、零接触式报销，进一步提升了使用体验。

3.3提升风控效能

3.3.1降低票据风险。财务智能报销系统能将增值税发票自动连接税务系统验真，能检查电子发票是否重复报销，还能检查发票抬头、开票日期、 盖章情况、开票内容等是否符合发票规范，提升了财务报销票据的合规性。

3.3.2增强责任意识。在线审签功能在一定程度上可以规避经费的不合理使用，各级审批人员须按照审批权限，对报销业务的真实性、相关性、合理性进行审批，并承担审批责任，强化了项目负责人对经费管理的"第一责任人"意识和单位对经费的监管意识。

4结束语

随着现代信息技术不断选代更新，传统的财务报销模式已不能满足于服务企业发展的需要，流程再造、业财数据融合、管理需求与服务理念融合，使财务报销智能化、数字化、无纸化成为发展的趋势。智能报销系统的建设不仅是报销方式和信息技术的结合，更是财务管理和业务管理的有效结合，具体有五个方面的关键结合点：一是与报销制度结合，建设财务报销知识库和财务审核要点，全面提升报销的服务和管控效率；二是通过与业务流程结合，打通业务和财务数据信息流，实现从业务前端到财务端的全生命周期流转，全面提升报销流转效率； 三是通过与财会服务体验结合，解决"报销难""报销繁"问题，实现服务的自动化、人性化，全面提升职工满意度；四是与风险防范结合，前置财务管控节点，实现业务环节全覆盖、风险自动识别和事前预警，全面提升风险防范能力；五是与数据治理结合，通过优化基础数据采集，挖掘财务报销数据价值，推动数据决策支持，提升财务价值创造能力。时代的进步将进一步推动财务报销系统的完善，以科学高效的报销流程与企业的财务管理制度相匹配，提高企业的管理水平。