浅谈建设工程档案管理

浅谈建设工程档案管理

  李萍

四川省资阳市安岳县住房和城乡建设局  642350

摘要：工程档案在整个工程的建设、施行中有非常重要的地位，其中的档案资料包括施工设计、施工技术、施工、材料购置准备、设备测试等各种情况，是相关合同参考、分析的重要基础资料。同时工程档案在项目工程结束之后，在项目维护、检修、运行当中也是重要资料，与养护运行检修方面有亲切联系。因此，相关单位要加强建设工程档案管理，妥善保存工程档案。基于此，本文阐述了完善建设工程档案管理的策略，以供参考。

关键词：建设工程；档案管理；完善策略

引言

工程档案指的是工程项目建设和管理的相关资料，其资料形式主要包括文件、图纸、表格、影音等。工程档案记录了工程项目开展的相关信息，为后期的工程开展提供了重要的参考信息，同时工程档案也为施工管理水平提供了发展的基础。工程档案对于工程项目的发展来说是极其宝贵的资料和财富，工程档案可以帮助工程项目的开展避免不必要的麻烦，同时还可以显著提高工程项目建设的水平。

一、建设工程档案的特征

复杂性，由于项目建设周期长，材料数量多，生产工艺复杂，影响施工项目的因素多种多样，必然导致施工项目文件和档案的复杂化。

随机性，建设项目档案文件是在项目建设的全过程中生成的，除了项目前期，启动，施工建设，监理和竣工等各个阶段的文件和档案。特别是当影响建设项目的因素发生变化时，由特定事件引起的一些具体文件和材料将随机生成。由于工程文档和档案，仍然存在一些随机性。

真实性，真实性是所有文档和档案的通用要求。施工项目文件只有全面，真实地反映项目和各类信息，包括事故和隐患，才具有实用价值。

综合性，因为建设项目往往是综合系统项目，包括工业，民用建筑，市政，公共基础，交通基础设施，园林建设，景区建设，城市面貌和卫生设施，城市防洪，抗震，人防工程，电力，电信等多个工种。因此，建设项目文件和档案是多个专业和单位文件和档案的整合，具有很强的综合性。

二、完善建设工程档案管理的意义

首先，做好档案管理工作可以为员工提供一个相对稳定的工作环境，还可以锻炼管理团队的能力，激发员工的工作热情，对企业的人才管理也起着不可替代的作用。其次，积极进行档案管理创新对企业发展具有重要意义。时代在不断发展，这也对档案的管理工作提出了越来越高的要求，对档案管理工作进行创新可以促进建设单位整体竞争力的上升，把企业的发展推向一个更高的平台。最后，档案管理的创新可以克服管理工作以往的弊病，彻底地解决档案管理滞后问题，促进建设单位的有效发展。

三、工程档案管理中存在的问题

（一）重工程建设，轻档案管理

工程建设中，对于档案管理方面的意识淡薄，存在重工程建设，重经济效益，档案管理投入不足，尤其是档案的信息化和电子化管理尚未普及，普遍存在档案管理滞后于工程项目建设。工程档案管理属于一项基础性、长期性工作，在整个建设中属于非营利性的，不会直接产生巨大经济效益，因此，工程建设部门和相关管理部门更多的把人力、物力投入项目建设的进度上，忽视了对工程档案的管理，尤其是一些重要的归档资料未能及时收集归档，很多建筑工程项目的档案归档率不足80%，等项目完工后才匆忙收集，容易造成施工图纸、建设单位资质等重要档案的遗失。工程档案基础工作如档案的收集、整理、立卷、著录、检索等未按相应标准规范操作。

（二）档案管理不规范

许多单位工程档案的立卷、编目、检索等未按国家标准规范操作。内业资料文字篇幅多，而影像图片少，尤其是一些隐蔽工程没有影像图片而仅有文字记录，难以令人信服，使内业资料不能真正反映建设项目的实际情况。部分项目的竣工图归档不完整，竣工图的修改不到位，造成竣工图与工程实际不相符，竣工图中相关项目及技术负责人签名常常漏缺不全，有些竣工图编制不规范、标识不统一，无设计与竣工数量对照表，由于变更执行程序的不规范，极易导致竣工图误差和失真。

（三）档案管理人才缺乏

社会不断发展，现代化、科学化和信息化的建筑档案管理方法层出不穷。但是，现阶段部分建筑档案管理人员依然没有掌握新的技术手段，甚至有的建筑企业档案管理人员并不是专业档案管理人员，仅仅是兼职而已，这就给档案管理带来了很大的弊端。究其本质而言，管理人才的缺乏使得档案管理过程缺乏应有的技能，科学化的建筑档案管理更是无从说起。

三、完善建设工程档案管理的策略

（一）明确岗位职责、分配全职管理人员

工程项目需要配置专门档案管理人员，让专业人员在专业岗位上发挥价值，在项目制度中明确档案管理的权责、职能、奖惩方面，要求做好分包方全面配合这一项工作的开展，同时针对文件资料的收集、整理、归纳等，纳入整个工程规划当中，保证部门和分包方相互配合，促进档案管理工作能顺利进行。档案管理人员需要明确自身职能，在管理文件的执行下自觉地收集资料、整理资料，在实践中针对资料进行仔细检查，按照项目工程档案管理要求来严格把握资料，做好各方面管理，有计划地开展项目工作，保证项目管理顺利进行。

（二）制定完善的档案管理机制

工程项目中每一个项目分布都需要制度来约束档案管理工作的进行。在工程项目模式下一般包含多个分包协同施工，承包方需要根据国家规定、行业规定制定出符合本单位自身的制度，配合当前施工的实际需求、人才储备等来制定，规范档案管理工作。档案管理制度需要包括承包方、分包方的所有文件资料，整理质量标准、编号等，保证项目制度的统一、完善。为保证档案管理制度能够被确实运用到制度当中，在承包方和分包方签订协议的时候应明确制度，避免在制度上存在疏忽，导致档案管理工作无法规范进行。

（三）构建科学的档案监督检查机制

首先，建立档案工作监督检查小组，将档案工作监督纳入到项目工作目标管理内容中，为项目调控工作的开展奠定基础。其次，建立起单位档案管理督导机构，做好系统内部档案监督管理工作。项目档案管理工作，需针对项目实际情况，提高监督管理意识，保证项目档案计划、收集、整理、移交各环节的监督工作能顺利开展。再次，在企业内部成立档案管理工作领导班组，将档案管理和行政管理结合，协调内部资源分配，制定全员参与的管理措施。最后，企业应建设一支强有力的档案人员队伍，提高内部执行力，在项目工程建设施工当中，充分发挥兼职档案人员的价值。监督体系建设完毕，尽快规范档案监督检查人员职能和职责范围，落实岗位责任，完善管理机制，采取合理的管理手段调动全体员工的档案工作积极性。

（四）提高对工程档案管理的资金和技术投入

首先，要做好档案管理的基础建设，例如，办公自动化的建设，以避免造成不应有的损失。其次，要加大对档案管理现代化的投入。随着科技的不断发展，档案管理也逐渐开始采用一些技术含量高的方式，需要的投资的经费也较多，为此，企业也把这项经费列为专项的投入。最后，是要为档案部门配置齐全的先进设备，像计算机、扫描仪、传真机及摄像机等等，同时也要引进先进的人才，加快研制开发档案管理的应用软件，为现代化的档案管理准备充足的物质基础。

结束语

综上所述，项目档案管理工作的开展需要良好的策略、完善的管理手段、有效的措施来执行落实，从而保证档案管理能够被完整而准确的收集。因此，做好档案管理工作需要强调意识提升和制度规范，从而真正落实到管理中，促进档案管理的现代化发展。

参考文献

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