探析社区档案管理工作的难点与对策

探析社区档案管理工作的难点与对策

古丽鲜.艾拜杜拉

且末镇古路卡吾入克社区干部

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摘要：近年来，随着基层管理工作的不断深入，社区作为基层管理组织，也逐渐开始承担越来越重要、细化的工作。档案作为人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，对于人们的生产生活有着重要的影响和作用，而我国作为人口大国，档案资料数量庞大且繁杂，因此在新的社会形势下如何做好社区档案管理工作、更好地促进社区发展和城市建设服务，是当前面临的一项重要任务。基于此，本文就社区档案管理工作的难点与对策展开浅析论述。

关键词：社区建设；档案管理工作；难点对策

引言：社区是城市规划的最基本单位，在稳定城市和谐发展中发挥着重要作用。社区作为基层组织，工作内容较为琐碎无序，如何在整理好社区日常管理工作的同时又保证社区发展的秩序，是社区工作人员在进行档案管理工作时需要着重注意的点。我国基层工作的展开还存在一定的短板，这对于社区档案管理工作也有一定的影响，因此在新形势下，社区工作人员应当充分增强自身的管理意识，学习新的管理技能，紧跟时代发展的步伐，积极创新，有效进行社区档案管理的建设工作。

一、社区档案管理工作的难点问题

（一）档案管理意识比较薄弱

社区作为基层管理组织，在城市建设和发展中发挥着重要作用。在日常管理工作中，社区工作人员会对档案的管理没有引起足够的重视，更不知道如何做好档案管理系统工作来提高后续涉及档案的各项实操工作。一方面，社区领导和员工对社区档案管理的重要性缺乏认识，他们认为档案管理是一项简单的任务，单纯分分类和做好存储就可以了，没有充分发掘和利用档案信息的意识。另一方面，社区本身的档案管理工作相对效率低下，档案管理与日常管理没有有效同步。这就影响到社区档案信息和管理工作的完整性和准确性，这对社区的可持续性发展至关重要。

（二）社区档案管理没有标准化

目前，许多城市社区尚未真正对档案管理工作进行投资，导致档案管理工作不规范，缺乏有效的标准。一方面，基层社区缺乏统一的档案管理，许多重要的资料和信息分散在少数员工的手中，社区档案管理的安全性和完整性无法确保。另一方面，在社区的日常管理中，相关资料和信息的收集不完整，基层社区工作人员在收集和归档文件方面工作能力仍然相对薄弱，大大降低了社区档案的有效性。如果查看基层社区当前的档案管理工作，文件的存储条件也相对较差，甚至没有专用的管理空间。此外，传统的纸质手段保管档案存在一定的局限性，不仅存在保管风险，在查找时也耗费时间。综上所述，社区缺乏对档案管理工作的有效投入，档案管理的完整性和有效性从根本上不能满足档案管理的基本要求，从而使社区档案管理工作难以形成标准。

（三）缺乏专业的档案管理人员和团队

今天，我们国家的社区档案管理仍处于探索性的阶段，甚至许多社区的档案管理也只是一种形式。当前社区档案管理工作，缺少专业的档案管理人员和团队。一方面，档案管理必须具有专业的档案管理意识和理论基础，当前的社区在人才结构上缺乏专业的档案管理人才，大部分档案管理工作都是由普通工作人员组织和管理的，另一方面，档案管理员现有的知识结构和管理方法不够全面，缺乏一定的档案管理热情，在管理过程中相对随机。此外，由于缺乏专业的档案管理员，一些社区有工作人员身兼数职的情况出现，略懂档案管理的工作人员身兼多职，精力不足。档案员队伍不稳定，变动频繁，有些社区甚至没有配备相对固定的专兼职档案员，少有人能胜任并稳定地做好这项工作。这导致我国社区档案管理现状离规范化的科学管理差距较大，也极大地影响了社区档案管理的安全性、完整性和实用性。

二、社区档案管理工作的建设对策

（一）增强领导和工作人员的管理意识

一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使这项工作顺利开展；如果领导不重视，许多具体的工作都会困难重重。对于社区档案管理工作也同样如此，领导需要首先建立起对于档案管理工作的重视才能够给工作人员树立起良好的榜样，因此在日常工作中，领导要定期进行档案管理工作的跟进，以自身的规范行为带动档案管理人员充分发挥主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。如果只是一味地指责、埋怨领导不重视档案工作也是很难做好的。要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因，领导的重视是外因，外因必须通过内因起作用。领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。

（二）实现档案管理现代化

随着改革的深入发展，社区档案管理工作也面临许多亟待解决的问题。最为显著和首要的就是数量问题，庞大的档案数量给社区的档案管理工作带来了较大的困难，且采取传统的纸质化方式存放、记录档案会使得数据越来越冗杂，只有现代化的手段来进行档案管理工作的精简才能够有效提高社区档案管理工作的效率。档案管理人员需要拥有良好的素质心态、学习能力和乐于奉献的工作精神，在运用科技手段和先进的管理方法时能够学习到位、提高专业素质，才能做好新时期的档案管理工作。

此外，随着互联网的飞速发展，各行各业各种类型的工作都已采取现代化互联网化的办公，掌握现代化管理技能、提高综合素质是社区档案管理工作必须进行的创新点。由于档案管理一直是采取传统的书面形式，但随着现代化技能、办公方式的提高和互联网的飞速发展，现代化技能办公也需要进入到社区管理工作中。借助信息技术可以系统地进行文件的登记、打印、搜索、查找、增删改、汇集统计等工作，这样既可以使得档案管理的工作能够与现代化的办公衔接起来，又能够提高社区工作人员的专业化办公能力。

（三）做好培训指导，加强建章立制

档案管理工作虽然存在在社区，但却受地方各级档案局管理，因此领导单位也需要做好本行政区域内各级部门的沟通与联系，这对于营造社区良好的工作环境也有一定的促进作用。此外，领导单位需要采取有效的行政工作，例如设立社区档案工作领导小区，下到社区基层进行定期调研，确保社区档案管理工作中的人力、物力、财力都能得到有效保障。调研小组还需要将更高一级的机关单位工作建设方式带到社区中，使得社区能够建立起与行政管理部门的有效联系，及时紧跟系统、专业的档案工作标准。在档案管理工作的建设中，还需要给社区配备专业的档案管理人员或者是想方设法提高社区工作人员的档案业务知识和能力，与社区工作人员建立起有效沟通，调动起工作人员工作的积极性和热情。派驻专家进入社区，促进社区档案工作取得专业性的发展。此外，社区还要定期检验档案管理人员的工作效率，设立明确的规章制度，确保在档案管理工作中，有错必究、有章可依，提高社区档案管理人员的工作效率。

结语

简而言之，随着社会的不断发展，人们对社区的要求逐渐提高。作为记录社区各种事务的重要工作，规范社区档案管理已成为促进社区整体发展的核心，采取现代化档案管理工作进行办公，提高档案管理的意识和工作能力，可以有效社区的可持续发展。

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