浅析企业固定资产档案管理存在的问题及改进对策

 浅析企业固定资产档案管理存在的问题及改进对策

刘萍

天津泰达发展有限公司，天津市，300457

摘要：公司以档案为载体，把工作总结或研究成果记录下来，已经成为现代社会固定资产档案管理的常态。然而，对于企业的固定资产档案管理的研究，除了从固定资产档案管理的重要性和作用分析方面开展，还要从提升企业发展对固定资产档案管理工作的路径进行分析。因此，作为企业，固定资产档案管理工作对企业发展的研究提供了重要的佐证基础，更进一步在企业文化传承发扬过程中发挥了链接作用。

关键词：企业;固定资产;档案管理;问题

引言

目前，档案管理在我国档案事业发展中扮演着至关重要的角色，不仅是档案工作的核心内容，还是现代社会发展的基础。随着社会的进步，固定资产档案管理技术也取得了长足的进步，科学的固定资产档案管理不仅有助于推动我国档案事业的发展，还能有效促进固定资产档案管理工作的创新和完善。因此，加强我国固定资产档案管理的科学性、规范性，是促进固定资产档案管理事业发展的关键步骤。

1、企业固定资产档案管理应遵循的基本原则

1.1精简高效原则

精简高效是企业改革的基本原则。从实践来看，通过精简业务流程、提高办事效率，让企业实现了资源的合理配置、效益的大幅度提升。将这一原则应用于企业档案工作中，对档案工作“质”与“效”的同步提升也是大有裨益的。基于精简高效原则的企业档案工作应着重把握好以下创新点：首先，在档案的归档立卷、整理保存、借阅使用等流程中，要做到精简高效。例如，随着企业管理人员对档案价值重视程度的提升，近年来档案借阅频率明显升高，档案室的服务台前经常排起长队。在安装了档案借阅自助服务终端后，企业职工可以从自助服务终端上办理档案自助查询、档案在线浏览、档案离线下载等一系列业务。既可以节省用户的时间，也减轻了档案工作人员的压力，让业务办理更加便捷和高效。其次，推广使用固定资产档案管理信息系统，将原来需要线下办理的档案工作转移到线上开展，打破时间和空间上的限制，有助于更好地体现企业档案工作的实用价值。

1.2规范标准原则

企业在开展固定资产档案管理时必须要严格遵循相关的制度、准则，在切实维护档案工作严谨性、规范性的基础上，为档案的保存和利用创造良好的条件。2019 年初，国家档案局印发了《关于在深化企业改革中加强档案工作的意见》，其中明确提出优化企业档案机构建设、创新企业固定资产档案管理和利用机制，以及支持社会力量参与企业档案处置工作等要求。这些文件、意见的出台和实施，一方面，发挥了指导作用，让新时代企业在深入改革的同时也能兼顾档案工作的创新，明确了固定资产档案管理的优化方向；另一方面，作为一种参考标准，促使固定资产档案管理人员能够严格依照国家档案局等部门制定的规章规范、出台的法律政策开展档案工作，体现出了固定资产档案管理的标准化和严谨性[1]。

2、企业固定资产档案管理存在的问题

2.1固定资产档案管理意识薄弱

随着时代的进步，许多企业的管理者开始意识到信息化和数字化的重要性，但对于固定资产档案管理工作的重视还有待加强。他们没有正确认识自己的职责，在处理固定资产档案管理问题时出现了许多偏差。由于一些固定资产档案管理工作人员缺乏责任感，对于档案的处理缺乏重视，导致档案信息不完整、不准确，甚至可能出现档案损坏的状况。由于管理者未能充分认识到档案工作流程的重要性，导致固定资产档案管理工作的推进速度变得缓慢，而且容易出现失误，从而使得整个发展过程陷入困境。此外，固定资产档案管理人员的综合素质有待提升，专业技能水平不足，对现代化科学技术不熟悉，就无法以时代发展的视角，整合利用现代化信息技术创新固定资产档案管理对策及手段。

2.2传统固定资产档案管理工作机制落后

当前，有的企业固定资产档案管理方式比较落后、流程复杂，不利于档案的查阅和修改。例如，如果有其他部门工作人员想要查阅相关的档案资料，需要通过多道档案查阅手续，浪费了大量的时间和精力。固定资产档案管理仍以纸质档案为主，不利于档案的保存和管理，更不利于档案的信息查阅和共享。随着技术的进步，传统的人工固定资产档案管理方法已经无法满足当今社会对高效、准确的固定资产档案管理的需求，因此，必须采取更先进的技术手段，建立完善的数据库系统，实施全面的数据共享，提高数据的可靠性和准确性，从而更好地满足社会的需求。通过科学的方法来提高固定资产档案管理的效率，可以大幅提升固定资产档案管理的整体水平，这将是一项至关重要的任务。通过科学化的固定资产档案管理，可以更有效地解决问题，保证固定资产档案管理工作的顺利进行，并能实现工作质量和效率的稳定提升[2]。

3、企业固定资产档案管理问题改进对策

3.1调整企业档案归纳方法　

科学、合理的分类方式是实现档案信息快速、有效使用的先决条件。企业在固定资产档案管理工作中，针对区域内档案种类较为固定、跨度较大的特点提出了以时间为第一类，以类别为第二类的方式进行归档。企业以档案柜为单位，贴上时代标签作为标识，将其归类。在二级目录下，对具体的档案品类进行数据信息归档。除实物储存外，企业通过购置电脑设备及软件用于储存归档电子资料。企业应从档案资源建设、管理和利用的全局提高对分类体系功能价值的认识。利用分类法，可以很容易地找到自己想要的文件资源，甚至在不了解检索理论和方法的情况下也可以从大类到子类，再到细目，一步一步地进行，找到相关的文件资源。因为分类法的“透明度”很高，所以在分类法中往往能发现一些原本不知情的相关资料。很显然，一个好的分类法应具备“物以类聚”“举一反三”等特点，此方法对档案资源的建设、管理、利用起到举足轻重的作用

[3]。

3.2完善档案管理服务体系

在企业固定资产档案管理服务的过程中，应当完善服务体系，为档案使用者提供必要的保障。第一，应当充分发挥档案管理的实际作用，加强创新，将更新档案服务体系作为一项长久内容去落实。事业单位应当确定档案管理的整体服务思路，单位管理层应意识到要达到一种什么样的服务效果，并围绕整个目标优化各个服务流程。目前，应当加强信息化服务模式，从事业单位的内部区域网入手，借助先进的网络测试技术，展现数字化档案功能，并开发新型的数字化服务手段，完善整个服务系统。第二，应当及时更新信息化系统，运用信息化系统，将整个档案管理服务流程连接起来，包括档案的收集、开发、整理、储存、利用和共享，这样整个档案服务工作就会更加方便快捷，能不断提升服务效率。第三，应当完善企业固定资产档案管理部门的职能，档案部门是档案服务的总部，是开展各项服务工作的中枢，因此，档案部门应创新服务形式，可以使用在线服务等方法办理档案业务，为用户带来便捷的体验。

3.3固定资产档案人员要重视自己业务水平的提高

档案人员必须要了解单位工程概况，必须对每一个单位工程都应该收集哪些资料做到心中有数；要清楚单位的施工范围，有哪些分部，每一分部包括哪些项，每一分项包含哪些检验批，应该产生哪些记录，只有这样才能保证施工资料完整准确。

结束语

总之，企业固定资产档案工作是我国档案体系中的重要部分，承担服务企业和服务群众的重要职责，对行业的促进和发展都有重要意义。扎实推进各项工作，逐步实现传统管理向数据管理转型、固定资产档案管理向资源管理转型，由实体管理向信息管理转型，是固定资产档案工作的必由之路。

参考文献：

[1]林琼.浅谈企业固定资产实物档案管理方法[J].办公室业务,2019,(20):134-135.

[2]张惠敏,胡卫中.企业固定资产投资项目档案管理工作实践[J].机电兵船档案,2019,(04):14-16.

[3]汤得阳.合理进行固定资产档案管理  增加资产利用率[J].办公室业务,2019,(08):109.