人事档案管理数字化思考

人事档案管理数字化思考

李凯丰

天津市市区不动产登记事务中心

摘要：人事档案管理数字化，是深入实施人才强国战略、加快发展数字经济、加快建设数字中国的重要举措，是实现人才强企和数字化创新结合、创新驱动发展的有益实践；有利于快速有效地转变管理现状，优化管理流程、规范管理工作、提升管理效率、提高安全可靠性能，有利于充分发挥数字化管理的业务高效协同效应和数据价值贡献，形成事业单位发展新优势，助力单位高质量发展，塑造新动能，为建设中国式现代化、全面推进中华民族伟大复兴做出更大的贡献。

关键词：人事档案管理；数字化；应用

1当前时代背景下人事档案管理工作开展的意义

综合当前时代背景下开展人事档案管理工作的意义，主要包含：

1.1优化人事管理质量

事业单位人事管理中，人事档案管理作为一个重要组成，其管理本身是为人事管理服务的。所以，当前时代背景下，单位通过高质量地开展人事档案管理工作，全面、深入地分析员工档案并展开管理，进一步了解员工实际情况，从档案管理出发夯实员工个人发展及事业单位整体发展的基础。

1.2能够保障员工的合法权益

员工日常工作中，事业单位通过开展档案管理工作能在一定程度上影响员工自身的发展，单位依托人事档案管理流程能够进一步了解员工情况，方便后续人事调动中保证员工岗位与其自身更加适宜。同时，还能以员工档案履历为根据拟定适宜的薪酬。

1.3从档案出发夯实开展评优工作的基础

员工个人档案在评优的具体过程中属于重要的评选标准，能为评优工作开展的公正性、公平性提供重要保障。同时，单位人事调动过程中，在调动员工特别是调动重要岗位时，需要全面了解员工档案履历及道德品质等，确保员工具备与就职岗位相符合的综合职业素养及专业技能等，以便其就职后能够高效高质落实工作任务。

2人事档案管理存在的问题

2.1管理制度建设不足

人事档案管理作为单位管理的一项工作，对应的管理制度能为其实际开展过程中的质量提供可靠的保障，同时能督促单位高度重视人事档案管理。但是，综合现阶段各个单位实际发展情况来看，有个别单位由于不太重视人事档案管理，因此在有关人事档案管理的制度建设方面略显滞后，带给人事档案管理质量一定的影响。也有部分单位虽然重视人事档案管理，也落实了管理制度的建设，但却没有根据人事档案管理实际情况及时调整制度，导致制度无法满足现有的管理需求，限制了管理制度应有的效能。

2.2信息登记规定不规范

人事档案是对职工基本履历信息、岗位调整和工作经历等内容的集中登记，但往往没有详细记录职工的业绩表现和评价结果，导致人事档案无法成为员工完整工作经历的依据。有关职工的晋升、调动、入党和任免等事宜的开展，需要建立在查阅其人事档案的基础上进行，但在实践过程中可能会有无档可查或无档可依的情况出现。人事档案管理中，部分单位在登记和归档材料中不够及时，可能出现断档。也有部分单位信息登记中存在失真或不完整、不全面的情况，引起档案内容空洞。也有个别单位在职工档案记录中，仅关注奖励而忽略惩处，最终会形成欠缺客观性的档案。

3人事档案管理数字化转型的思考

3.1主要思路构想

坚持系统规范、安全实用、协同高效、数字赋能的原则，遵循单位数字化转型总体框架要求，全面梳理单位干部人事档案管理工作业务，健全规范管理制度体系，优化完善管理工作流程;构建安全保密、可靠实用、统一规范、可拓展、可兼容的智能化档案管理系统平台，采用数字化手段集中管理和维护干部人事档案数据资料信息，实现档案资料、工作流程、管理业务数字化;整合干部人事档案信息资源，高效提供人事管理支持服务，全面实现人事档案数字化采集、存储、服务、共享和智能协同利用;提升管理水平，提高资源效能，推动转型升级，助力跨越式发展。

3.2具体做法考虑

（1）健全干部人事档案管理数字化体系标准

以国家有关档案管理的相关政策法规、单位有关干部人事管理和档案管理的相关制度规定为基础，围绕数字化目标实现和数字化管理要求，建立健全干部人事档案管理数字化制度标准体系。从数字化角度完善管理机构和职责，建立数据管理责任清单，明确职责，健全组织和责任体系;依据数字化管理工作要求，完善相应数据管理办法和制度，健全数字化档案的录入、归档、存储、使用、服务外包、日常管理、定期工作、安全与保密等系列管理制度;梳理数据管理流程和规范，建立统一的系统接口规范、数据标准规范等;健全相关数据和系统的安全管理体系，建立干部人事档案系统的运行维护、机房设备、数据安全、网络安全等管理办法，确保安全。

（2）实现干部人事档案信息数字化

干部人事历史档案的数字化治理是实现管理数字化的重点工作。制定元数据方案，依据单位和干部人事的历史沿革，补录相关元数据;盘点纸质档案，摸清底数，实现纸质档案数字化转化，并确保纸质档案和电子档案一一对应、人档匹配;开展专项整治，转换电子档案为适合长期保存的格式，规范电子档案的命名、排序和分类管理等，提升浏览、使用和管理体验;进行“四性检查”，确保电子档案的真实、完整、可用和安全;明确管理要求，规范档案数字化管理工作，确定赋值权限和职责。

（3）建立干部人事档案数字化管理平台

建设数字化管理平台（系统）是实现单位干部人事档案管理数字化的重要手段。平台建设应坚持以安全为基础、以实用为原则、以用户为中心、以提效为目标，平台定位为干部人事档案管理的辅助支撑服务手段，应来源并服从于原始档案，满足相关管理规定。

干部人事档案管理属于人力资源范畴，平台建设应纳入单位数字化建设规划系统考虑。平台建设要实现干部人事档案资源的积累和整合、数据的集中管理和维护、信息服务的高效利用和共享，实现自动化、信息化、数字化、知识化目标;建设过程中要注意与数字化部门、保密部门、档案管理部门等之间的协同。

平台系统模块要充分考虑已有系统、相关系统、管理业务及管理要求现状，完善统一接口和数据标准，建设包括干部人事档案采集、整理、存储、检索、借阅、利用、移交、销毁、备份、日志、统计、四性检测、权限管控、全宗管理、目录管理、库房管理、安全管理、系统管理等业务功能，涵盖全生命周期管理工作。

平台系统应采用主流开发技术标准进行多层体系架构设计，支持私有云部署，支持虚拟化及物理服务器的硬件配置环境，配置一定的扫描、影像、存储、部署等硬件设备和支撑平台通信的网络设备;充分考虑安全和保密要求，系统应部署在内网中，与互联网严格物理隔离，严格设置人员权限、登录浏览、下载使用、备份存储、日志监控等功能，建设网络安全检测和数据病毒防护系统，全面使用国产化产品，开展代码安全测试和国家信息系统安全保护等级测评备案，坚决确保信息安全。

结束语

党的二十大报告中提出，要深入实施科教兴国战略、人才强国战略、创新驱动发展战略，开辟发展新领域新赛道，不断塑造发展新动能新优势。基于信息化发展背景下，在开展人事档案管理工作时，应转变传统的思想观念，全面认识到人事档案数字化档案管理工作的重要性，对现有的档案管理模式进行创新与完善，更好地满足现代社会经济发展的需求。为用户提供更加准确的人事档案信息数据，实现档案信息资源的充分开发与利用，保证人事档案资料的真实性，提升档案管理质量，从而促进人事档案数字化管理目标的实现。

参考文献

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