人事档案管理存在的问题及对策

人事档案管理存在的问题及对策

王晶，于洪伟，孙启明，孙岩，李晓冬

单位：国网济南供电公司 邮编：250012

人事档案是个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的真实记载和反映，是全面考察了解和正确选拔使用人才的重要依据。它不仅与个人的切身利益密切相关，也是组织选人用人工作的重要参考。随着社会的发展和科技的进步，人事档案管理工作面临着新的挑战和机遇。如何适应时代的变化，提高人事档案管理水平，已成为摆在我们面前的一个重要课题。

本文旨在探讨人事档案管理中存在的问题，并提出相应的对策，以期为提高人事档案管理水平提供参考。

一、人事档案管理存在的问题

一是档案意识淡薄。对人事档案管理工作重视不够，档案意识淡薄，认为档案管理是一项辅助性工作，对整体工作影响不大，导致档案管理工作滞后。

二是管理制度不完善。档案管理制度不健全，档案管理流程不规范，档案材料收集不及时、不全面，档案整理不规范，影响了档案的完整性和准确性。

三是信息化建设滞后。只有部分组织建立了人事档案信息化管理系统，大部分仍然采用传统的手工管理方式，档案查阅、利用效率低下，不适应现代档案管理的要求。

四是档案安全隐患。档案丢失、损坏、泄密等安全隐患，给组织和个人带来不良影响。

五是人员素质有待提高。档案管理人员专业知识和业务能力不足，缺乏对档案管理工作的深入了解和认识，导致档案管理水平不高。

二、解决问题的措施

（一）提高政治站位

加强对人事档案管理工作的重视，提高档案意识，将档案管理工作纳入整体工作规划，加强对档案管理工作的领导和支持。主要措施包括：加强对人事档案工作的统筹规划，强化顶层设计，推动管理要求切实落地。严格履行管理主体责任，加强部门间协同联动。档案管理人员要全面落实制度要求，在档案接收、查借阅、转递、保管等环节，严格遵守纪律规定，全面提高管理质量。

（二）完善管理制度

建立健全人事档案管理制度，明确档案管理职责和流程，规范档案材料的收集、整理、归档和保管等工作，确保档案的完整性和准确性。主要措施包括：梳理《干部人事档案工作条例》、《数字档案室建设指南》等制度标准，建立档案建设标准体系，为档案智慧化管理、智能档案室建设等工作提供规章制度参考。根据最新档案行业标准规范，从人事档案系统安全管理体系、OCR数字化技术应用、智慧档案管理流程等方面，制定相应工作标准规范，编制人事档案规章制度，为人事档案业务工作提供规范化、细致化、标准化的指导。

（三）加强信息化建设

加大对人事档案信息化建设的投入，积极引进先进的档案管理软件和技术，提高档案检索、利用效率，适应现代档案管理的要求，如利用“大云物移智”技术实现档案管理软件迭代升级等。利用OCR（文字识别）及图像、条码和射频等人工智能自动识别技术，进行非接触式、精准、海量档案数据采集应用，实现数据获取和检索智能替代。通过海量数据样本算法自主学习，结合档案智能鉴定工具，完成对档案内容的全自动鉴定和校对。

（四）加强人事档案安全保障体系

加强档案安全意识，完善档案管理设施，改善档案保管条件，确保档案的安全，如通过门禁、防盗报警和视频监控，构建人防、技防、物防三位一体的安全防范体系，保证库房安全。通过门禁管理三重防护授权，有的门禁系统可以对人员和档案非法出入进行报警和短信通知，确保出入库工作合规有效，实现24小时全方位监控和管理。通过防盗报警快速响应处理。档案室入口处设置防盗报警系统，当出现未经授权的档案或库房内其他物品流出等警情时，报警器发出声、光报警，对应库房相应部位的设备图标闪烁，并语音及电话通知库房管理人员，便于工作人员快速响应报警，确保实体档案安全。通过视频监控追溯管理。档案室内及相关通道设置视频监控系统，固定位置安装摄像装备，实现视频监控全覆盖和24小时不间断视频图像监控，实时监控掌握进入库房人员情况。

（五）提升人事档案管理人员素质

加强对档案管理人员的培训和教育，提高其专业知识和业务能力，培养一支高素质的档案管理队伍。加强人员配置，根据人事档案管理数量，配备相应的专职或兼职人事档案工作人员，选派政治上可靠、坚持原则、责任心强的中共党员从事人事档案管理工作。提升能力素质。加强专业知识培训，定期组织业务培训，邀请专家进行专题培训，提升理论水平和业务能力。创新学习平台，开展仿真实训，将专业岗位工作与档案管理培训有机结合，理论巩固学习与业务场景仿真实训相结合，帮助人事档案管理人员熟练掌握材料整理、归档、数字化等业务处理操作，提高岗位胜任能力，为构建智慧档案管理体系提供组织保障。

三、研究结论

本文通过对人事档案管理存在的问题进行分析，并提出了相应的对策，以期为提高人事档案管理水平提供参考。随着社会的发展和科技的进步，人事档案管理工作面临着新的挑战和机遇。我们应不断探索和创新，积极应对新形势下的档案管理需求，努力提高人事档案管理水平，为人力资源管理提供有力支持。