事业单位办公室档案规范化管理措施

事业单位办公室档案规范化管理措施

张天

九寨沟县第二人民医院

摘要：办公室档案管理工作是档案日常工作的基础，对于事业单位工作而言，档案规范化能够提高相关工作水平，秉持档案的真实性、安全性原则，以提高档案规范化建设水平。文章对事业单位办公室档案规范化管理面临的问题与管理对策展开探讨。

关键词：事业单位；规范化；档案管理；单位档案

引言

事业单位发挥着公共职能的作用，能够提升我国的行政效率，在事业单位中有着较多的档案资料，这些档案资料涵盖了事业单位多方面的内容，能为事业单位的发展、管理决策等提供依据和参考，并提升事业单位的运转效率。当前，我国不少的事业单位都开始重视档案管理，但依旧存在一些问题，这些问题制约了事业单位的发展。本文结合一些实例，就新形势下事业单位档案管理创新和服务模式的改善展开阐述，并提出一些有效的策略，希望能带来帮助。

1事业单位档案管理创新需要遵循的原则

第一，档案管理的真实性。事业单位的工作性质，使档案工作具有一定的权威性。在事业单位档案管理工作创新中，一定要将真实性原则作为档案管理工作创新的根本原则。其中，在进行传统的事业单位档案管理中，由于纸质档案需要有关领导进行签字盖章，使事业单位档案的真实性很容易进行识别。随着档案管理工作创新，档案信息化管理工作的逐渐应用，电子档案存在可复制以及容易修改等特点，会对档案真实性造成一定影响。所以，在进行事业单位档案管理工作创新中，一定要对此加以重视，保证档案的真实性。第二，档案管理的安全性。在新时代的档案管理中，由于电子档案通过网络进行传输共享，会因为各种网络不良因素对档案的安全性造成一定影响。特别是事业单位的档案具有高度的保密性以及权威性，若受到篡改以及被窃取就会对事业单位的日常工作造成不利影响。同时，电子档案通过计算机硬盘进行有关资料的存储，虽然很大程度上提高了档案的存储时间，但是在进行档案管理中因软件问题以及管理人员工作原因可能会导致电子档案损坏，从而对电子档案的安全性造成影响。所以，在进行事业单位的档案管理工作创新中，一定要对档案安全性加以重视，只有坚持事业单位档案管理的安全性，才能逐渐提高档案管理工作质量。

2事业单位办公室档案规范化管理面临的问题

2.1管理制度有待健全

为了全面做好档案管理质量保障工作，形成各方面的防控合力，需要出台更加有力、科学和细化的规章制度。遗憾的是，有些事业单位未能高度重视档案工作制度建设，缺少对档案法与行业档案标准的深入研究，未能在研判和把握档案管理工作形势的基础上设立具体的规章制度。很多规章制度的更新速度慢，档案管理规程与现有档案管理实际不符。很多部门仍存在档案管理随意化的问题，致使基础档案工作不过关。上级部门缺乏对下级工作制度建设的监督，未能发挥档案管理的深层次问题，严重制约了档案管理的整体效能。

2.2档案管理技术有待提高

很多人都会认为档案管理工作枯燥无味、没有技术含量，但这是一个误区，档案工作涉及很多方面，要想使档案能够得到更好的管理，档案管理者还需要掌握一些文件管理技巧，以确保档案工作顺利开展。近几年，随着信息技术在档案管理工作中的广泛应用，为提升管理工作质效提供了有力的保障。然而，在某些事业单位，因为对档案管理工作不够重视，在工作中没有采用与之对应的信息化管理技术。有的事业单位虽然引进了一定的信息化技术手段，但在实际的管理过程中却没有对有关技术和设备设施施行有效的利用，造成信息化管理手段只停留在表层，有的信息化设备设施因为很久没有使用而造成浪费，信息系统也存在着一定的漏洞，这些都会导致档案管理工作的效率低下。

2.3档案管理理念不够先进，档案资源的作用发挥不足

目前，事业单位的许多档案工作仍采用传统的工作模式，只注重资料的搜集和整理。许多档案工作人员对档案管理认识不足，造成档案管理工作质量低下。另外，由于各事业单位对档案管理工作的重要意义以及有关的法律法规等知识掌握不够透彻，也致使相当一部分档案工作人员没有意识到其工作的价值，从而造成档案管理工作效率低下。此外，因为有些档案管理人员对档案管理的认识不够正确，不够科学，仅以不丢失、不损坏档案为工作目标，最终造成档案的资源价值得不到有效发挥。

3事业单位办公室档案规范化管理措施

3.1加强档案管理制度化建设

事业单体档案管理质量保障体系应当有效应对多渠道、多途径、多方面档案运行的问题，积极加强管理制度的建设工作，认真落实国家档案管理法规要求，建立健全档案质量保障的支撑体系。首先，出台有关档案管理质量保障的规章制度，细化具体的标准要点，明确档案管理质量保障要求，包括加强文件材料的归档与保密制度建设，保证档案管理工作条理清晰、重点突出、分工明确。其次，要做好有关制度的修订工作，细化具体的整理、阅卷、归档等专项工作，保证档案资料的完整齐全。再次，在档案管理制度建设中保持预判性，能够根据档案管理工作的发展态势、行业的基本情况和档案管理的现实需要进行前端控制，发挥制度的管控作用，有效预测、指导和规范档案管理工作实践，保证档案管理制度具有一定的超前性和引导性。最后，档案管理制度执行应当具有强有力的监督机制，发挥第三方或上级部门的指导监督作用，从而有效梳理档案质量保障中的漏洞，积极发挥各方面人员的积极作用，不断修订完善质量保障的计划和工作方案。

3.2引入现代化管理方法

伴随着国家信息化程度的不断提升，信息技术凭借其诸多优点，逐步进入各行各业的管理之中。在单位的档案管理中，传统的管理方式已经不能适应单位发展的需求，必须要引入现代的管理方式，以提升档案的管理水平。信息化技术的应用具有诸多优势，如信息传输快、资料收集全面、容易存储和查阅等，这些都与创新档案管理工作要求相吻合，所以，可以将网络信息技术应用到事业单位档案管理中，充分发挥网络信息技术的诸多优势，有针对性地开展档案管理工作，从而使网络信息技术与档案管理工作相结合，大幅提升档案管理的质量和效率。

3.3提高档案管理人员的专业素养

新时代事业单位档案管理人员新老交替频繁，档案事业急需新鲜血液，着力构建优质档案人才队伍。事业单位还需要加快档案技术更新速度，积极开展档案业务技能培训工作，围绕档案服务模式，优化改革，进行技术更新，使档案管理人员掌握新时代档案管理的方式方法。事业单位还要加大档案技术人才的引进力度，围绕技术设备更新配置专门人才，从人力资源管理与建设的角度增强档案技术人才职业归属感，转变档案管理人员参与管理与服务工作的惯性思维，基于绩效考核、用户反馈和奖励激励措施形成档案管理创新的工作氛围，调动各方面工作积极性，使其能够全心全意投身档案事业。事业单位还要为档案管理人员提供优良条件，鼓励其自主提高专业素养，推动其将理论与实践相结合，在提升档案管理效率的同时，能够不断进行档案服务技术的创新优化。同时，事业单位还要探索档案技术支持新方式，积极以政府购买服务、第三方技术支持、兄弟单位资源整合方式突破档案技术方面存在的诸多限制。

结语

综上所述，我国机关事业单位在档案管理工作方面还存在很多缺陷，在时代发展的今天，档案管理工作应该不断改革和创新，革新现有的管理理念，积极应用网络信息技术，引入现代化管理方法，丰富档案管理模式，保障档案管理工作能够符合发展需求，推动单位工作的顺利开展。

参考文献

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[2]唐宏民.事业单位档案管理新时期的创新思路[J].东方企业文化，2017(S1):230.

[3]王丁洁.事业单位档案管理的创新与改革初探[J].人力资源管理，2017(12):313.