事业单位财务档案信息化建设研究

事业单位财务档案信息化建设研究

王静

 襄阳市体育运动中心   441000

摘要：相较于文书档案和科技档案，财务档案的形成范围广泛，实体数量较多；档案类别稳定，方便进行整理与分类；外在形式多样，不能照搬其他门类档案的管理方法。近年来，伴随着信息技术的发展运用，档案管理的信息化成为一个必然趋势，在信息技术的支持下，以自动化、数据化管理取代人工手动管理，既能提高效率，又能降低成本。对档案部门而言，结合自身情况进行信息化建设，探索一条科学合理的财务档案信息化管理途径，是档案工作者必须思考与解决的问题。

关键词：事业单位；财务档案；信息化

一、财务档案信息化建设的重要意义

（一）推动档案管理转型升级

传统的财务档案管理模式主要以纸质档案为主，存在管理效率低下、占用空间大、查询困难等诸多问题。而随着信息化技术的广泛应用，企业可以借助先进的技术手段，将纸质档案转化为数字档案，实现档案的自动化管理，提高档案管理的效率和便捷性。同时，数字化档案可以大大方便档案信息查询和使用，而且可以有效降低档案管理成本，推动档案管理的转型升级。

（二）加快单位的信息化进程

财务档案信息化建设是单位整体信息化建设的重要组成部分。通过将财务档案转化为数字形式，可以使单位的各项信息更加集中、规范、有序，为单位的信息资源共享和利用提供更加便利的条件。此外，财务档案信息化建设还可以促进单位内部各部门之间的信息交流和协作，打破信息孤岛现象，加快单位整体的信息化进程。

（三）提高财务档案的使用价值

财务档案信息化建设不仅可以提高档案管理的效率和便捷性，更可以提高财务档案的使用价值。数字化档案可以方便地实现快速查询、筛选、统计和分析，为企业的经营决策提供更加准确、及时、全面的财务数据支持。同时，数字化档案还可以通过互联网、云计算等技术实现远程查询和利用，提高档案的利用效率和服务质量。

（四）打造良好的单位形象

优秀的财务档案管理工作可以展现一个企业的规范化、专业化和现代化管理水平，为企业打造良好的形象和信誉提供有力的支持。通过实现财务档案的数字化管理和信息化服务，可以使企业在市场竞争中更加具备品牌形象和软实力优势，进而提升企业的市场竞争力。

财务档案信息化建设对企业的重要意义不言而喻。通过推动档案管理转型升级、加快单位信息化进程、提高财务档案使用价值以及打造良好单位形象等方面，财务档案信息化建设不仅可以提升企业的管理水平和竞争力，更可以为企业的未来发展提供有力的支持。在信息化时代背景下，企业应充分认识到财务档案信息化建设的重要性和紧迫性，积极推进财务档案信息化建设工作，以适应时代的发展和市场的变化。

二、事业单位财务档案信息化建设存在的问题

随着信息技术的迅速发展，事业单位财务档案信息化建设也取得了一定的进步，但仍存在一些问题，这些问题主要表现在以下几个方面：

（一）信息化意识薄弱

尽管财务档案信息化建设在很多企业中已经得到了重视和应用，但是在部分事业单位中，信息化意识仍然相对较为薄弱。这主要表现在一些单位管理者和财务人员对财务档案信息化建设的重要性认识不足，缺乏对信息化技术的了解和应用经验，因此在实际工作中对财务档案的数字化、信息化进程不够重视，缺乏主动性和积极性。

（二）制度体系不完善

财务档案信息化建设不仅需要先进的技术手段，更需要完善的管理制度体系作为保障。然而，目前一些事业单位在财务档案信息化建设方面缺乏完善的管理制度体系，导致财务档案信息化建设的各项工作没有明确的规范和标准，管理流程不清晰，责任不明确，缺乏有效的考核和监督机制，严重影响了财务档案信息化建设的质量和效果。

（三）基础设施较滞后

财务档案信息化建设需要依托于先进的技术设备和基础设施。然而，目前一些事业单位在财务档案信息化建设方面的基础设施相对较为滞后，如缺乏专业的财务档案管理系统、数字化设备、网络安全设施等，导致财务档案数字化进程缓慢，信息安全性无法得到保障，影响了信息化建设的进程和应用效果。

以上就是事业单位财务档案信息化建设存在的主要问题，这些问题不仅会影响财务档案管理的效率和便捷性，更会影响事业单位的整体信息化进程。因此，事业单位应加强对财务档案信息化建设的管理和投入，不断完善管理制度体系、加强基础设施建设和人才培养等方面的工作，以推动事业单位财务档案信息化建设的不断发展。

三、事业单位财务档案信息化建设的途径

（一）更新管理观念。

财务档案的信息化建设，更新管理观念是思想基础，也是整个建设工作的重要一环。第一，单位领导应该充分认识到信息化建设对于财务档案管理、单位经济决策的重要价值，发挥出榜样示范作用，把控全局、宏观指导，在单位内营造出良好的环境氛围。具体操作上，可用工作例会、宣传栏、LED显示屏、官网、微信公众号等媒介，系统介绍信息化建设知识，潜移默化地影响所有人员，实现思想观念的更新。第二，针对财务档案工作者，可从绩效考评方面入手，制订一些相关指标，促使人员主动学习信息化建设知识，积极转变传统的管理观念，树立信息化管理思想。

（二）完善管理制度。

完善可行的管理制度体系，能为财务档案管理工作提供指导，实现管理活动的规范性、合理性。第一，综合分析单位的基本情况、财务档案的管理需求，从顶层设计入手，对原有管理制度进行增删修订，剔除落后的制度条款，更好地适应信息化管理需求，有效处理档案管理中的问题。第二，管理制度出台后，下一步是落实制度条款。要求单位领导和部门负责人发挥出指导、监督职能，在工作方法、工作流程上强化监管。尤其是遇到突发性的问题时，及时安排、制订有效的处理方案，提高管理制度的约束效能。

（三）强化基础建设。

财务档案信息化建设中，要求单位在基础建设方面投入充足的资源。第一，硬件方面。包括档案机房及数字化用房、数字化加工存储设备、档案网络建设等内容。以档案机房及数字化用房为例，机房按照B级规范要求建造，数字化用房要设置在独立、可封闭的建筑内，配备视频监控设备，符合防火、防盗、防潮等要求。第二，软件方面。一方面，要打造电子档案管理系统，对财务档案进行接收、整理、保存和利用，满足先进、实用、安全、发展的原则；另一方面，要建设数据库，确保数据的一致性，方便对财务档案数据进行集中管理。第三，信息化标准规范的建设。应涵盖管理、业务、技术三个层面，涉及数字档案资源建设、归档管理、信息化应用、资源开发利用、信息安全等要素。

（四）注重人才培养。

建立一支高素质、复合型的档案管理人员队伍，能为管理活动的开展提供智力支持。第一，单位必须重视人才的作用，在人才选拔聘任环节，制订更加严格的考核测试方案，筛选出复合型人才。尤其细化信息技术运用能力的标准要求，确保人员上岗后熟练操作信息化设备，满足档案信息化管理的要求。第二，针对现有管理人员，制订长期培训计划，从理论知识、实操技能、职业素养等方面入手，通过教育学习的方式，提高个人综合素质，为财务档案的管理与使用储备充足的人力资源。

四、结语

综上所述，财务档案的信息化建设能推动档案管理转型升级，加快单位的信息化进程，提高财务档案的使用价值，打造单位的良好社会形象。针对目前信息化建设存在的问题，本文结合成功案例提出针对性解决对策，包括更新管理观念、完善管理制度、强化基础建设、注重人才培养、落实安全保障等。希望为实际管理工作提供参考，助力事业单位高质量发展。

参考文献

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