工程物资招标采购的过程管理控制分析

工程物资招标采购的过程管理控制分析

高淑琴

身份证号：150122198304165043

摘要：本文简要介绍了工程物资招标采购，并围绕建立合格供方名单、招投标、开标、评标、物资供应商的管理、物资供应商的评价、物资采购信息共享等维度探讨相应的过程管理控制要点，希望能带来一些有价值的参考。

关键词：工程物资；招标采购；招投标管理

招投标是工程物资采购中被广泛应用的模式，其具有公平、透明、效率高、成本控制作用明显等优势，能有效促进工程企业物资采购管理水平提升。新时期背景下，工程企业一定要积极推动工程物资招标采购工作的开展与落实，借此强化对工程建设施工质量与成本的有效控制，同时为自身可持续发展带来支持。
一、工程物资招标采购概述

现代工程项目物资采购多采取招标采购模式，即通过招投标的方式面向广大企业提供公平、平等的竞争机会，依靠竞争机制的引入实现物资采购质量的保障以及采购成本的控制。尤其是对大型工程项目而言，开展和落实物资招标采购工作能有效促进公平竞争、降低采购成本、提高采购效率以及保障采购品质，进而为工程建设施工提供良好的物资支持，同时兼顾工程成本与经济效益的控制，有效避免项目过大、物资种类过多而导致的各种物资采购问题。与此同时，落实并规范工程物资招标采购也能推动企业内部管理的规范化、全面化发展，有利于企业管理水平提升，对企业的良好管理与长远发展而言有着积极意义。

二、工程物资招标采购的过程管理控制要点

（一）建立合格供方名单

招投标活动的开展需要由招标方面向符合要求的投标方提供公平竞争的机会，进而通过公平的招投标促进中标方与招标方的后续合作。对工程物资招标采购而言，开展招投标活动前需建立相应的合格供方名单。招标单位应当对工程项目的物资采购需求进行全面分析与综合把握，针对不同物资对具体招标要求加以明确，编制相应的招标书，并基于此对相关企业的信息加以搜集、整合与研究，编制合格供方名单。招标单位必须按照规范编制合格供方名单，以明确的标准对物资供应企业的资质、信用等级、材料产品等加以分析研究，任一方面不符合标准与要求的企业均不得编入合格供方名单之中。编制好合格供方名单后，应交由相关部门进行审查，审查通过后方可将合格供方名单与有关采购信息及附件材料交由档案室留存管理。

（二）招投标

1. 招投标前的准备工作。工程项目具有规模大、所需材料多的特点，不同类型材料的采购方式有所不同。根据企业与工程项目实际情况，拟定相应的招标采购金额标准。针对采购金额未达到该标准的零星材料或小型机具，工程企业可直接通过市场调查、推荐等方式对3个以上合格供方进行比较，围绕询价、报价、产品质量比较、企业信誉研究、售后服务、近期市场业绩表现等判定应当选定哪个企业作为供应单位。针对采购金额超过该表的物资采购项目，则需采用邀请招标或公开招标的形式进行。一般来说，为了提高招投标管理的效率与质量，工程物资招标采购一般采取邀请招标方式，即工程企业根据拟定好的《合格供方名单》向对应的企业或厂家发出投标邀请，并按照规定的招投标程序与规范进行操作即可。针对某些较为特殊的物资或情况，如物资供应方数量极少、援外工程在投标中已承诺使用特定企业的物资、物资供应时间极为紧急，则可在企业领导同意后不进行招投标而是直接采购。
2. 招投标过程。为了保障招投标过程的顺利进行，工程企业需根据自身物资采购需要编制相应的招标文献，按照规范书写招标书，同时通过招标书对投标资格、物资名称、物资规格型号、物资数量、物资质量要求、答疑时间、封标规定、交标时间等进行明确规定。邀请招标中，获得邀请的企业均为具备投标资格的企业；公开招标中，企业则需根据招标书自行判定自身是否具备投标资格，并在确认后及时编制并向招标方投递投标书。如果工程物资采购金额十分巨大或者涉及专业性较强的采购项目，工程企业还可委托专业的第三方招标代理机构完成招标工作。

（三）开标

工程企业需要组织专门的人员对各投标单位递交的投标书进行开标和评标工作。开标前对投标文献的交标时间加以确定，同时检查投标文献的包装密封情况，如果发现异常必须立即处理。开标时需邀请监察室参与，以保障开标的公开性与可靠性。开标后须由专人负责投标报价登记表的填写工作，将各投标单位的报价以及标书对招标文献的响应情况加以记录，按照一式两份的方式分别交由评标委员会和监察室。

（四）评标

工程企业需要做好评标委员会的建立与管理工作，以此保障评标的公平性与透明性。评标委员会的成员通常由工程企业的负责人、经办人、财务审计部代表、职工代表以及监察室代表等组成，人数一般为5~7人。评标委员会应当对各投标单位的实际情况进行综合分析与评价，着重关注投标报价以及投标单位的资信、业绩、产品质量、售后服务等，基于明确的标准进行投标或者打分，进而通过委员会所有成员的共同评价确定最终的中标单位以及价格。对评标过程与结果进行书面记录并进行一式多份处理，其中一份交由监察室留存，其他的则需要根据实际需要用于后续的招投标管理、物资采购管理以及档案管理等。确定中标单位之后，工程企业还可基于中标价格进一步与中标单位进行洽商和协议，以此对中标价格进一步调整或者指定其他双方均同意的协议条件。如果工程企业对评标成果抱有意见，可重新组织招投标工作。

（五）物资供应商的管理

招投标工作结束后，招标方与中标方需要签订相应的工程物资招标采购管理合同与协议，并且双方必须严格按照合同与协议规定的条款进行操作。合同生效后，工程企业或项目经理部需安排专人与物资供应商进行对接，负责相应的物资采购管理以及监督事宜。物资供应商应当按照合同规定，在规定时间内向工程企业提供种类、规格型号、数量、质量等均符合合同要求的物资，并且做好相应的售后服务。如果物资供应商在履行责任过程中存在供应时间延期、擅自调整价格、产品质量不合格、售后服务未落实等问题，工程企业应按照合同规范进行敦促和监督，同时对供应商的不良记录以及后续整改状况记录立案。同样，如果工程企业存在违规违法行为，如未及时结清账款，那么物资供应商也可按照合同约定进行督促，必要时可按照法律程序进行处理。如果物资采购过程中供应商存在严重问题或违约情况，那么工程企业有权终止采购协议与合同，并可依法向供应商对自身受到的损失进行索赔，同时根据该项物资招投标时的平标准框递补选择下一家供应商进行合作。

（六）物资供应商的评价

物资采购项目结束后或每年年末，工程企业可组织开展物资供应商评价工作，即根据物资招标采购管理情况对合作的供应商进行综合情况，着重关注供应商的产品质量、资信、合同与协议履行状况、售后服务状况、不良记录与后续整改状况等，并基于此对《合格供方名单》进行调整。

（七）物资采购信息共享

进入互联网时代，工程企业应积极开展和落实物资采购信息共享工作。以互联网平台为基础，工程企业可与其他工程企业展开合作，共享合作过的物资供应商相关信息，形成行业内的供应商评价体系，进而更加公平、公正、透明地反映各物资供应商综合情况，也可根据实际需求对供应商进行推荐。另外工程企业还应主动和招标代理机构展开良好、长久的合作，通过后者获取最新的物资采购价格以及供应商信息。

结语：

综上可知，全面加强过程管理控制是保障工程物资招标管理质量的基础与关键。工程企业应当从实际出发，全面分析整个工程物资招标管理过程中影响管理质量与效果的因素，并针对性地采取相应措施强化控制，同时规范相应的程序与制度，逐步形成高质量、高水平的工程物资招标管理模式。

参考文献：

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作者简介：高淑琴（1983年—），女，助理工程师，从事工程物资采购招标工作。