《浅谈如何更好地发挥办公室的职能作用》

《浅谈如何更好地发挥办公室的职能作用》

吴川

国网河南省潢川县供电公司   河南信阳  465150

摘要：在经济高速发展的今天，各个产业之间的竞争越来越激烈，企业要在当今这个充满竞争的世界里立足，就需要不断地提高自己的经营水平。办公室工作是一个在各个行业中都具有的管理执行部门，其主要作用是协调各部门之间的工作，向下级传达上级指示，向上级反映情报，提升工作人员的整体工作效率。文章着重论述了在高校图书馆中，如何更好地发挥图书馆的功能。

关键词：办公室；管理；职能作用

在办公室工作中，承担着的工作包括情报传达、管理服务、协调工作等。在它的下面，还可以渗透到许多琐碎的工作中，无论哪一项工作出现了问题，都会对其他部门工作的进行产生影响。目前，对办公室工作提出了持续的要求，要坚持以人为本，激发员工的工作热情，充分发挥员工的所有能力，创造一种积极向上、团结互助、努力作为的工作气氛。

一、办公室职能作用的重要性

伴随着时代的发展，办公室工作已经被越来越多地纳入到了一个重要的管理领域，对一个公司来说，办公室是一个领导核心，它肩负着关系到公司发展的重大使命，并发挥着它特有的作用。办公室的主要功能是为上级提供精确的各种政策信息、法律服务、谋划策略等，这些都与其组织未来的发展方向密切相关。此外，办公室还可以对与政府及有关企业机关之间的合作关系进行协调，为各个部门的沟通与协调提供一个强大的发展平台。可以发挥宣传和引导的作用，更好地宣传和贯彻发展思想和规章制度，帮助企业精神文明建设，让员工有更强的归属感。

二、办公室的职能作用

（一）明确的办公室管理制度

办公室的管理要有一套完善的、切实可行的规章制度，把重要的办事流程和规章制度用文字的形式表现出来，让办公室的工作人员遵守所有的规章制度，树立起良好的榜样，让办公室的工作能够有章可循，有法可依，有条不紊地进行。构建出一个明确的评判体系，用员工工作水平的优劣和工作质量的好坏来对等级进行划分，拥有一个统一规范的衡量机制，在内部实现了公平竞争。对办公室的管理制度进行了明确，对每个人的分工进行了完善，对领导小组职责和分工的详细准则、办公室会议议室的规则和决策等进行了完善。在制定与之相对应的管理政策的时候，要将政策性与实用性结合起来，要少一些概念，多一些实际，将管理规章细化到每一项具体事务上，让大小事情都能有规律地进行，确保工作的有序进行。在工作中，要尊重他人，相互理解，换位思考，人情化和制度化共同发挥作用。

1、管理制度中注重的问题

当前，在管理中要重点抓好岗位责任制，本质是要将办公室各个科室的职责所在进行明确，将每个岗位的职责作用进行划分，做到各司其职，各尽所能，从而高效率、高质量的完成自己的工作，从根本上杜绝相互推诿、拖拉等现象。在推行岗位责任制的时候，要遵循以事定岗、从岗择人和精干高效的原则，能一个人完成的绝不两个人，能一个科室解决的问题绝不要两个科室。要求各岗位都有相应的权利和责任，对每一项工作的实施都有明确、全面、具体的责任和权利，更加严格有效的完成工作。要对表现优异的办公室工作者进行奖励，对于渎职和失职的工作者，要根据其情节的严重程度，进行处罚或开除等。这样，就可以建立起一套清晰的奖惩制度，以此来激发员工的工作热情。

2、会议管理制度

会议是讨论结果，研究问题，传达指示，做决策，部署工作，总结经验的一种重要管理方式。会议的系统管理和效率是各办事处要重点强化的一个环节。在安排会议时，办公室部门要考虑到以下几个方面：减少会议的次数，对于可以用简单协商来解决的小问题，不要安排会议，因为这不仅会消耗领导的精力，还会对工作的效率产生影响。要健全议事规则，把重要的议事安排在议事日程上，杜绝不重要的议事；其次，要提高会务的质量与效率，要做到会务筹备、会务组织、等。要严格遵守开会的纪律，不能迟到，不能早退。开会要果断，不能拖延。

（二）办公室管理的科学化

办公室工作位于行政管理的中心位置，它是领导的参谋部，它主要对内外的各项协调工作负有责任，它还具有协调管理、咨询服务、信息查询等多种功能，所以，对办公室内部管理机构进行合理的配置，是实现管理科学化的一个关键条件。要使机关事业单位的工作更加科学，就必须得到上级领导的关注与支持，才能使机关事业单位的功能更加合理，使机关事业单位的管理结构更加完善。对办公室内部管理机构进行完善，对办公室人员的综合素质进行提升，让办公室内部拥有一支高质量、高能力的精干队伍，确保各项工作的顺利开展。办公室工作人员必须拥有良好的思想道德素质，还要具备一定的专业理论知识和文字写作能力，并具备公关协调能力等。不能在办公室内“叽叽喳喳”，要加强队伍的思想和作风建设，要以党的理念为指引，要乐于奉献，严格要求自己，为大家服务，不求回报，坚持实事求是的原则，从办公室走到现实中去，更好地搜集资料，为上级提供更加准确和及时的资料。在平时的工作中，以及在接待外来客户的时候，要做到热情周到，细心严谨，文明礼貌，切记冷淡、盛气凌人，给公司和个人的声誉造成损害。要想提升自己的业务素质，就必须要有深厚的知识底蕴，能够应对各种可能出现的状况，持续地学习，加深自己的办公室管理知识，锻炼自己的综合能力，以达到适应办公室管理科学化的需求。

三、办公室主要负责项目职能

（一）高质量公文

几乎每一天，都会与文字打交道，因此，这份工作要求有一定的文字写作能力，要按照上司的指令，去写出高质量的资料和报告。要对国家和地方的政策方针有充分的认识，将上面的政策与基层的实际情况进行充分的联系，对各项工作的进行有一个全面的认识，并将其把握好，把握好其中的难点，重点问题。明确并理解领导的思想，确保所起草的文件能够反映出领导的意图，并且能够清晰地表达出领导的意思，并且能够让领导感到安心。

（二）开展好调查研究

根据工作需要，进行调查研究，向上级提出有效的、具有前瞻性的意见，以促进工作的顺利进行。要善于抓住突出的问题和领导关注的重点问题，快速展开调研，并及时编写出有分析、有建议的报告材料。了解民众的意见，才能更好地为领导者服务。

（三）全方位的做好服务

为领导服务，为群众服务，是一个很重要的工作。能否同时满足这两个方面的要求，就是检验一个部门的工作质量。将消极的态度转变为积极的态度，做任何事情都要事先做好充分的准备，能向上级提出更多的意见和建议。实施综合服务体系，将事前、事中、事后的工作做到最好，每一个环节都要做到一丝不苟，确保在实施中的监督和管理，确保工作的高效率完成。

（四）树立良好形象

要牢记自己的一言一行所代表的是政府的形象，要严格要求自己，要愿意为社会做出贡献，要自觉地维护好政府的形象。我们要大力发展四种精神：第一，不求回报。办公室的工作人员一年中都很忙碌，他们常常加班，有时候甚至连续工作。如果没有这种吃苦耐劳、无私奉献的精神，是无法把工作做好的，也无法把办公室的工作做好。面对这种情况，办公室工作人员要对自己的工作保持清醒的认识，要以苦为乐，甘当无名英雄，要主动地加班加点，不以名、不为利，不谈条件，要克服各种困难，发挥自己的智慧，要调动所有的正面因素，把工作做好。

四、结语

与上面提到的内容相联系，办公室工作人员要具有专业素养、职业素养、道德修养，要具备服务意识和前瞻意识、参谋意识，要有奉献精神和创新精神，能够处理好全局和局部的关系、内部外部的协调工作，持续提高自己的知识储备，强化自己的学习能力，把办公室工作做的更好，为领导提供可靠的建议，为领导分忧。

参考文献：

[1]赵婧宇,浅析如何发挥办公室的职能作用[J],科技视界,2015（01）：123-143.

[2]李欣,浅谈企业如何充分发挥办公室职能作用[J]东方企业文化,2014（12）：78-79.