新时代企业档案管理体制的调查与思考

新时代企业档案管理体制的调查与思考

李想

天津生态城教育管理有限公司

摘要：随着我国企业的组织形式、所有制形式和管理制度的不断发展和变化，企业档案管理系统作为管理制度的有机组成部分，也面临着新情况、新问题。如何调整思路，建立一种适应我国经济基础和政治制度，能促进企业发展的档案管理体制，是摆在每一个企业管理者和档案工作者面前的新课题。对此，本文结合当地企业管理体制，进行初步的调查和思考，希望能对新时代企业档案管理体制的建立有所裨益。

关键词： 新时代;企业档案;管理体制;调查与思考

引言

 在国企深化供给侧改革的背景下，档案的价值更加重要，在做好立卷归档、保护管理等工作的前提下，从实际需求出发探讨新时代企业档案管理体制管理策略，成为新时代档案工作者工作的重点内容[1]。

1企业档案管理机制存在的问题

一是部分企业制度运行不畅，各级档案管理部门的政策、规范、标准难以及时有效落实;二是档案管理部门与专业主管部门之间的联系缺乏规范化，完全依靠人力操作;三是专业主管机关对企业的档案管理还未真正纳入整体管理和目标管理，其工作开展在很大程度上是靠争取，靠督促；四是企业自身档案的管理体制缺乏统一性，工作力度不够，工作领域不宽，主动超前的服务功能不强，还难以适应市场变化和企业发展的需要。这些问题的存在，一定程度上制约了企业档案工作全面及协调开展。因此，建立适应社会主义市场经济和不同所有制形式与组织形式的企业档案管理体制，是推动企业档案工作再上新台阶的重要途径[2]。

2新时代企业档案管理体制的思考

2.1完善档案管理机制，发挥档案管理制度的保障作用

（1）. 完善档案库房管理制度。目前，企业的文档文件、图像文件等都集中存放在档案中。无论是从保证档案安全的角度，还是从查询、借阅档案的角度，都有必要加强档案仓库的管理。从调查来看，国企档案库房的硬件设施已经比较完备，像档案柜、温湿度调控装置等一应俱全，能够为档案的保存提供一个有利的环境，在一定程度上解决了纸质档案存储过程中存在的受潮、虫蛀等问题。下一步，应从档案库房的管理制度着手，通过补充制度条例、细化制度内容，从制度层面为企业档案管理工作的更好开展提供必要的支持。（2）. 建立数字档案管理制度。企业在探索档案管理优化策略时，应重点从数字档案管理制度着手，为档案管理工作开展提供制度保障。例如，为避免数字档案丢失问题，需要建立数字档案冗余备份管理制度。首先是根据档案的重要程度和利用价值，对企业海量的数字档案进行分级。并根据级别确定备份周期，普通档案可以做到每周一次备份，而重要档案需要每天一次备份，对于涉及国企战略决策、商业机密的数字档案，则需要做到实时备份。做好备份工作，一来可以满足用户的档案借阅需求，二来也能确保档案资料的完整性与安全性。鉴于企业数字档案的珍贵价值，为避免档案信息泄露，还需要推广使用数字档案的安全保存制度。要求档案管理人员能够熟练运用各类安全防护技术，确保局域网以及数字档案管理系统的安全。

2.2服务为先，推进档案利用体系建设

在确保档案安全的底线上，进一步加大档案的开发力度，在现有技术手段的基础上，进一步优化流程，促进档案服务的利用。实施档案编制研究、数据提取等工作，准确满足档案利用需求。加强档案宣传工作，讲档案故事，建档案文化，提升人员档案意识，树立档案资源共建共享的理念，从源头为利用体系建设打好基础。对现有数字资源进行梳理，逐步形成档案大数据库，探索档案大数据的编研、管理和利用，为企业经营提供精准及时的决策支撑服务。加强资源的信息化，从服务上完成实体向信息的转型。持续加强工程档案的过程管控工作。规范和统一档案员工地例会、检查、验收的工作标准和工作方法，加强对档案形成方的即时要求，使工程档案的形成和移交尽量与工程实体契合和同步[3]。

2.3.企业加强标准建设，落实科学发展

在信息时代，电子档案的管理显然是繁琐的，应该按照循序渐进的原则进行。首先，企业要从长远的角度看待这项工作，根据实际情况制定长期规划。积极落实传统载体档案数字化的归档工作，避免开展后续工作时比较困难。其次，企业需制定相应的标准和目标，工作人员必须深入了解每项电子管理的特点，对电子管理的要求规范产生明确认知，知晓每类电子文件档案管理的时间和标准，确保每份有价值的文件管理到位。最后，企业需明确要求，齐抓共管。企业各个部门必须明确自身职责，与其他部门搭建沟通的桥梁，围绕档案管理服务模式的创新展开沟通交流，提出创新档案管理服务模式面临的困难，共同制定解决措施，共同积极开展文件归档工作。从电子档案的角度分析，最明显的优势是便捷性以及不会发生破损问题。所以，相关人员必须高度重视电子档案，将电子档案归档工作落实，以高标准来对待此项工作，确保档案信息获得完整的保存。倘若想避免企业开展档案管理工作的过程中面临诸多阻碍，那么必须以完善的档案管理制度为基础，良好且完善的档案管理制度具有重要作用，除了可以提高档案管理效率外，还可以促使档案管理的效果更加理想。随着改革开放的日益深入，我国经济多元化的情形日益显著，人才流动量不断增大，流动频率也明显高于之前，导致企业档案管理面临着严峻挑战。所以，企业应充分考虑当地经济社会情况，对政府职能部门人才的发展和培养进行多角度分析，在立足实际情况的基础上建立针对性的档案管理制度，及时分析该制度是否存在不合理之处，采取相应措施将其解决，从而助力档案管理工作顺利开展。

2.4选择可靠的档案信息管理系统

 首先，需要保证系统具有可靠的数据加密功能，以保证文件数据在传输和存储过程中的保密性。因此，企业常用的加密方式主要有对称加密和非对称加密，同时也采用安全传输协议（如HTTPS）来提供数据传输过程中的安全性保障；其次，可靠的系统应该具备良好的访问控制机制，此时企业采用多层次的身份验证、权限管理和审计跟踪功能。通过合理设置用户权限，限制对档案数据的访问和修改权限，由此便可以防止未授权人员获取机密信息。同时，审计跟踪功能可以记录用户对档案数据的操作，为后续的安全审计提供必要的依据；此外，系统还应该具备可靠的备份与恢复机制，定期备份档案数据，并确保备份数据的安全性和完整性。在发生数据损坏或灾难性事件时，可以通过恢复备份数据来保障档案信息的可用性和完整性。另外，系统还应该具备安全审计日志记录功能，能够记录系统的各项操作和事件。通过对安全审计日志进行监控和分析，可以及时发现异常操作和潜在的安全威胁，并采取相应的措施进行处置；最后，我们在选择系统时应综合考虑厂商的信誉和安全技术支持能力。选择有良好声誉和经验的厂商，能够提供及时响应和处理系统安全漏洞的支持，以确保系统能够及时更新和升级，以应对不断演变的安全威胁[4]。

 结束语

随着档案管理在企业日常经营和改革发展中的影响越来越大，探索切实可行的策略来提高档案管理水平已成为国有企业档案管理人员的核心任务。无论是国企领导还是档案管理人员，都要转变思维、强化认识，把档案管理提升到影响国企改革发展的高度，整合各类资源，从管理制度、管理体系上共同发力，切实保障国企档案管理工作得以更好开展。

 参考文献：

 [1]田美霞. 新时代我国档案管理体制改革研究[D].湖北大学,2020.

[2]刘春凤.浅析现代企业档案管理体制[J].兰台世界,2019(S1):151-152.

[3]张幸.新时期企业档案工作创新发展的途径探讨[J].企业改革与管理,2019(01):43+46.

[4]卢培婧.新时代小微企业档案管理探析[J].档案天地,2018(08):36-38+49.