档案数字化背景下加强档案管理工作的路径探讨

档案数字化背景下加强档案管理工作的路径探讨

潘虹志

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摘要：随着社会的发展，信息化进程的不断深入，信息的种类越来越多，信息的总量也越来越多。这是由于随着生活品质的提高，对信息的需求也变得越来越迫切。要从浩如烟海的资讯资源中获取有价值的信息，必须依赖信息技术，而档案是个重要的信息来源，它的高效率和高安全性就尤为重要，在传统的人工管理模式下，需要消耗大量的人力、物力和财力，而且管理效率较低。在当前的数字时代，应重视对信息技术的高效、安全地使用，依靠信息技术推进档案管理的信息化，这不仅是档案工作的需要，而且也是档案工作最大限度发挥其价值和功能的需要。在数字时代，如何有效地实现档案信息化，将为档案工作的发展提供有益的借鉴。

关键词：数字化建设；档案管理；优化策略

引言

档案管理模式受时代发展的影响，在信息技术的推动下，档案管理从手动化向信息化转型。而随着大数据、5G等技术的成熟，现阶段档案管理逐渐从信息化向智慧化过渡。无论是从提升档案管理服务效率角度，还是从档案资源整合与开发角度，智慧档案管理都将成为未来一段时间内档案事业发展的新模式、新业态。当然，数字化建设背景下的智慧档案发展与推广，也面临着多方面的阻碍。因此，探究档案管理模式的优化策略，寻找提升档案管理服务水平的可行性途径，成为全体档案工作人员的一项重要任务。

1档案数字化背景下档案管理中存在的问题

1.1缺乏高素质数字化档案管理人才

进入数字时代，档案管理也迎来了前所未有的挑战和机遇。然而，与此同时，也不得不面对一个现实，那就是我国目前缺乏高素质的数字化档案管理人才。首先，数字化档案管理是一项高度专业化的工作，需要从事者具备扎实的专业知识和技能。然而，目前我国的档案管理人才教育体系尚未完善，一些高校的档案专业对数字化档案管理的教学和研究还处于起步阶段，导致许多档案管理从业者对数字化档案管理的理论和实践经验了解不足，难以应对日益复杂的数字化档案管理工作。其次，数字化档案管理涉及多个领域的知识，需要管理人才具备一定的综合素质和跨学科的能力。但目前我国的档案管理人才培养主要集中在档案学和信息管理学等专业，对其他领域的知识了解较为薄弱。例如，数字化档案管理需要运用信息技术、数据分析和网络安全等方面的知识，而这些知识在传统的档案管理教育中并未得到重视，缺乏综合素质高和跨学科能力的人才，很难在数字化档案管理领域中取得成绩。最后，数字化档案管理是一个不断发展和变化的领域，需要管理人才持续学习和更新知识。然而，由于我国档案管理人才的培养体系相对滞后，一些从业者在进入职场后很难有机会接受系统的培训和学习。随着科技的发展和档案管理的改革，许多新的技术和方法出现，如果管理人才不能及时跟进，就很容易被淘汰。

1.2档案信息基础设施建设滞后

进入数字化时代，数字档案在档案中的比重呈现逐年升高的趋势。由于档案信息基础设施建设速度跟不上数字档案的发展速度，对数字档案的保存、管理和利用造成了负面影响。以档案存储为例，面对爆炸式增长的数字档案，需要提供更多的服务器用于存储档案数据。在档案信息基础设施建设滞后的情况下，服务器数量不足，存储的档案有限，导致大量的数字档案因为不能及时归档而遗失，严重损害了档案的完整性，造成了档案资源的极大浪费。

1.3缺乏对信息化档案管理工作的重视

随着信息技术的不断发展，各个行业采用信息技术来管理自己行业内的档案资源已越来越普遍。但是，当前许多企业在推行档案整合时，对资讯科技的重要性还无足够地了解。在这个阶段，很多单位的领导都存在观念上的滞后，他们在思想上还未充分地认识档案管理的重要性，没有站在资源的立场上去理解档案信息，导致档案长期处于查找、管理和建档的水平，某些有价值的文件资料往往被遗漏。因此，档案工作中仍存在许多问题，这些问题给档案工作带来很大的困扰。也有些企业雇佣较年长的人作为档案管理员，但他们对信息技术的运用不够娴熟，难以实现档案的信息化。

2档案数字化背景下档案管理的策略

2.2加强档案基础设施建设

为了实现数字档案接收、归档、编目、保存和查阅等相关作业的快速开展，必须要加强档案信息基础设施建设。建立统一的信息管理平台，将档案管理信息系统与目前正在使用的OA办公系统、ERP系统进行无缝对接，打破部门之间的信息屏障，让各类文档、资料可以做到在线传递、实时共享，这样就为文件资料的及时归档提供了便利，有效解决了因为归档不及时而导致重要资料遗失、影响档案完整性的问题。在数字档案的存储模式上，要增加服务器，提高存储空间；如果有需要，还可以选择云端存储模式。同时，还要重视档案库房基础设施建设，安装使用温湿度智能监控设备，实时监管档案库房内的温度、湿度变化情况，并通过控制通风系统使档案库房内的温度、湿度始终维持在比较适宜的范围，延长纸质档案的保存时限和档案管理设备的使用寿命。

2.2培养信息技术人才

档案工作是工作的一个重要组成部分，档案工作的质量与水平应引起足够的重视。在数字时代，随着档案管理和信息技术的不断深入，对档案工作人员的素质要求也越来越高，档案工作人员既要有很高的职业素养，又要有很强的职业责任感，还要有很强的专业技术能力，才能使档案工作达到信息化的目的。以这一点为基础，应将重点放在对档案信息化建设的宣传上，引导工作人员树立对档案、资源的新思维，转变传统的档案管理观念，从管理文件到管理数据，从观念上理解档案信息化的必要性。在推进档案管理信息化工作的过程中，应加强对信息技术人员的培训与聘用。信息技术人才是档案信息化建设工作中必不可少的一环，拥有一批优秀的、足够多的信息技术人才，是构建档案信息化网络的重要保证。所以，在社会组织进行建设时，应加强对档案管理人员信息技术的培训，或增加对信息技术专业人员的招聘，促进社会档案管理工作的发展，建立一支具有专业知识和技术的综合档案管理队伍。

2.3建立档案管理数字化转型制度

档案管理数字化转型制度能够为数字化档案管理工作开展提供制度保障。档案数据对企业发展具有十分重要的意义，各大企业对档案管理工作的规范性提出了更高的要求。只有充分遵循档案管理数字化转型制度，才能够有效控制各类风险隐患对档案管理工作质量产生的不利影响。从实际应用角度来看，影响档案管理工作的风险因素主要包含两个方面，首先是制度明确但人为不遵守，其次是制度不明确。以制度明确但人为不遵守为例，我国各大企业虽然在档案管理环节中建立了一系列的标准以及规范，但依旧会因档案管理人员专业素养较差或难以有效发挥主观能动性，而导致档案管理风险隐患的出现。为此，企业不仅需要加大对档案管理人员职业素养的培养，而且需要建立一系列的奖惩措施规范档案管理工作。企业在数字化档案管理工作开展期间需要严格遵循责任制制度，强化工作痕迹的管理。确保各项数字化档案管理工作记录能够可查询，可追溯。最大限度地避免因人为因素导致数字化档案工作质量下降或出现信息泄露等安全隐患问题。

结语

在数字化背景下，档案管理工作数字化发展属于时代的必然趋势，也是数字化管理未来发展的主流方向，有较强的社会价值和历史价值。因此，相关单位要加强对数字化技术的科学融入，全面释放档案管理的全新活力，在摸索过程中形成更加成熟的数字化档案管理方式，提高档案管理的工作水平。

参考文献

[1]詹艳辉.浅析大数据时代企业档案管理转型升级及对策[J].企业科技与发展，2020（11）：228-230.

[2]钱　毅.数据态环境中数字档案对象保存问题与策略分析[J].档案学通讯，2019（04）：40-47.