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摘要:在经济高速发展的今天,各个产业之间的竞争越来越激烈,企业要在当今这个充满竞争的世界里立足,就需要不断地提高自己的经营水平。办公室工作是一个在各个行业中都具有的管理执行部门,其主要作用是协调各部门之间的工作,向下级传达上级指示,向上级反映情报,提升工作人员的整体工作效率。文章着重论述了在高校图书馆中,如何更好地发挥图书馆的功能。
关键词:办公室;管理;职能作用
在办公室工作中,承担着的工作包括情报传达、管理服务、协调工作等。在它的下面,还可以渗透到许多琐碎的工作中,无论哪一项工作出现了问题,都会对其他部门工作的进行产生影响。目前,对办公室工作提出了持续的要求,要坚持以人为本,激发员工的工作热情,充分发挥员工的所有能力,创造一种积极向上、团结互助、努力作为的工作气氛。
一、办公室职能作用的重要性
伴随着时代的发展,办公室工作已经被越来越多地纳入到了一个重要的管理领域,对一个公司来说,办公室是一个领导核心,它肩负着关系到公司发展的重大使命,并发挥着它特有的作用。办公室的主要功能是为上级提供精确的各种政策信息、法律服务、谋划策略等,这些都与其组织未来的发展方向密切相关。此外,办公室还可以对与政府及有关企业机关之间的合作关系进行协调,为各个部门的沟通与协调提供一个强大的发展平台。可以发挥宣传和引导的作用,更好地宣传和贯彻发展思想和规章制度,帮助企业精神文明建设,让员工有更强的归属感。
二、办公室的职能作用
(一)明确的办公室管理制度
办公室的管理要有一套完善的、切实可行的规章制度,把重要的办事流程和规章制度用文字的形式表现出来,让办公室的工作人员遵守所有的规章制度,树立起良好的榜样,让办公室的工作能够有章可循,有法可依,有条不紊地进行。构建出一个明确的评判体系,用员工工作水平的优劣和工作质量的好坏来对等级进行划分,拥有一个统一规范的衡量机制,在内部实现了公平竞争。对办公室的管理制度进行了明确,对每个人的分工进行了完善,对领导小组职责和分工的详细准则、办公室会议议室的规则和决策等进行了完善。在制定与之相对应的管理政策的时候,要将政策性与实用性结合起来,要少一些概念,多一些实际,将管理规章细化到每一项具体事务上,让大小事情都能有规律地进行,确保工作的有序进行。在工作中,要尊重他人,相互理解,换位思考,人情化和制度化共同发挥作用。
1、管理制度中注重的问题
当前,在管理中要重点抓好岗位责任制,本质是要将办公室各个科室的职责所在进行明确,将每个岗位的职责作用进行划分,做到各司其职,各尽所能,从而高效率、高质量的完成自己的工作,从根本上杜绝相互推诿、拖拉等现象。在推行岗位责任制的时候,要遵循以事定岗、从岗择人和精干高效的原则,能一个人完成的绝不两个人,能一个科室解决的问题绝不要两个科室。要求各岗位都有相应的权利和责任,对每一项工作的实施都有明确、全面、具体的责任和权利,更加严格有效的完成工作。要对表现优异的办公室工作者进行奖励,对于渎职和失职的工作者,要根据其情节的严重程度,进行处罚或开除等。这样,就可以建立起一套清晰的奖惩制度,以此来激发员工的工作热情。
2、会议管理制度
会议是讨论结果,研究问题,传达指示,做决策,部署工作,总结经验的一种重要管理方式。会议的系统管理和效率是各办事处要重点强化的一个环节。在安排会议时,办公室部门要考虑到以下几个方面:减少会议的次数,对于可以用简单协商来解决的小问题,不要安排会议,因为这不仅会消耗领导的精力,还会对工作的效率产生影响。要健全议事规则,把重要的议事安排在议事日程上,杜绝不重要的议事;其次,要提高会务的质量与效率,要做到会务筹备、会务组织、等。要严格遵守开会的纪律,不能迟到,不能早退。开会要果断,不能拖延。
(二)办公室管理的科学化
办公室工作位于行政管理的中心位置,它是领导的参谋部,它主要对内外的各项协调工作负有责任,它还具有协调管理、咨询服务、信息查询等多种功能,所以,对办公室内部管理机构进行合理的配置,是实现管理科学化的一个关键条件。要使机关事业单位的工作更加科学,就必须得到上级领导的关注与支持,才能使机关事业单位的功能更加合理,使机关事业单位的管理结构更加完善。对办公室内部管理机构进行完善,对办公室人员的综合素质进行提升,让办公室内部拥有一支高质量、高能力的精干队伍,确保各项工作的顺利开展。办公室工作人员必须拥有良好的思想道德素质,还要具备一定的专业理论知识和文字写作能力,并具备公关协调能力等。不能在办公室内“叽叽喳喳”,要加强队伍的思想和作风建设,要以党的理念为指引,要乐于奉献,严格要求自己,为大家服务,不求回报,坚持实事求是的原则,从办公室走到现实中去,更好地搜集资料,为上级提供更加准确和及时的资料。在平时的工作中,以及在接待外来客户的时候,要做到热情周到,细心严谨,文明礼貌,切记冷淡、盛气凌人,给公司和个人的声誉造成损害。要想提升自己的业务素质,就必须要有深厚的知识底蕴,能够应对各种可能出现的状况,持续地学习,加深自己的办公室管理知识,锻炼自己的综合能力,以达到适应办公室管理科学化的需求。
三、办公室主要负责项目职能
(一)高质量公文
几乎每一天,都会与文字打交道,因此,这份工作要求有一定的文字写作能力,要按照上司的指令,去写出高质量的资料和报告。要对国家和地方的政策方针有充分的认识,将上面的政策与基层的实际情况进行充分的联系,对各项工作的进行有一个全面的认识,并将其把握好,把握好其中的难点,重点问题。明确并理解领导的思想,确保所起草的文件能够反映出领导的意图,并且能够清晰地表达出领导的意思,并且能够让领导感到安心。
(二)开展好调查研究
根据工作需要,进行调查研究,向上级提出有效的、具有前瞻性的意见,以促进工作的顺利进行。要善于抓住突出的问题和领导关注的重点问题,快速展开调研,并及时编写出有分析、有建议的报告材料。了解民众的意见,才能更好地为领导者服务。
(三)全方位的做好服务
为领导服务,为群众服务,是一个很重要的工作。能否同时满足这两个方面的要求,就是检验一个部门的工作质量。将消极的态度转变为积极的态度,做任何事情都要事先做好充分的准备,能向上级提出更多的意见和建议。实施综合服务体系,将事前、事中、事后的工作做到最好,每一个环节都要做到一丝不苟,确保在实施中的监督和管理,确保工作的高效率完成。
(四)树立良好形象
要牢记自己的一言一行所代表的是政府的形象,要严格要求自己,要愿意为社会做出贡献,要自觉地维护好政府的形象。我们要大力发展四种精神:第一,不求回报。办公室的工作人员一年中都很忙碌,他们常常加班,有时候甚至连续工作。如果没有这种吃苦耐劳、无私奉献的精神,是无法把工作做好的,也无法把办公室的工作做好。面对这种情况,办公室工作人员要对自己的工作保持清醒的认识,要以苦为乐,甘当无名英雄,要主动地加班加点,不以名、不为利,不谈条件,要克服各种困难,发挥自己的智慧,要调动所有的正面因素,把工作做好。
四、结语
与上面提到的内容相联系,办公室工作人员要具有专业素养、职业素养、道德修养,要具备服务意识和前瞻意识、参谋意识,要有奉献精神和创新精神,能够处理好全局和局部的关系、内部外部的协调工作,持续提高自己的知识储备,强化自己的学习能力,把办公室工作做的更好,为领导提供可靠的建议,为领导分忧。
参考文献:
[1]赵婧宇,浅析如何发挥办公室的职能作用[J],科技视界,2015(01):123-143.
[2]李欣,浅谈企业如何充分发挥办公室职能作用[J]东方企业文化,2014(12):78-79.