全生命周期视角下医院文书档案质量探析

全生命周期视角下医院文书档案质量探析

肖畅

牡丹江市妇幼保健院 黑龙江牡丹江157000

摘　要：医院档案管理制度应该是一个完整的体系，包括档案的编制、归档、保管、借阅和销毁等方面的环节，《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）中提出，“文书档案”是反映党务、行政管理活动的档案。文件是文书档案前身，文书档案是文件的最终归宿。全生命周期用于文书档案管理，是将文书档案作为一个有始有终、不断发展变化的对象，从收集、整理、保管、利用、销毁五个环节动态地将文书档案经历划分为形成期、发展期、成熟期、衰退期，即文书档案全生命周期。医院档案的编制需要遵照一定的规范，如按照病人姓名、住院号以及科室等展开分类编制，并且需要注明填写人和审核人员的姓名、日期等信息，在使用过程中，也是这些信息在发挥作用。

关键词：全生命周期；医院；文书档案

一、制约医院文书档案管理的瓶颈分析

1.不具备科学管理理念

制约医院文书档案管理科学开展的问题众多，其中最主要的问题就是院方对于文书档案管理不够重视，这体现在相关人员不具备足够的科学管理理念，整体上科学管理的氛围不够浓厚。科学管理理念的缺失会造成缺乏管理的科学性。尤其文书档案中包含数量众多的隐私信息，这些信息一旦暴露，会对相关人员造成很多不利的影响，如果医院文书档案管理缺乏科学的方法和手段，不能够结合信息时代的各种管理技术，科学的统筹、规划数据，很有可能会导致文书档案管理效果不佳。另外，内部没有建立完善的信息系统，文书档案管理效果不够理想的主要问题，制约着整体管理效率的提升。医院文书档案管理中缺少完善的信息系统，无法全面、准确地管理和查询文书档案，也不便于文书档案的共享和利用。缺乏有效的评估和反馈机制对于医院文书档案管理的科学发展也是一种强有力的阻碍。医院文书档案管理缺乏有效的评估和反馈机制，无法及时发现和纠正问题，也无法为文书档案管理提供科学的依据和指导。

2　分析

从全生命周期视角分析《档案法》《国家行政机关公文处理办法》《文书档案案卷格式》等法律法规、技术标准，前端、中端和末端都有相关因素影响着文书档案质量。

2.1 前端

文书档案的前身是文件。发生在前端、影响文书档案质量的因素主要有：（1）正文。文件的正文记载了党务、行政管理活动信息。文件能否发挥其应有功能，取决于正文内容是否真实、准确，文件正文记录信息是否完整、准确，正文表达意图是否清晰。（2）文种。为了使公文能够有稳定的性质、特定的用途，公文行文时会选择适当的文种。常见的文种有公告、通告、意见、通知、通报、报告、决议、决定、函、纪要，等等。（3）要素。一份完整的公文由眉首、主体和版记三个要素组成。根据《国家行政机关公文处理办法》第十条规定，公文通常由份号、密级、保密期限、紧急程度、发文字号、发文机关、主题词等18个部分要素组成。任一部分要素出现错误或疏忽，都会直接影响公文质量，最终影响文书档案质量。（4）材料。

2.2 中端

从全生命周期视角来看，文书档案中端主要包括发展期和成熟期，主要包括文书档案收集、立卷、整理和利用 [5] 。（1）收集。从收集环节来看，文书档案归档范围制定得不具体、不全面，会影响文书档案收集的准确性、完整性和及时性。例如，收集了“请示”没有

收集“批复”；收集了“正文”没有收集“底稿”“附件”。（2）立卷。立卷环节是影响文书档案质量的重要环节，影响文书档案立卷质量的因素众多，包括文件分类不准确、保管期限划分不精准、卷内文件排列顺序颠倒；案卷卷皮格式不统一；卷内文件目录格式不符合要求、卷内文件目录项缺项等。典型的错误如文书档案卷内文件目录项责任者、备注或顺序号缺项，或把本该“永久”保存的档案划分为“定期”。（3）整理。《文书档案案卷格式》对文书档案整理过程中的硬/软卷皮格式、卷盒规格、填写要求、卷内文件目录格式、卷内备考表格式、案卷各部分的排列格式都做了详细规定，若未按照规定的格式标准进行整理，会直接影响文书档案整理质量。（4）利用。利用质量也是影响文书档案管理的重要因素。随着信息化技术的快速发展，文书档案的信息化是直接影响档案利用效率的重要因素，确保档案利用安全也是其高质量管理的重要条件。

2.3 末端

文书档案末端，主要是指处于衰退期的管理阶段。涉及文书档案鉴定和销毁。（1）鉴定。文书档案鉴定是根据一定原则、标准，科学地判定其历史与现实价值，确定其保管期限。鉴定就会涉及拆卷，剔除不需要继续留存的文件，并重新组卷；根据保管期限的调整及案卷的变化，重新编排文书档案案号，以及重新调整或更改案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具。鉴定质量也是影响文书档案质量的又一重要环节。鉴定是否科学、全面、准确，直接关乎文书档案是继续保留、销毁还是做其他相应处理。通过对到期文书档案进行鉴定，可进一步优化馆藏档案资源结构，减轻文书档案管理压力。（2）销毁。根据文书档案鉴定，对没有继续保留价值的，符合相关规定的，要及时予以销毁。销毁不及时、不全面，必然会占用馆藏档案资源；销毁不准确、超范围销毁，势必会造成难以估量的损失。

3.构建科学的管理机制

构建科学的管理机制可以提高医院文书档案管理的效率和质量医院还要充分利用信息技术，建立信息化管理平台，将文书档案管理工作纳入信息化管理，实现文书档案管理的信息化、数字化及智能化，提高文书档案管理的效率和质量。除此之外，医院还要通过管理机制对人员开展定期培训，提升其业务水平和管理能力，建立绩效考核制度，激励文书档案管理人员创新工作，提高工作效率和质量。最后，建立切实有效的监督机制。建立文书档案管理的内部审计机制，及时发现和纠正文书档案管理中的问题，从而确保文书档案管理的规范化和有效性。

4.拓宽档案利用范围，提高其利用率医院需要结合文书档案的实际管理情况，有针对性地开展工作。比如可以充分利用档案信息资源，帮助医院领导开展管理协作，制订相应的流程和计划，完善工作总结。还可以利用档案信息资源，为医院工作质量的评价提供帮助，因为文书档案中有大量的数据作为支撑，在开展相关工作时会变得更加轻松。同时，还能利用档案信息资源为经济责任审计、自查、项目建设和医院财务部门债权债务检查等提供相应的档案资料。想要拓宽档案的利用率，就需要档案系统接入其他系统，并设置相应的权限，由其他系统人员在需要时调取，并加以利用。医院可以将档案使用较为频繁的工作环节展开必要的档案调取设置，让医务人员使用时通过权限验证，避免越权调取档案，这样既能保证文书档案的安全性和私密性，还能让相关信息在医务工作中发挥作用。

参考文献：

[1]李燕丽.医院文书档案管理数字化发展问题及对策研究[J].兰台内外，2023（08）：55-57.

[2]王桂香.“互联网+档案”时代医院文书档案管理新模式探析[J].兰台内外，2023（08）：19-21.

[3]杨云贤.基于全生命周期的高校科研档案规范管理探析[J].档案,2020(1):57-62.