建筑工程档案管理的重要性与科学化管理探讨

建筑工程档案管理的重要性与科学化管理探讨

彭嘉欣

（广东鼎华科技股份有限公司，广东佛山 528000）

摘要：随着建筑业的蓬勃发展，建筑工程档案管理逐渐成为行业关注的焦点，档案管理涉及工程信息的收集、整理、保存和利用，对于确保工程质量、预防和解决纠纷、促进项目运营具有重要价值。然而，当前建筑工程档案管理面临着诸多挑战，如管理理念落后、技术手段不足等。因此，本文将从档案管理的重要性和科学化管理策略两方面进行探讨，提高档案管理的有效性的同时，为建筑业的持续发展提供支持。

关键词：建筑工程；档案管理；重要性；科学化管理

建筑工程档案管理是指在建筑工程项目中对相关文件和资料进行有效整理、保存和利用的一种管理方式，是建筑工程项目管理中不可或缺的一环，需要按照一定的流程和方法进行，确保档案的完整性、准确性和安全性。通过实施有效的档案管理策略和方法，可以提高工程效率、保障工程质量、降低工程成本、促进创新和经验积累、规范化管理、解决法律责任和纠纷以及提升企业形象，有助于推动建筑业的持续发展和提升企业的核心竞争力。

一、建筑工程档案管理的重要性

（一）工程质量保障

在建筑工程项目中，每个阶段产生的档案都是对工程质量形成过程的真实记录，包含工程的设计、施工、验收等各个环节的信息，为工程质量提供了可追溯的历史依据，当工程出现问题或质量纠纷时，通过查阅档案，可以迅速了解工程的历史情况，为质量问题的调查和解决提供有力的支持。建立完善的档案管理系统，对工程项目进行全面、系统的监控，档案管理人员可以根据档案的记录，对工程的各个阶段进行质量检查和评估，及时发现和纠正质量问题，这种全面监控的机制可以确保工程的质量得到全面的保障，避免出现质量隐患和质量事故，通过对档案的归纳和分析，总结工程项目中的经验和教训，发现工程中的不足和短板，这些经验和教训可以为今后的工程项目提供有益的借鉴和改进方向，推动工程质量的持续改进，帮助企业建立完善的质量管理体系，提高质量管理水平，确保工程项目的质量稳定和可靠。

（二）法律凭证和维权依据

在工程项目中，合同争议、质量纠纷等问题难以避免，而档案作为项目的真实记录，具有法律效力，可以为相关方提供有力的证据支持，通过查阅档案，清晰了解各方责任、义务和履行情况，为争议解决提供客观、可信的依据[]。在建筑工程领域，知识产权和商业机密是企业核心竞争力的重要组成部分，通过建立完善的档案管理系统，企业可以对自身的技术文档、设计图纸等核心资料进行有效管理和保护，防止未经授权的泄露和侵权行为，维护企业的合法权益，当企业面临法律诉讼或维权行动时，档案可以为企业提供有力的证据和辩护材料，通过档案的呈现，企业可以清晰展示自身合规经营、合同履行等方面的情况，为维权行动提供有力支持，同时，档案管理还有助于企业及时发现和应对法律风险，采取相应措施进行防范和应对，降低法律风险对企业运营的影响。

（三）经验总结和知识积累

每个工程项目都会面临各种挑战和问题，通过整理和归纳相关档案，企业可以对项目进行全面回顾和评估，总结成功经验和不足之处，帮助企业深入了解工程项目的运作规律和管理要点，为今后的项目提供有益的借鉴和改进方向[2]。建筑工程领域涉及众多的技术知识和管理经验，这些知识是企业宝贵的资产，建立档案管理系统，企业可以对工程项目中的技术文档、研究成果和实践经验进行有效整理和保存，形成企业的知识库，这些知识可以在企业内部进行共享和传承，促进团队之间的合作和创新，提升企业的整体竞争力。通过对档案的分析和研究，企业可以深入了解工程项目的发展趋势、市场需求和行业动态，及时调整自身的战略和业务模式，帮助企业发现自身存在的问题和短板，及时进行改进和提升，适应不断变化的市场环境。

二、建筑工程档案科学化管理措施

（一）建立完善的档案管理制度

企业应设立专门的档案管理部门或岗位，并明确其职责和权限，确保档案管理工作的专业性和连续性，制定详细的档案管理流程，包括档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等环节，确保档案的流动性和安全性，通过明确职责和流程，避免出现管理真空或工作重叠的情况，提高工作效率[3]。根据工程项目的性质、规模和特点，制定合理的档案分类体系，确保档案的条理性和易查性，归档方法应遵循统一的标准和规范，确保档案的一致性和可比性，应建立完善的档案目录和索引系统，方便用户快速准确地检索和利用档案。

（二）强化人员档案管理意识与专业培训

企业应定期组织档案管理相关的培训课程和研讨活动，邀请档案管理专家或行业资深从业者进行授课和经验分享，通过培训，使相关人员了解档案管理的重要性、基本原则和方法，掌握档案收集、整理、归档等实际操作技能，鼓励员工积极参与讨论和提问，加深对档案管理的理解和认识[4]。企业应将档案管理作为企业文化的重要组成部分，通过内部宣传、员工手册等方式，强调档案管理的重要性和意义，将档案管理工作纳入员工的绩效考核体系，设立相应的考核指标和奖惩机制，激励员工积极参与档案管理工作，提高档案管理水平。

（三）推进档案管理信息化

企业应投入适当的资源，开发或采购功能齐全、安全可靠的数字化档案管理系统，该系统应具备档案的电子化存储、在线查阅、权限管理、数据备份等功能，能够实现档案的快速检索、信息共享和远程访问，通过数字化管理，提高档案的管理效率和利用率，降低纸质档案的管理成本[5]。鼓励工程项目团队在项目实施过程中使用电子文档进行信息传递和审批流转，减少纸质文档的产生，推广数字化签名技术，确保电子文档的合法性和真实性，加快文档的传递速度，提高协同工作效率，降低因纸质文档传递而产生的延误和风险。

（四）实施定期档案检查与维护

在检查过程中，专业人员应按照既定的流程进行操作，包括档案的外观检查、内容核对、翻阅检测等，一旦发现档案存在问题，如破损、污渍、字迹模糊等，应立即进行记录并按照维护流程进行处理，如进行修复、复制或转移[6]。每次检查后，都需要详细记录检查的结果、发现的问题以及所采取的维护措施，不仅可以为下一次检查提供参考，还能确保所有维护工作都得到跟踪和完成，定期对这些记录进行复查，识别档案管理中的常见问题和隐患，进一步优化档案保管和维护成效。

结束语：

本文对建筑工程档案管理的重要性及科学化管理策略进行了深入探讨，通过实施科学化管理策略，如完善档案管理制度、加强管理人员培训、运用信息化技术等，可以显著提升建筑工程档案管理水平，保障工程建设的顺利进行。然而，档案管理是一个持续优化的过程，仍需在实践中不断总结经验，探索创新方法。未来，相关人士应继续关注建筑工程档案管理的发展趋势，以期为行业提供有益的参考和借鉴。

参考文献：

[1]高媛.建筑工程档案管理的重要性和科学化管理研究[J].城市情报,2023(3):67-69.

[2]于桂芝.事业单位档案管理科学化的重要性及实施策略[J].人文之友,2021,6(14):193-194.

[3]汤涛.中职学校档案管理信息化及科学化建设探讨[J].办公室业务,2021,8(2):96-97.

[4]朱爱华.建筑工程档案管理的重要性及其强化策略分析[J].科学与信息化,2023(10):16-18.

[5]陈宗芳.关于建筑工程项目档案信息化管理的探讨[J].市场周刊：商务营销,2021(46):99-101.

[6]董绍娟.做好煤炭企业建筑工程档案管理工作的几点认识[J].科学与信息化,科学与信息化,2021（14）：63-65.